Der Fokus der Haupt- und Unteraktenkonstellation in Actaport liegt darauf, Gesamtrechnungen über mehrere Akten zu erzeugen. Die Verknüpfung zweier oder mehrerer Akten kann jedoch auch bspw. vor dem Hintergrund geschehen, dass ein Verfahren in Berufung geht und die verschiedenen Verfahrensstände der Übersichtlichkeit halber in Unterakten abgebildet werden sollen.
Voraussetzungen
- Sofern die Akten bereits angelegt wurden und eine nachträgliche Festlegung als Haupt- bzw. Unterakte vorgenommen werden soll, muss Zugriff auf die Akte bestehen.
- Damit Haupt- und Unterakten als solche verknüpft werden können, muss mindestens einer der hinterlegten Mandanten in allen Akten vorzufinden sein.
Schritte
- Legen Sie eine neue Akte an oder klicken Sie bei einer Bestandsakte auf das Stifticon, um sie zu bearbeiten.
- Scrollen Sie im Aktenformular zum Bereich Aktenverknüpfung und aktivieren Sie dort den Schieberegler, sodass die Akte als Hauptakte hinterlegt ist:
- Klicken Sie auf Speichern.
- Öffnen Sie nun eine andere Bestandsakte zur Bearbeitung oder legen Sie eine weitere Akte an.
- Scrollen Sie auch hier zum Bereich Aktenverknüpfung im Aktenformular. Wählen Sie hier im Auswahlmenü Hauptakte die Akte aus, die Sie im vorher als solche definiert haben. Der Schieberegler "Als Hauptakte definieren" bleibt dabei unangetastet:
- Klicken Sie auf Speichern.
Wie Sie nach der Verknüpfung der Akten eine Gesamtrechnung in der Hauptakte erstellen können, haben wir ausführlich hier beschrieben.
Hinweise
Abweichender Kostenschuldner
Es gibt Konstellationen, in denen der Mandant nicht Ihr Kostenschuldner ist. Vertreten Sie beispielsweise eine GmbH und möchten jedoch gegenüber der Holding abrechnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie eine Hauptakte, die mandantenseitig auf den Kostenschuldner läuft.
- Erstellen Sie eine Akte, die mandantenseitig sowohl den Kostenschuldner als auch den juristischen Mandanten (in diesem Fall die GmbH) führt.
Tipps:- Legen Sie sich für dieses Vorgehen die Unterrolle "Kostenschuldner" an, um die Parteirollen auf der Mandantenseite schnell überblicken zu können.
- Sortieren Sie die Mandanten der Unterakte, sodass der juristische Mandant oben aufgeführt wird. Dies bezweckt, dass die Platzhalter der Kategorie "Mandant" aus Ihren Vorlagen und Textbausteinen mit denen der juristischen Mandanten befüllt werden.
- Verbinden Sie diese Akte mit der Hauptakte:
Darstellung der Aktenverknüpfung
Die Verbindung der Haupt- und Unterakten können Sie sowohl in der Aktenvorschau, als auch in den Akteninformationen einsehen.
Wie auch bei den Beteiligten wird das Verhältnis der Akten optisch dargestellt:
Zusätzlich können Sie sich in der Aktenliste die Spalte Hauptakte über das Spaltenkonfigurationsicon oben rechts einblenden lassen, sodass Sie direkt erkennen können, ob es eine Verknüpfung zu einer Hauptakte gibt:
