Das Fristenjournal können alle Benutzer über das Menü > Fristen aufrufen.
Allgemeines
Im Zeitstrahl werden die Fristen in chronologischer Reihenfolge dargestellt. Für jeden Tag, an dem eine oder mehrere Fristen notiert sind, gibt es einen gesonderten Datumseintrag. Fehlt ein Datum in der Zeitachse, existiert für dieses Datum keine Frist:
Eine Übersicht der verschiedenen Icons und ihrer Bedeutung finden Sie hier: Icons und Symbole.
Ansichten
Standardansicht: Alle Fristen
Allen Benutzern werden alle Fristen angezeigt, unabhängig davon,
- ob Sie als Sachbearbeiter oder Assistenz in der Akte hinterlegt wurden.
- ob die Frist bereits abgelaufen ist.
- welchen Status die Frist hat.
Standardansicht: Meine aktuellen Fristen
Wenn Sie auf den kleinen Pfeil neben Alle Fristen klicken, öffnen sich weitere Ansichten. Standardmäßig wird Ihnen neben Alle Fristen auch die Ansicht Meine aktuellen Fristen angeboten:
Unter Meine aktuellen Fristen werden Ihnen folgende Fristen angezeigt:
- Fristen, bei denen Sie Sachbearbeiter oder Assistenz in der Akte sind oder wenn Sie für die Fristenkontrolle des Benutzers zuständig sind, der die Frist angelegt hat.
- Alle offenen oder zu genehmigenden Fristen unabhängig vom Fristende.
- Fristen, bei denen eine Vorfrist eingetragen wurde, die mittlerweile erledigt wurde. Die Frist hat den Status "Vorfrist erledigt".
- Erledigte Fristen mit heutigem oder zukünftigem Fristende.
Wenn Sie erledigte Fristen ausschließen möchten, können Sie dies mithilfe des Expertenmodus (siehe unten). Dort können Sie dann folgende Kriterien einfügen:
Weitere Ansichten
Jeder Benutzer kann weitere Filter einstellen und diese für die Zukunft speichern. So ist ein schnelles Aufrufen weiterer Ansichten möglich.
- Klicken Sie auf das Filter-Symbol oben rechts unter Ihrem Avatar:
- Filtern Sie nach gewünschten Möglichkeiten:
- Fälligkeit: Für wann das Fristende gesetzt wurde
- Fristart
- Status
- Aktuell: Alle offenen oder zu genehmigenden Fristen und erledigte Fristen mit heutigem oder zukünftigem Fristende
- Benutzer
Weitere Optionen stehen Ihnen im Expertenmodus zur Verfügung (siehe Hinweise unten). - Klicken Sie auf Anwenden, wenn Sie den Filter lediglich einmal benutzen möchten
-oder-
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Anwenden und wählen Sie Anlegen aus, um auf diesen Filter dauerhaft als Standard zu speichern:
Geben Sie dem Filter in dem Fall einen Namen und klicken Sie auf Anlegen. Die Ansicht steht Ihnen nun als eigener Filter für die Zukunft dauerhaft zur Verfügung:
Fristenjournal exportieren
Eine ausgewählte Fristenübersicht können Sie sich nicht nur in Actaport anzeigen lassen, sondern auch drucken:
- Klicken Sie auf das Teilen-Symbol oben rechts unter Ihrem Avatar:
- Wählen Sie aus, ob Sie die Übersicht:
- im Dokumentenbereiche einer Akte speichern möchten
- herunterladen möchten
- drucken möchten
- per beA oder E-Mail-Anhang aus Actaport heraus verschicken möchten.
Den Namen der Datei können Sie nach Anklicken der jeweiligen Option ändern. Unten links können Sie außerdem auswählen, ob die Übersicht in Hoch- oder Querformat exportiert werden soll.
Hinweise
Expertenmodus
Weitere Filtermöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie den Expertenmodus aktivieren:
- Wählen Sie zuerst ein Feld aus, nach dem Sie filtern möchten (bspw. Akte)
- Wählen Sie einen Operator aus (bspw. Ist gleich oder Ist ungleich)
- Wählen Sie einen Wert aus (in unserem Beispiel die konkrete Akte)
Sie können zudem weitere Operatoren für das vorausgewählte Feld auswählen oder nach zusätzlichen Feldern filtern:
Freigabe des Filters für andere Benutzer
Wenn Sie einen neuen Filter anlegen und diesen dabei freigeben, können auch andere Benutzer auf diesen Filter zugreifen:
Eine dauerhafte Änderung des Filters ist jedoch nur durch den Benutzer möglich, der den Filter erstellt hat.
