Auslagenpauschale hinterlegen und abrechnen

Neben den eigenen Auslagen, die Sie im Vergütungsreiter einzeln erfassen können, haben Sie in Actaport auch die Möglichkeit, eine Auslagenpauschale zu hinterlegen. Sie entscheiden, ob dies ein fixer Eurobetrag ist, der einmal oder in einem bestimmten Turnus abgerechnet wird, oder ob Sie eine Pauschale in Rechnung stellen möchten, die sich prozentual am Wert der Honorarpositionen bemisst.

Schritte

Auslagenpauschale in der Akte hinterlegen

Direkt bei der Aktenanlage oder im Nachgang in einer Bestandsakte können Sie für den Mandanten eine Auslagenpauschale hinterlegen:

1. Rufen Sie die Aktenmaske bei einer bereits angelegten Akte über Akte bearbeiten im Reiter Übersicht der Akte auf.
2. Scrollen Sie zum Bereich Mandant/Beteiligte und klicken Sie beim Mandanten auf den Reiter Honorar:
   
3. Wählen Sie an dieser Stelle aus, welche Auslagenpauschale für diesen Mandanten in dieser Akte hinterlegt werden soll:
   
   • Keine:
     Es wird keine Pauschale und nur die Auslagen, die Sie manuell im Vergütungsreiter erfassen, abgerechnet.
   • Fix:
     Hinterlegen Sie einen festen Betrag und wählen Sie aus, ob dieser einmalig, monatlich, quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden soll:
     
   • Prozentual:
     Hinterlegen Sie einen Prozentsatz, der bei jeder Berechnung an den Mandanten in dieser Akte berechnet und abgerechnet werden kann:
     
     
     

Fixe Auslagenpauschale abrechnen

1. Wechseln Sie in den Reiter Vergütung der Akte.
2. Im Bereich der eigenen Auslagen sehen Sie oberhalb der einzelnen Auslagenpositionen, die Sie an dieser Stelle weiterhin anlegen können, für welchen Mandanten welche Auslagenpauschalen hinterlegt sind:
   
3. Klicken Sie auf Endabrechnung oder auf Zwischenrechnung.
4. Wählen Sie, sofern relevant, Ihre abzurechnenden Vergütungspositionen aus und klicken Sie weiter zu Schritt 4: Eigene Auslagenauswahl.
5. Setzen Sie an dieser Stelle bei der Auslagenpauschale ganz oben das Häkchen:
   
   
   Wenn die fixe Auslagenpauschale in dem ausgewählten Turnus (Kalendermonat, -quartal oder -jahr) bereits abgerechnet wurde, erhalten Sie an dieser Stelle einen entsprechenden Hinweis:
   
   Dieser Hinweis erscheint auch, wenn die Rechnung, in der die Auslagenpauschale abgerechnet wurde, noch im Status Entwurf ist. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Hinweisen weiter unten.
6. Schließen Sie die Rechnungserstellung wie gewohnt ab (siehe: Eine Rechnung schreiben).

Prozentuale Auslagenpauschale abrechnen

1. Wechseln Sie in den Reiter Vergütung der Akte.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie entweder in der Akte eine Honorarpauschale hinterlegt haben oder RVG- bzw. Stundenpostionen erfasst haben, welche sich im Status offen befinden.
3. Im Bereich der eigenen Auslagen sehen Sie oberhalb der einzelnen Auslagenpositionen, die Sie an dieser Stelle weiterhin anlegen können, für welchen Mandanten welche Auslagenpauschalen hinterlegt sind:
   
4. Klicken Sie auf Endabrechnung oder auf Zwischenrechnung.
5. Wählen Sie, sofern relevant, Ihre abzurechnenden Vergütungspositionen aus und klicken Sie weiter zu Schritt 4: Eigene Auslagenauswahl.
6. Setzen Sie an dieser Stelle bei der Auslagenpauschale ganz oben das Häkchen:
   
7. Bereits im Schritt 6: Rechnungsinhalt sehen Sie, dass die Auslagenpauschale basierend auf der Summe der Honorarpositionen berechnet wurde:
   
   In diesem Beispiel wurde eine Auslagenpauschale von 3 % hinterlegt, welche sich bei einem Nettobetrag von EUR 2.466,66 auf EUR 73,9998, also gerundet EUR 74,00 beläuft.
8. Schließen Sie die Rechnungserstellung wie gewohnt ab (siehe: Eine Rechnung schreiben).

Hinweise

Rabatte, zusätzliche Positionen und angerechnete Vorschüsse

Wie bei manuell erfassten Auslagen, kann auch die Auslagenpauschale wie hier beschrieben rabattiert werden. Wenn Sie jedoch einen Rabatt auf Ihrer Rechnung anwenden, sollte bedacht werden, dass sich die Höhe der prozentualen Auslagenpauschale immer anhand des Nettobetrags von vor der Rabattierung berechnet. Ein Beispiel:

• Die Nettokosten der Honorarpositionen belaufen sich auf EUR 1.000,00.
• In der Akte ist für den Mandanten eine Auslagenpauschale von 4 % hinterlegt.
• Auf die Rechnung wird ein Rabatt von EUR 100,00 gewährt.
• Die Höhe der Auslagenpauschale berechnet sich anhand der EUR 1.000,00 und nicht anhand der EUR 900,00. Sie beläuft sich daher auf EUR 40,00.

Das Gleiche gilt für bezahlte Vorschussrechnungen, die Sie bei der Erstellung einer End- oder Zwischenrechnung anrechnen. Auch bei zusätzlichen Positionen wird die Auslagenpauschale auf Basis des Honorars, welches im Vergütungsreiter erfasst wird, berechnet. 

Anzeige der Auslagenpauschale auf der Rechnung

Die Auslagenpauschale wird als eigene Position im Rechnungsblock ausgewiesen (rot). Sollten Sie zusätzlich manuelle eigene Auslagen angelegt haben und diese abrechnen, werden diese gesondert aufgeführt (grün):

Wie auch bei den manuell erfassten Auslagen, empfehlen wir, den Platzhalter "Auslagenaufstellung" in Ihre Rechnungsvorlagen einzufügen. In diesem Beispiel wurde in der Akte eine monatliche fixe Pauschale hinterlegt und Honorarpositionen aus drei Monaten abgerechnet:

Nutzung von Kostenstellen

Verwenden Sie in Actaport Kostenstellen, werden die Auslagenpauschalen immer auf die Kostenstelle des Sachbearbeiters der Akte geschrieben.

Auslagenpauschalen über mehrere Monate

Voraussetzung ist, dass für den Mandanten eine fixe Pauschale hinterlegt ist, die monatlich, quartalsweise oder jährlich abgerechnet wird.

Bei Rechnung nach Stundenhonorar

Bei Stundenrechnung ist der Abrechnungszeitraum, den Sie im Schritt 3 (Stundenauswahl) der Rechnungserstellung angeben, und nicht der Leistungszeitraum aus Schritt 6 (Rechnungsinhalt) ausschlaggebend.

Das heißt:

• Wenn Sie in Schritt 3 Stundenpositionen mit einem Start- und Enddatum aus unterschiedlichen Monaten auswählen, wird die monatliche Pauschale mehrfach berechnet. In diesem Beispiel wurden alle offenen Stundenpositionen mit einem Klick ausgewählt, wodurch der Abrechnungszeitraum automatisch angepasst wurde. Entsprechend wird die Auslagenpauschale für die Monate Juni, Juli und August abgerechnet:
  
  
  
• In diesem Beispiel wird die Pauschale für die Monate Juli und August berechnet, auch wenn ausschließlich Stundenpositionen für den August abgerechnet werden. Der Abrechnungszeitraum wurde manuell auf den Juli ausgeweitet:
  
  

Bei Rechnung nach RVG

Bei RVG-Positionen ist immer das Datum der Erfassung der Position im Vergütungsreiter ausschlaggebend. In diesem Fall wurde die gerichtliche Tätigkeit am 05.09. erfasst. Dadurch wird auch nur eine Pauschale für die in der Akte hinterlegte Zeitspanne abgerechnet (bspw. nur der Monat September):