In Actaport ist es möglich, veraktete Dokumente und Kontakte über die Volltextsuche zu finden. Letzteres ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihr Mandant anruft und Sie lediglich die Telefonnummer eingeben, um den Kontakt und somit auch die verknüpften Akten finden können.
Schritte
Aktenübergreifend suchen
- Klicken Sie auf Menü > Suche und geben Sie Ihren Suchbegriff ein.
-oder-
- Klicken Sie im Aktensuchfeld oben rechts auf die Weltkugel, damit Sie statt der Aktensuche auf die Volltextsuche zugreifen:
- Geben Sie in das Feld, in dem nun Dokumente und Kontakte suchen... steht, Ihren Suchbegriff ein:
- Drücken Sie auf Enter.
- Basierend auf dem Suchbegriff erhalten Sie unterschiedlich viele Ergebnisse. Wenn Sie mögen, können Sie diese filtern, sodass Ihnen entweder nur die Dokumente oder ausschließlich die Kontakte angezeigt werden:
Kontakte werden Ihnen je nach Personentyp mit dem jeweiligen Icon angezeigt.
Auch eine Suche nach bspw. der Telefonnummer ist möglich: - Klicken Sie auf den Namen des Kontaktes, um die Vorschau zu öffnen:
- Über die Vorschau können Sie wie gewohnt auch in die verknüpfte(n) Akte(n) gelangen, wenn dies erwünscht ist:
- In den Suchergebnissen selbst sind die Telefonnummer(n) und E-Mail-Adresse(n) eines Kontakts als Aktivfelder hinterlegt, sodass Sie bspw. das E-Mail-Formular mit dem Kontakt als Empfänger über einen Klicke öffnen können:
In einer bestimmten Akte suchen
Aktuell wird die Suche nach Kontakten in den Akten noch nicht unterstützt. Zukünftig soll dies jedoch auch möglich sein. Entsprechend werden Ihnen unter Alle nur Dokumente angezeigt, sofern welche gefunden werden, und der Reiter Kontakte ist mit einem Hinweis ausgegraut:
Sie können an dieser Stelle den Schalter oben von In Akte 1/24 auf Global schieben, sodass der Kontakt gefunden werden kann:
