Mitunter kommt es vor, dass ein Platzhalter in einer Vorlage eingefügt wurde, aber nur in bestimmten Fällen befüllt wird. Ein gutes Beispiel ist der Platzhalter für den Ansprechpartner des Empfängers eines Schreibens.
Der Platzhalter als alleiniger Eintrag in der Zeile:
Der Ansprechpartner im Anschriftfeld als Beispiel
Ziel ist, dass die Leerzeile, in der sich die Platzhalter für den Ansprechpartner befinden, komplett gelöscht wird, wenn für den Empfänger des Schreibens kein Ansprechpartner hinterlegt ist.
- Wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus und setzen Sie bei Zeile löschen ein Häkchen:
- Klicken Sie auf Übernehmen, um den Platzhalter in Ihre Vorlage einzufügen.
- In der Vorlage sind die Platzhalter nun mit einem Fragezeichen versehen, um sie vom regulären Format der Platzhalter zu unterscheiden:
- Wird mit dieser Vorlage ein Dokument angelegt, wenn für den ausgewählten Empfänger kein Ansprechpartner hinterlegt ist, sieht die Anschrift bspw. wie folgt aus:
Die Leerzeile wird automatisch entfernt.
Mehrere Platzhalter in einer Zeile:
Der Ansprechpartner in der Briefanrede als Beispiel
Ziel ist, dass entweder die Briefanrede für den Ansprechpartner des Empfängers oder die für den Empfänger selbst eingefügt wird. Voraussetzung ist, dass für den Empfänger keine Briefanrede hinterlegt ist, sofern es einen Ansprechpartner gibt.
- Wählen Sie den Platzhalter für den Ansprechpartner des Empfängers aus und setzen Sie bei Zeile löschen ein Häkchen:
- Klicken Sie auf Übernehmen, um den Platzhalter in Ihre Vorlage einzufügen.
- Wechseln Sie in die nächste Zeile und wiederholen Sie das Ganze für die Briefanrede des Empfängers. Dabei ist es egal, ob der Empfänger oder der Ansprechpartner als erstes aufgeführt werden.
- Setzen Sie hinter beide Platzhalter ein Komma, da dies nicht standardmäßig Teil der Briefanrede eines Kontakts ist.
- In der Vorlage sind die Platzhalter nun untereinander aufgeführt und mit einem Fragezeichen versehen, um sie vom regulären Format der Platzhalter zu unterscheiden:
- Wird nun ein Dokument angelegt, wird eine der beiden Zeilen ausgefüllt, während die andere komplett gelöscht wird.
Werden die Platzhalter für die Briefanrede stattdessen nebeneinander gesetzt, wird die Zeile wie unten beschrieben, komplett gelöscht.
Platzhalter und Text in einer Zeile
An dieser Stelle ist mit besonderer Vorsicht umzugehen, da ein mit einem Fragezeichen versehener Platzhalter, der nicht befüllt wird, dazu führt, dass die gesamte Zeile gelöscht wird.
Wenn also bspw. in der Klageschrift der Platzhalter für die Anschrift mit einem Fragezeichen ausgestattet wird, weil Sie manchmal Privatpersonen und manchmal juristische Personen vertreten, kann das Ergebnis ungewollt wie folgt aussehen:
Vorlage:
Angelegtes Dokument mit einem Mandanten ohne hinterlegte Anrede:
In diesem Fall ist es besser, von der Nutzung des Fragezeichens abzusehen und entweder die zusätzliche Leerzeile händisch zu löschen oder separate Vorlagen anzulegen.
