Für Fälle, in denen die vollständige Bezahlung einer Rechnung nicht realistisch ist, kann diese in Actaport ausgebucht werden. Somit ist die Entscheidung für alle transparent und der fehlende Betrag wird Ihnen nicht als offener Aufwand im Saldo des Aktenkontos oder in der Rechnungsliste angezeigt.
Voraussetzungen
- Die auszubuchende Rechnung hat den Status teilbezahlt.
- Bei der Rechnung handelt es sich um eine Zwischen- oder Endabrechnung.
- Sie haben die Berechtigung Korrekturrechnung.
- Sie können auf die Akte zugreifen (siehe: Aktenzugriff beschränken).
Schritte
- Öffnen Sie die Akte und den Reiter Aktenkonto.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben der teilbezahlten Rechnung und anschließend auf Offenen Posten ausbuchen:
- Wählen Sie im ersten Schritt die Rechnungsart aus:
Sollte sich in Ihrer Rechnungsvorlage der Platzhalter Rechnungsart befinden, wird dieser entsprechend Ihrer Auswahl befüllt. - Tragen Sie in das Feld Bemerkungen für Platzhalter bei Bedarf weitere Informationen ein. Den eingetragenen Text finden Sie in Ihrer Rechnung, wenn die später ausgewählte Vorlage den Platzhalter Bemerkung (Rechnung) enthält.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Im zweiten Schritt der Ausbuchung wird Ihnen Folgendes angezeigt:
- Das Datum der Originalrechnung und ihre Rechnungsnummer
- Der Gesamtbetrag und der noch offene Betrag
- Die einzelnen offenen Positionen werden Ihnen unter Benennung der Tätigkeit angezeigt. Hier beispielhaft eine Honorarrechnung mit drei Stundenpositionen und einer eigenen Auslage:
- Tragen Sie den Betrag, der ausgebucht werden soll, in die Felder in der Spalte Korrektur ein. Der Betrag darf den offenen Betrag nicht übersteigen:
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie wie bei allen Rechnungserstellungen eine Vorlage und ggf. einen Briefkopf aus. Falls gewünscht, können Sie weitere Anpassungen, wie Textbausteine einfügen, vornehmen. Mehr zu den Optionen an dieser Stelle finden Sie hier: Eine Rechnung schreiben.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Setzen Sie die Rechnung bei Bedarf direkt auf fakturiert und klicken Sie auf Fertig oder erstellen Sie einen Entwurf, indem Sie direkt unten rechts auf Fertig klicken. Mehr dazu hier: Rechnung als Entwurf speichern.
Hinweise
Rechnungsvorlage
Handelt es sich bei den Rechnungen um welche, die Sie auch an Ihre Mandantschaft übermitteln, empfehlen wir, den Platzhalter Betreff 1 (Rechnung) anstatt der Rechnungsart einzupflegen. Im Gegensatz zum Platzhalter Rechnungsart verweist Betreff 1 (Rechnung) (sofern Sie diesen nicht in Schritt 3 der Rechnungserstellung manuell anpassen) auf die Rechnung, die Sie ausbuchen.
Status der ausgebuchten Rechnung
Durch die Korrekturrechnung ändert sich der Status der ausgebuchten Rechnung. Wenn Sie die Rechnung vollständig ausgebucht haben, ändert sich der Status auf bezahlt (korr.); wenn Sie lediglich einen Teil des noch offenen Betrag ausbuchen, ist der neue Status teilbezahlt (korr.). Voraussetzung für diese Änderung ist, dass die Korrekturrechnung fakturiert ist. Liegt sie noch im Status Entwurf vor, ist der Status der ausgebuchten Rechnung wird korrigiert.
In der Rechnungsliste finden Sie die ausgebuchten Rechnungen, indem Sie nach teilbezahlt oder bezahlt filtern. Die Korrekturrechnung selbst können gefunden werden, indem Sie nach dem Status Korrektur filtern.
Für Soll-Versteuerer
Wenn in Actaport hinterlegt ist, dass Sie Soll-Versteuerer sind, erfolgt bei der Fakturierung der Korrekturrechnung eine Synchronisation mit dem BuchhaltungsButler.
