Wenn Sie ein Dokument in Actaport erstellen – ganz gleich, ob Sie dafür Microsoft Word oder Only Office, die in Actaport eingebundene Textverarbeitung, verwenden – wird automatisch immer ein PDF generiert. Beim Versand von E-Mails und beA Nachrichten kann dann entschieden werden, ob das Dokument im Originalformat, als PDF oder als Vorschau, d.h. PDF mit Annotationen, verschickt werden soll.
Bei der Erstellung dieses PDFs kann es zu Abweichungen zwischen dem Original- und der PDF-Version kommen; so kann die gewohnte Vorschau in Actaport bspw. keine Silbentrennung darstellen. Aus diesem Grund können Sie nun veranlassen, dass PDFs in Actaport mit MS Word erstellt werden. Bitte lesen Sie sich dazu unbedingt auch den Hinweis am Ende dieses Beitrags durch.
Voraussetzungen
Damit ein Dokument als mit Word erstelltes PDF gespeichert werden kann, muss dies mit MS Word bearbeitet werden. Die Voraussetzungen dafür können Sie hier einsehen.
Schritte
- Öffnen Sie das Dokument über das Drei-Punkte-Menü > Mit Word bearbeiten mit der installierten Word-App auf Ihrem Gerät. Mehr dazu finden Sie hier.
- Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an dem Dokument vor.
- Klicken Sie auf das Icon PDF Export oben rechts:
- Klicken Sie nun auf PDF speichern:
- Sie erhalten eine grüne Bestätigungsmeldung, dass die Speicherung erfolgreich war:
- Schließen Sie die Word-App wie gewohnt und beenden Sie die Bearbeitung mit Word in Actaport. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Menü des jeweiligen Dokuments und wählen Sie Bearbeitung beenden aus.
Durch Klicken auf den Dateinamen sehen Sie nun die neue, von MS Word generierte Vorschau. Dabei wird kein neues Dokument erstellt.
Hinweise
Versand per beA
Bei der Vorschau, die durch MS Word generiert wird, handelt es sich um eine PDF-Datei und kein PDF/A. Dies bedeutet, dass die Datei in diesem Format nicht als PDF/A per beA verschickt werden kann. Wenn beim beA-Versand PDF oder Vorschau ausgewählt wird, bleibt die von MS Word erzeugte Darstellung erhalten; der Empfänger erhält jedoch ein PDF und kein PDF/A.
Konkretes Beispiel
- Es wurde eine Deckungsanfrage erstellt, deren Vorschau wie gewohnt über Actaport erstellt wird:
- Das Dokument wird mit MS Word geöffnet und die PDF-Erstellung durch MS Word selbst vorgenommen (siehe oben). Anschließend werden auch Darstellungsmerkmale, wie die Silbentrennung, in der Vorschau in Actaport angezeigt:
- Beim E-Mail-Versand kann wie immer entschieden werden, ob diese Datei im Originalformat (docx), als PDF oder als Vorschau verschickt wird. Wenn Sie PDF oder Vorschau auswählen, wird immer das von MS Word erstellte PDF (ohne oder mit Annotationen) verschickt. Beim Empfänger kommt das gestempelte Dokument aus dem obigen Beispiel wie folgt an:
- Beim beA-Versand wird das Dokument genauso wie beim Versenden von E-Mails im neuen Format verschickt. Der Empfänger erhält jedoch kein PDF/A, sondern lediglich ein PDF!
Erneute Bearbeitung nach Erzeugung des PDFs über MS Word
Sie haben das PDF wie oben beschrieben mithilfe von MS Word erstellt und möchten nun nachträglich weitere Änderungen vornehmen. Dafür öffnen Sie die Datei erneut zur Bearbeitung (mit dem in Actaport eingebundenen Textverarbeitungsprogramm oder mit MS Word selbst). Damit auch das PDF der neusten Version von MS Word erstellt wird, müssen die oben beschriebenen Schritte unbedingt erneut vorgenommen werden, da das PDF standardmäßig immer von Actaport erzeugt wird.
