Vorlagen mit MS Word bearbeiten

Wenn Sie Ihre Dokumente in der Akte mit MS Word anlegen und bearbeiten möchten, dann bietet es sich an, dass Sie auch Ihre Vorlagen im Vorfeld direkt mit MS Word erstellen. Actaport bietet Ihnen auch diese Möglichkeit.

Voraussetzungen

• Sie haben Zugriff auf die Kanzleiverwaltung in Actaport. Dafür benötigen Sie entweder die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder aber Adminrechte.
• Sie haben die Berechtigung A365.

Schritte

Neue Vorlage direkt in Actaport erstellen

1. Öffnen Sie das Menü > Kanzleiverwaltung > Vorlagen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage anlegen:
3. Wählen Sie ein Schlagwort aus:
   • Bei Briefköpfen muss das Schlagwort Briefkopf-Vorlagen verwendet werden (siehe: Briefkopf anlegen).
   • Bei Inhaltsvorlagen sind die Schlagworte optional.
4. Geben Sie der Vorlage einen Namen.
5. Klicken Sie auf Anlegen bzw. das Pfeil-Icon, um das Dokument mit MS Word bearbeiten zu können (siehe: Bevorzugtes Programm zur Textverarbeitung definieren).
6. Warten Sie, bis sich Ihre installierte Word-App mit einem leeren Dokument öffnet.
7. Erstellen Sie die Vorlage mit den gewünschten Texten. Um dabei Platzhalter einzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Add-In Platzhalter:
   
8. Klicken Sie in die leeren Kategorien, damit sich das Auswahlmenü öffnet. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf das + Icon rechts daneben:
   
9. Wenn Sie Ihre Änderungen fertiggestellt haben, schließen Sie die Word-App. Wie bei der Bearbeitung Ihrer Dokumente muss die Bearbeitung des Vorlagendokuments im letzten Schritt noch in Actaport beendet werden. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Menü > Bearbeitung beenden:
   
   Wenn die Bearbeitung noch nicht beendet wurde, ist der Dateiname ausgegraut und der Name des Bearbeiters sowie der Zeitpunkt der Bearbeitung werden aufgeführt:
   

Vorlage außerhalb von Actaport erstellen und dann hochladen

1. Öffnen Sie das Menü > Kanzleiverwaltung > Vorlagen.
2. Ziehen Sie Ihre Vorlage im docx-Format per Drag & Drop in den Vorlagenbereich oder klicken Sie auf das Pfeil-Icon oben rechts, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü > Schlagworte, um ein Schlagwort zu vergeben:
   
   • Bei Briefköpfen muss das Schlagwort Briefkopf-Vorlagen verwendet werden (siehe: Briefkopf anlegen).
   • Bei Inhaltsvorlagen sind die Schlagworte optional.
4. Je nachdem, welches Programm Sie als bevorzugte Textverarbeitung hinterlegt haben, klicken Sie auf das Stift-Icon links neben dem Download-Pfeil oder auf das Drei-Punkte-Menü und dann dort auf das Stift-Icon (siehe: Bevorzugtes Programm zur Textverarbeitung definieren):
   
5. Warten Sie, bis sich Ihre installierte Word-App mit einem leeren Dokument öffnet.
6. Erstellen Sie die Vorlage mit den gewünschten Texten. Um dabei Platzhalter einzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Add-In Platzhalter:
   
7. Klicken Sie in die leeren Kategorien, damit sich das Auswahlmenü öffnet. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf das + Icon rechts daneben:
   
8. Wenn Sie Ihre Änderungen fertiggestellt haben, schließen Sie die Word-App. Wie bei der Bearbeitung Ihrer Dokumente muss die Bearbeitung des Vorlagendokuments im letzten Schritt noch in Actaport beendet werden. Klicken Sie dafür auf das Drei-Punkte-Menü > Bearbeitung beenden:
   
   Wenn die Bearbeitung noch nicht beendet wurde, ist der Dateiname ausgegraut und der Name des Bearbeiters sowie der Zeitpunkt der Bearbeitung werden aufgeführt: