In Actaport können Sie festlegen, ob Dokumente unkommentiert oder mit einer Nachricht an Ihren Mandanten übermitteln möchten. In beiden Fällen wird er per E-Mail informiert und kann sie über das Mandanten-Portal abrufen.
An dieser Stelle haben wir beschrieben, wie Sie Dokumente zur Verfügung stellen.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung Mandantenportal.
- Sie haben Zugriff auf die Akte: Aktenzugriff beschränken.
- Sie sind entweder Sachbearbeiter oder Assistenz der Akte.
Ausschließlich Dokumente übermitteln
Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Reiter Dokumente der Akte, in der ein Mandanten-Portal angelegt wurde.
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, indem Sie das Kästchen links neben dem Dokumentennamen anklicken:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Mandanten-Portal > Ohne Nachricht:
- Wie Sie Dateien mit Nachrichten übermitteln, erfahren Sie weiter unten.
- Wenn Sie die Schaltfläche nicht sehen, ist die Aktion über das Drei-Punkte-Menü oben links aufrufbar. Siehe: Schaltflächenleiste personalisieren.
- Wählen Sie einen Mandanten aus, sofern es mehrere Mandanten mit Zugriff auf das Mandanten-Portal gibt.
- Wählen Sie nun den Ordner aus, in den das Dokument oder die Dokumente hochgeladen werden sollen:
- Klicken Sie auf Freigeben.
Selbstverständlich können Sie einzelne Dokumente auch über das Drei-Punkte-Menü im Dokumentenreiter freigeben:
Es kann einen Moment dauern, bis Sie selbst die Dokumente im Mandanten-Portal der Akte sehen können. Dort finden Sie sie im ausgewählten Ordner des Reiters Dokumente:
Ihr Mandant bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, dass neue Dokumente vorliegen und kann diese über einen Link abrufen.
Im Reiter Dokumente der Akte können Sie auch jederzeit sehen, welche Dateien über das Mandanten-Portal geteilt wurden:
Dokumente und Nachrichten übermitteln
Gehen Sie vor, wie oben in Schritt 1 und 2 beschrieben. Anschließend folgen Sie bitte diesen Schritten:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Mandanten-Portal > Mit Nachricht:
Wenn Sie die Schaltfläche nicht sehen, ist die Aktion über das Drei-Punkte-Menü oben links aufrufbar. Siehe: Schaltflächenleiste personalisieren. - In der sich öffnenden Maske des Postfachs, wählen Sie einen Mandanten, sofern es mehrere Mandanten mit Zugriff auf das Mandanten-Portal gibt, und den Kanal aus, in den das Dokument oder die Dokumente hochgeladen werden sollen:
- Fügen Sie eine Nachricht hinzu.
- Klicken Sie auf Senden.
- Wie bei allen Kommunikationskanälen erhalten Sie bei erfolgreicher Übermittlung eine grüne Bestätigung:
Selbstverständlich können Sie einzelne Dokumente auch über das Drei-Punkte-Menü im Dokumentenreiter freigeben:
Es kann einen Moment dauern, bis Sie selbst die Dokumente im Mandanten-Portal der Akte sehen können. Dort finden Sie Ihre Nachrichten im ausgewählten Kanal des Reiters Nachrichten:
Ihr Mandant bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, dass neue Nachrichten vorliegen und kann diese über einen Link abrufen.
Ausschließlich Nachrichten übermitteln
- Rufen Sie das Mandanten-Portal über die Aktenübersicht auf.
- Wechseln Sie in den Reiter Nachrichten und klicken Sie auf bei einem leeren Chat-Verlauf auf Neue Nachricht bzw. bei bestehender Kommunikation auf Antworten.
- Schreiben Sie Ihre Nachricht in das sich öffnende Fenster und klicken Sie auf Senden.
- Die Übermittlung Ihrer Nachricht wird mit einer grünen Benachrichtigung bestätigt. Damit Sie die Nachricht auch in Ihrem eigenen Mandanten-Portal sehen können, laden Sie dies bitte über die Pfeile unten rechts noch einmal:
Ihr Mandant bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, dass neue Nachrichten vorliegen und kann diese über einen Link abrufen.
Freigabe beenden
Geteilte Dokumente können jederzeit über den Bereich Mandanten-Portal der Aktenübersicht aufgerufen werden. Wenn gewünscht, kann die Freigabe einzelner Dokumente, die Sie hochgeladen haben, auch jederzeit beendet werden:
Dies ist nur möglich, wenn Dateien ohne Nachrichten, d.h. über den Reiter Dokumente, geteilt wurden.
