Hinzufügen von Benutzern

Um einen neuen Benutzer hinzufügen zu können, muss eine freie Lizenz vorhanden sein. Dieser Artikel beschreibt

• wie Sie die Anzahl der freien Lizenzen überprüfen
• wie Sie eine neue Lizenz hinzufügen
• wie Sie den neuen Benutzer in Actaport anlegen.

Falls Sie Ihren eigenen Microsoft 365 Tenant benutzen, gestaltet sich das Hinzufügen von neuen Benutzern etwas anders. Die Vorgehensweise haben wir hier beschrieben: Hinzufügen von Benutzern bei eigenem Microsoft 365 Tenant.

Voraussetzungen

Sie haben Administratoren-Rechte.

Schritte

1. Die Anzahl der Lizenzen überprüfen
   • Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
   • Unten wird Ihnen angezeigt, wie viele Lizenzen Sie insgesamt erworben haben und wie viele davon noch frei sind:
     
     
     
2. Eine neue Lizenz hinzufügen
   1. Öffnen Sie die Kanzleiverwaltung.
   2. Klicken Sie auf Abonnement.
   3. Klicken Sie oben auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Abo ändern aus.
   4. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Paket ändern.
   5. Wählen Sie im Aufklappmenü oben die neue Anzahl Ihrer Lizenzen insgesamt fest:
      
   6. Klicken Sie auf In den Warenkorb.
   7. Bestätigen Sie, dass Sie die AGB und andere Verträge, die Sie in diesem Schritt aufrufen und abspeichern können, akzeptieren.
   8. Schließen Sie den Vorgang durch Klicken auf Zahlungspflichtig bestellen ab.
      
      
3. Einen neuen Benutzer anlegen
   1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
   2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.
   3. Geben Sie die Daten des neuen Benutzers an. Pflichtfelder sind:
      
      • Nachname
      • E-Mail-Adresse (gleichzeitig Anmeldename)
      • Passwort
      • Alternative E-Mail-Adresse, an die die Daten für die Erstanmeldung bei Microsoft Office geschickt werden
      • Rolle
   4. Bestätigen Sie Ihre Angaben, indem Sie auf Anlegen klicken.
   5. Eine E-Mail mit diesen Informationen wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Hinweise

Anlegen neuer Benutzer

• Eine ausführliche Beschreibung der Felder finden Sie in diesem Artikel.
• An die E-Mail-Adresse, die im Feld Alternative E-Mail-Adresse angegeben wird, werden anschließend die generierten Zugangsdaten des Benutzers verschickt. Spätere Passwortzurücksetzungen werden an die reguläre Anmeldeadresse geschickt.

Bei Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAP

Bitte beachten Sie, dass es notwendig ist, eine weitere Einstellung vorzunehmen, damit der neue Benutzer E-Mails in Actaport bearbeiten und versenden kann:

1. Öffnen Sie als Administrator die Einstellungen > Postfach.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der E-Mail-Adresse, auf die der neue Benutzer Zugriff erhalten soll, damit sich die Details aufklappen.
3. Fügen Sie den Benutzer in den Feldern Im Kanzleipostfach einsehbar durch und/oder Zum Senden nutzbar durch hinzu:
   
   
4. Klicken Sie auf Speichern.

Falls für den Benutzer ein zusätzliches IMAP-Konto eingebunden werden soll, fahren Sie bitte wie hier erklärt fort.