Wenn im Vorfeld die Verknüpfung mehrerer Akten im Rahmen der Haupt- und Unteraktenfunktion hergestellt wurde, kann über die Hauptakte eine Gesamtrechnung aufgesetzt werden.
Voraussetzung
- Es gibt eine als Hauptakte angelegte Akte und beliebig viele Unterakten, die mit ihr verknüpft wurden.
- Wenn Stunden abgerechnet werden sollen, dann muss in der Hauptakte Honorar als Abrechnungsart hinterlegt werden, da andernfalls die Stundenpositionen weder aus der Haupt- noch Unterakte angezeigt werden.
Schritte
- Erfassen Sie wie gewohnt in Haupt- und/oder Unterakten Ihre Vergütungspositionen (wie Stunden, RVG-Positionen oder eigene Auslagen) bzw. hinterlegen Sie Auslagenpauschalen. Achten Sie bei mehreren Mandanten in den Unterakten darauf, dass als Mandant bei den Vergütungspositionen der gleiche Kostenschuldner hinterlegt ist, der auch in der Hauptakte als Mandant geführt wird.
- Starten Sie die Rechnungserstellung in der Hauptakte, indem Sie im Vergütungsreiter auf Endabrechnung oder Zwischenrechnung klicken.
- Die Positionen der verbundenen Akten sehen Sie ab Schritt 2 bzw. 3 der Rechnungsmaske. Dort finden Sie alle offenen Vergütungspositionen aus der oder den Unterakten (orange) und der Hauptakte (blau) in chronologischer Reihenfolge:
- Im Rechnungsdokument selbst finden Sie die ausgewählten Positionen über eine Hauptakte nach Unterakten sortiert:
- Auch die Stunden- und Auslagenaufstellung werden je Unterakte erzeugt. Die jeweilige Aktenbezeichnung finden Sie im Titel der Aufstellung:
Detailliertere Informationen zur Rechnungserstellung allgemein finden Sie hier.
Hinweise
Abrechnung verschiedener Vergütungspositionstypen
- In der Hauptakte können RVG-Positionen, Stundensätze und eigene Auslagen aus den Unterakten abgerechnet werden.
- Fremde Auslagen müssen weiterhin aktenspezifisch (ggf. als Rückforderung) abgerechnet werden.
- Wenn Sie in den Unterakten Pauschalen hinterlegt haben, dann können diese nur in den jeweiligen Akten, aber nicht in der Hauptakte abgerechnet werden. Die Honorarvereinbarung der Hauptakte ist in diesem Fall entscheidend.
- Auslagenpauschalen aus den Unterakten sollen noch im März 2025 über die Hauptakte abgerechnet werden können.
Kostenstellen
- Kostenstellen müssen, wenn über die Hauptakte abgerechnet wird, auch nur dort hinterlegt werden. Kostenstellen an den Unterakten werden bei Abrechnung über die Hauptakte nicht berücksichtigt.
Vorschüsse
- In der Hauptakte gestellte Vorschussrechnungen, die den Status teilbezahlt oder bezahlt haben, können bei der Erstellung der Gesamtrechnung in Abzug gebracht werden.
- Vorschussrechnungen, die in den Unterakten angelegt und (teil)bezahlt wurden, können nicht angerechnet werden, da sie spezifisch auf die Unterakte gebucht wurden. Es empfiehlt sich, diese zunächst in den Unterakten abzurechnen und erst danach mit der Rechnungsstellung über die Hauptakte zu beginnen.
