Um die Vorgaben des Geldwäschegesetzes zu erfüllen, können Sie Ihren Regpit-Account in Actaport einbinden und darüber die Risikobewertung durchführen lassen.
Voraussetzung
Lediglich für die Einrichtung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Zugangsdaten für Ihr Regpit-Konto
- Die E-Mail-Adresse Ihres Regpit-Kontos stimmt mit der E-Mail-Adresse Ihres Actaport-Benutzers überein.
- Berechtigung für die Benutzerverwaltung und Adminrechte
Einrichtung
- Buchen Sie das kostenfreie Modul GwG by Regpit hinzu: Anzahl der Lizenzen ändern und Addons hinzubuchen.
- Anschließend wird den Actaport-Administratoren Ihrer Kanzlei in den Einstellungen ein neuer Bereich namens Regpit angezeigt. Rufen Sie diesen auf und hinterlegen Sie dort die Daten Ihres Regpit-Accounts. Speichern Sie die Eingaben:
- Rufen Sie im letzten Schritt die Benutzerverwaltung von Actaport auf und weisen Sie den Benutzern, die die GwG-Prüfung anstoßen können sollen, die Berechtigung Regpit-Nutzung zu.
Bitte beachten Sie: auf Seiten von Regpit muss für diesen Benutzer auch ein Benutzer angelegt sein.
Nutzung
- Rufen Sie die Kontaktliste auf und lassen Sie sich dort die Spalten GwG-Status und GwG-Risiko einblenden, indem Sie in der Spaltenkonfiguration
auf die durchgestrichenen Augen klicken:
Bitte bedenken Sie: Die Änderung muss einmalig bei allen Benutzern durchgeführt werden.→
Prüfung bei neuem Kontakt anstoßen
- Legen Sie den Kontakt wie gewohnt an.
Bitte beachten Sie unbedingt, dass eine E-Mail-Adresse und bei der Anschrift ein Land angegeben werden muss! - Unter Sonstiges / Beteiligtenrolle Kontakt finden Sie Daten zur Prüfung nach GwG. Das Kästchen und Feld dafür sind ausgegraut, da die Hinterlegung des Ergebnisses der Risikoprüfung über Regpit erfolgt und nicht manuell hinterlegt werden kann. Dies ist also richtig.
- Klicken Sie unten auf den rechten Teil des Split-Buttons und dann Anlegen & Prüfen:
- Anschließend erhalten Sie eine entsprechende Meldung:
- In der Kontaktliste sehen Sie nach wenigen Sekunden, dass sich die GwG-Prüfung in Bearbeitung befindet:
- Im Hintergrund wird nun ein Fall bei Regpit angelegt und die Prüfung durchgeführt. Melden Sie sich bitte in Ihrem Regpit-Konto an und prüfen Sie, ob es noch zusätzliche Daten gibt, die es zu ergänzen gilt. Klicken Sie dafür auf die Worte erfolgreich angelegt (siehe Screenshot oben) in der Bestätigungsmeldung der Kontaktanlage, sodass sich die Vorschau Ihres Kontakts öffnet. In der Vorschau finden Sie einen Link, der Sie direkt zu Ihrem Regpit-Konto führt:
Prüfung bei bestehendem Kontakt anstoßen
- Optional: Suchen Sie den Kontakt über die Filtermöglichkeiten in der Kontaktliste. Klicken Sie dafür auf das Filter-Icon oben rechts
und nutzen Sie das Feld Name:
- Stellen Sie sicher, dass im Kontakt eine E-Mail-Adresse und vollständige Adresse (inkl. Land) hinterlegt ist. Passen Sie dies an, wenn nötig.
- Klicken Sie bei Ihrem Kontakt auf das Drei-Punkte-Menü rechts > GwG-Prüfung starten:
- Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Prüfung angestoßen wurde:
- Im Hintergrund wird indessen ein Fall bei Regpit angelegt und die Prüfung durchgeführt. Melden Sie sich bitte in Ihrem Regpit-Konto an und prüfen Sie, ob es noch zusätzliche Daten gibt, die es zu ergänzen gilt. Klicken Sie dafür auf den Namen Ihres Kontakts, sodass sich die Vorschau öffnet. In der Vorschau finden Sie einen Link, der Sie direkt zu Ihrem Regpit-Konto führt:
Weitere Schritte nach Prüfung
- Nachdem Regpit die Prüfung abgeschlossen hat, klicken Sie bitte in der Kontaktliste von Actaport auf die Schaltfläche Regpit-Aktualisierung (siehe: Schaltflächenleiste personalisieren). Dadurch wird der GwG-Status aller Ihrer Kontakte geprüft und ggf. aktualisiert:
- In der Kontaktliste selbst sehen Sie nun den aktualisierten Status und das Ergebnis der Prüfung:
- Auch in der Kontaktvorschau können Sie diese Daten jederzeit einsehen:
Geplante Erweiterungen
- Ergänzungen der Informationen kann direkt in Actaport erfolgen, sodass ein Wechsel zu Regpit hierfür nicht mehr notwendig ist.
- Der von Regpit generierte Prüfungsbericht soll am Kontakt gespeichert werden können.
- Die Risikoprüfung soll auf Aktenebene erfolgen können, sodass es mitunter mehrere Prüfungen für einen Kontakt gibt.
- GwG-Prüfung für Ansprechpartner
