Es ist möglich, dass eine Aufgabe mehreren Benutzern zugewiesen wird oder aber dass zusätzliche Benutzer zur Kenntnis oder zur Prüfung hinterlegt werden. Alle ausgewählten Benutzer sehen diese Aufgabe unter Meine Aufgaben und im Actaport Dashboard.
Schritte
Mehrere Empfänger
- Öffnen Sie das Menü > Kanzleiverwaltung > Gruppen.
- Legen Sie eine Gruppe an und statten Sie diese mit der Berechtigung, als Empfänger für Aufgaben hinterlegt werden zu können, aus. Es kann auch eine bestehende Gruppe verwendet werden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier: Gruppen anlegen und verwalten.
- Erstellen Sie eine neue Aufgabe und wählen Sie die Gruppe mit der Berechtigung als Empfänger aus:
Die Hinterlegung hat zur Folge:
- Die Aufgabe wird allen Mitgliedern der Gruppe auf der Tagesansicht des Dashboards angezeigt.
- Die Aufgabe kann von allen bearbeitet werden. Ändert ein Benutzer den Status, gibt es für den Rest der Gruppe kein weiteres To-do.
- In der Aufgabenliste können sich alle Aufgaben der Gruppen angezeigt werden.
Zur Kenntnis
- Wählen Sie bei der Anlage einer neuen Aufgabe optional eine oder mehrere Benutzer zur Kenntnis.
- Füllen Sie die anderen Felder aus und klicken Sie auf Speichern.
Die Hinterlegung hat zur Folge:
- Die Aufgabe wird allen Benutzern, die zur Kenntnis hinterlegt sind, auf der Tagesansicht des Dashboards angezeigt.
- Für diese Benutzer gibt es kein aktives To-do.
Zur Prüfung
- Wählen Sie bei der Anlage einer neuen Aufgabe optional einen Benutzer zur Prüfung aus.
- Füllen Sie die anderen Felder aus und klicken Sie auf Speichern.
Die Hinterlegung hat zur Folge:
- Die Aufgabe wird diesem Benutzer auf der Tagesansicht des Dashboards angezeigt.
- Nachdem der Empfänger der Aufgabe den Status auf zu prüfen gesetzt hat, kann diese durch den Benutzer, der zur Prüfung hinterlegt ist, auf erledigt gesetzt werden. Alle anderen Benutzer erhalten diesen Hinweis:
