Ein einmal aufwendig recherchierter Schriftsatz, die ausformulierte Form eines rechtlichen Arguments oder auch die Recherche und das gesammelte Wissen zu einem bestimmten Rechtsproblem werden Ihrerseits wahrscheinlich ohnehin schon regelmäßig wiederverwendet. Sie wissen, in welcher Akte und konkret in welchem Dokument sich bestimmte fachliche Versatzstücke befinden und verwenden diese Textpassagen bei der Erstellung eines neuen Schriftsatzes.
Spätestens jedoch, wenn die Bearbeitung des jeweiligen Mandats schon etwas länger zurückliegt, fällt es deutlich schwerer, den betreffenden Schriftsatz und die genaue Passage schnell wiederzufinden, um sie für einen aktuellen Entwurf erneut verwenden zu können. Das Problem verschärft sich weiter, wenn Sie nicht nur auf von Ihnen selbst erstellte Dokumente zurückgreifen wollen, sondern auch das verschriftlichte Wissen der Kollegen wiederverwenden möchten.
Um das vorhandene Wissen kanzleiweit verfügbar und zugänglich zu machen, ist ein internes Wissensmanagementsystem erforderlich. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie mit wenigen Schritten ein solches System mithilfe von Actaport aufbauen und effizient nutzen können.
#1 Wissen wiederverwertbar machen
Um nicht in einzelnen Mandaten nach bestimmten Dokumenten zu suchen, von denen man weiß, dass sich darin eine relevante Textpassage befindet, lohnt es sich, diese Textpassagen zu extrahieren und in Form eines Textbausteines für die gesamte Kanzlei verfügbar zu machen. Gehen Sie dazu in den Bereich Kanzleiverwaltung und dort in den Reiter Textbausteine. Hier können Textbausteine innerhalb einer Ordnerstruktur angelegt werden. Auch Platzhalter lassen sich integrieren, um die Textpassage möglichst variabel zu halten.
Im gleichen Schritt können Tags, also Schlagworte, für den jeweiligen Textbaustein vergeben und eine Beschreibung hinzugefügt werden. Das macht das (Wieder)Finden des passenden Textbausteines für das gesamte Kanzleiteam noch einfacher (Actahelp).
#2 Wissen transparent machen
Wissensmanagement ist auch an und mit Dokumenten möglich, an denen Sie oder Ihr Team momentan aktiv arbeiten. Ein Dokument durchläuft in Ihrer Kanzlei einen Lebenszyklus – vom Erstentwurf über diverse Überarbeitungsvarianten bis hin zum finalen Versenden oder auch dem Einarbeiten von Feedback der Gegenseite oder des Mandanten. Das Wissen darüber, in welchem dieser Stadien das Dokument sich momentan befindet, ist häufig jedoch nur implizit im Team vorhanden und nicht für alle sichtbar hinterlegt. In Actaport können Sie den individuellen Dokumentenlebenszyklus Ihrer Kanzlei über den Status eines Dokuments für alle sichtbar und transparent machen. Welche Phasen ein Dokument dabei durchlaufen kann, entscheiden Sie über die Möglichkeit, die einzelnen Etappen dieses Zyklus selbst zu definieren. Gehen Sie dazu in die Einstellungen und dort in den Reiter Akte. Hier können Sie unter Metadaten der Aktendokumente die einzelnen Status und die zugehörigen Farben festlegen.
Um darüber hinaus weitere Informationen über das jeweilige Dokument für alle schnell zugänglich zu machen, nutzen Sie die Möglichkeit, das Dokument mit einem Dokumententyp zu versehen oder auch einen Beschreibungstext zu hinterlegen. So ersparen Sie Ihnen und Ihren Kollegen unnötige Nachfragen im Team und die Informationen finden sich gebündelt an einer Stelle (Actahelp).
#3 Wissen (wieder)finden
Der einfachste Weg, um Informationen aus einer großen Datenmenge wiederzufinden, ist die in Actaport integrierte Suche.
Sie können nicht nur nach Dokumententiteln, sondern auch nach dem Dokumenteninhalt suchen. Sofern Sie bei der Erstellung und Bearbeitung des Dokuments zusätzliche Informationen wie den Status oder den Typ des Dokuments hinterlegt haben, vereinfacht dies natürlich auch das spätere Wiederfinden des jeweiligen Dokuments. Den Status und auch den Typ eines Dokuments können Sie als Filter nutzen und so Ihre Suchergebnisse verfeinern (Actahelp).
