Ihr Mandant hat die Möglichkeit, Dokumente in die Ordner hochzuladen, die Sie beim Aufsetzen des Mandanten-Portals in den Einstellungen vordefiniert haben.
Voraussetzungen
- Sie haben Zugriff auf die Akte.
- Für die Veraktung von Dokumenten ohne Nachrichten ist die Berechtigung Mandanten-Portal notwendig.
Einsicht im Mandanten-Portal
Die hochgeladenen Dateien sehen Sie im Mandanten-Portal der jeweiligen Akte im Ordner, in dem sie von Ihrem Mandanten hochgeladen wurden. Dort können Sie die Dateien einsehen und sich die Dokumentenvorschauen anpinnen, wie Sie es bereits aus dem regulären Dokumentenreiter der Akte kennen.
Über das Drei-Punkte-Menü können Sie die Dateien zusätzlich in der Akte, d.h. außerhalb des Mandanten-Portals, abspeichern:
Dabei können Sie die Datei auch umbenennen und werden gebeten, einen Aktenordner auszuwählen:
Benachrichtigung im Kanzleipostfach und Veraktung
Wenn Ihnen Ihr Mandant eine Nachricht mit oder ohne Dokument im Anhang zuschickt, sehen Sie diese im Mandanten-Portal in Actaport. Wurde der Nachricht ein Anhang beigefügt, lässt sich dieser an dieser Stelle auch durch Klick auf den Dateinamen einsehen:
Damit Sie sichergehen können, dass Sie keine Nachrichten oder Dokumentenübermittlungen verpassen, erhalten Sie auch im Kanzleipostfach eine Meldung, dass ein neues Dokument hochgeladen bzw. eine Nachricht übermittelt wurde. Um die Nachrichten zusätzlich in der Akte abzuspeichern, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Kanzleipostfach von Actaport.
- Dort sehen alle Benutzer Ihrer Kanzlei die Nachrichten Ihres Mandanten:
- Ändern Sie bei Bedarf den Betreff der Nachricht oder auch der Anhänge.
- Die Aktenauswahl ist bereits vorgenommen worden; Sie können jedoch den Aktenordner, in dem die Nachricht und Anhänge abgespeichert werden sollen, auswählen. In den Einstellungen kann hinterlegt werden, welcher Hauptordner standardmäßig angezeigt werden soll: Workflows für Eingangskanäle im Postfach.
- Die Nachricht befindet sich anschließend, wie Sie es von E-Mails und anderen Nachrichtentypen kennen, im Benutzerpostfach und in der Akte gespeichert:
Benutzer, die aufgrund der Zugriffsbeschränkungen keinen Zugriff zur Akte haben, sehen den Inhalt der übermittelten Nachrichten und ihre Anhänge auch nicht. Sie erhalten folgende Meldung:
