Wenn Sie eine Akte ablegen, werden Sie ggf. darüber informiert, dass die Verknüpfung zu MS Teams weiterhin besteht. Dabei handelt es sich lediglich um einen Hinweis und keine Handlungsaufforderung. Sie haben an dieser Stelle mehrere Möglichkeiten.
Option 1: Teams-Verknüpfung in Actaport wird gelöst
- Klicken Sie in der Aktenübersicht auf die Schaltfläche Akte bearbeiten.
- Scrollen Sie nach unten zum Bereich MS Teams Verknüpfung und klicken Sie ganz rechts auf Ja:
- Speichern Sie die Akte und bestätigen Sie dabei auch, dass die Teams Verknüpfung wirklich gelöst werden soll.
- Legen Sie die Akte wie hier beschrieben ab.
Was passiert jetzt?
- In der Akte gibt es keinen eigenen Teams-Bereich mehr im Dokumentenreiter.
- Wichtig: In Teams wird der Kanal komplett und unwiderruflich gelöscht. Somit besteht kein Zugriff mehr auf ausschließlich dort gespeicherte Dokumente.
- Haben Sie den Teams-Kanal mit OneDrive synchronisiert, wird durch die Löschung des MS Teams Kanals auch der OneDrive-Ordner für diesen Kanal geleert. Bitte heben Sie die Verknüpfung zwischen OneDrive und MS Teams händisch auf, da es andernfalls zu Schwierigkeiten bei der erneuten Synchronisierung geben kann.
Unsere Empfehlung:
- Kopieren Sie Ihre Daten vor Aufhebung der Verknüpfung in den regulären Dokumentenbereich der Akte oder sichern Sie die Dateien lokal.
Option 2: Teams-Verknüpfung in Actaport bleibt bestehen
- Legen Sie die Akte ab und ignorieren Sie den Hinweis.
Was passiert jetzt?
- Der Kanal inkl. Ihrer Dateien und Chats bleibt erhalten.
- Dateien, die Sie mit OneDrive synchronisiert haben, stehen dort weiterhin zur Verfügung.
Unsere Empfehlungen:
- In MS Teams ist nicht erkenntlich, dass die Akte in Actaport abgelegt wurde. Um zu vermeiden, dass Dateien im MS Teams Kanal einer archivierten Akte hochgeladen werden, empfehlen wir, den Kanal in MS Teams über das Drei-Punkte-Menü des Kanals auszublenden:
Das hat zur Folge, dass Sie auf Alle Kanäle anzeigen klicken müssen, um diesen zu sehen, und er dort separat aufgeführt wird:
