Hier erhalten Sie einen Überblick darüber, wie das Mandanten-Portal aus Sicht Ihrer Mandanten aussieht.
Wenn Sie das Mandanten-Portal selbst testen möchten, können Sie natürlich einen eigenen Kontakt in Actaport anlegen und in einer Akte als Mandant hinterlegen. Bitte beachten Sie dabei unbedingt, dass eine andere E-Mail-Adresse als die, die Sie für die Anmeldung bei Actaport verwenden, genutzt wird. Grund dafür ist, dass die in Actaport genutzte Adresse bei uns als Adresse für einen Actaport-Benutzer geführt wird und somit nicht gleichzeitig ein Mandant sein kann.
E-Mail-Benachrichtigung nach Einrichtung des Mandanten-Portals
Im ersten Schritt erhält Ihr Mandant eine E-Mail mit einem Link, über den er ein Passwort für seinen Zugang zum Mandanten-Portal festlegen kann:
Auch wenn Sie Ihrem Mandanten mehrere Akten freigeben, erhält er nur die eine E-Mail mit Zugangsdaten. Innerhalb des Mandanten-Portals hat er dann Zugriff auf die verschiedenen Akten.
Das Dashboard im Mandanten-Portal
An dieser Stelle sieht Ihr Mandant:
- Ihr in den Einstellungen hinterlegtes Kanzlei-Logo.
- Ihre in den Einstellungen ausgewählte Standard-Adresse und hinterlegten Sprechzeiten.
- Ihr in den Einstellungen hinterlegtes Kanzlei-Porträt und das ausgewählte Theming.
- Alle Akten, die für diesen Mandanten freigegeben wurden.
- Eine Benachrichtigung, dass es noch ungelesene Nachrichten oder neue hochgeladene Dokumente gibt.
- Zugriff auf das Handbuch zur Nutzung des Mandanten-Portals.
- Die Möglichkeit, die Sprache des Mandanten-Portals auf Englisch umzustellen.
Die Aktenansicht im Mandanten-Portal
Sobald Ihr Mandant mit Doppelklick auf einer der freigegebenen Akten klickt, sieht er Folgendes:
- Zurück zum aktenübergreifenden Dashboard.
- Zugriff auf Ihre Nachrichten und die Möglichkeit, eigene Nachrichten zu verfassen.
- Zugriff auf Ihre freigegebenen Dokumente und die Option, eigene hochzuladen.
- Das Aktenzeichen aus Actaport.
- Das in der Akte hinterlege Wegen.
- Die in der Akte hinterlegte Beschreibung.
- Die Daten des Standorts, der im Actaport-Benutzerprofil des Sachbearbeiters hinterlegt ist.
- Das hinterlegte Bild des Sachbearbeiters bzw. dessen Initialen (siehe: Actaport-Benutzerprofil bearbeiten).
- Die in der Akte hinterlegten Aktenbeteiligten.
Dokumente und Nachrichten empfangen und versenden
Im Bereich Postfach kann Ihr Mandant Nachrichten mit oder ohne Anhang, die Sie ihm übermittelt haben, einsehen und darauf antworten:
Im Bereich Dateien sieht er alle Dokumente, die Sie über das Mandanten-Portal freigegeben haben und kann auch eigene Dokumente hochladen, die Sie dann im Mandanten-Portal in Actaport sehen:
