Da Ihr Office-Account direkt mit Ihrem Actaport-Konto verknüpft ist, haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kalender für Mitarbeiter oder Kollegen freizugeben. Sie können entscheiden, ob dieser Benutzer Ihren Kalender nur einsehen oder auch Termine erstellen und löschen kann.
Voraussetzungen
Damit diese Freigaben auch in Actaport greifen, muss Ihre Domain in Actaport integriert sein.
Schritte in der Outlook App (Windows)
Anleitung für den Benutzer, dessen Kalender freigegeben werden soll
- Öffnen Sie Ihr Outlook und dann die Kalenderansicht.
- Klicken Sie oben im Menü auf die Option Kalender teilen:
- Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie dann im Adressbuch die Person aus, die Zugriff auf Ihren Kalender erhalten soll. Klicken Sie auf OK.
- Legen Sie fest, konkret welche Zugriffsrechte die Person erhalten soll:
- Wenn der andere Benutzer Ihnen neue Termine einstellen und bestehende Termine bearbeiten können soll, ist mindestens die Berechtigung Kann bearbeiten notwendig.
- Auch, wenn die Berechtigungsstufe für My Organization bereits Kann bearbeiten oder höher ist, muss für die einzelnen Benutzer eine zusätzliche Berechtigung vergeben werden, die dann auch für Actaport gilt.
- Klicken Sie auf OK.
Wollen auch Sie auf den Kalender anderer Benutzer zugreifen, müssen diese Ihnen ihren Kalender freigeben und den oben beschrieben Vorgang zur Freigabe durchführen.
Schritte im Web Outlook
Anleitung für den Benutzer, dessen Kalender freigegeben werden soll
- Loggen Sie sich in Ihrem Office-Account unter www.office.com und öffnen Sie Outlook in Ihrem Browser:
oder - Klicken Sie auf das Kalendersymbol unten links bzw. links an der Seite:
oder - Klicken Sie auf Freigeben oben in der Funktionsleiste:
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, dem Sie Zugriff auf Ihren Kalender gewähren möchten (siehe Hinweis unten). Bestimmen Sie die Zugriffsrechte für den Benutzer und klicken Sie auf Freigeben:
- Wenn der andere Benutzer Ihnen neue Termine einstellen und bestehende Termine bearbeiten können soll, ist mindestens die Berechtigung Kann bearbeiten notwendig.
- Auch wenn die Berechtigungsstufe für Personen in meiner Organisation bereits Kann bearbeiten oder höher ist, muss für die einzelnen Benutzer eine zusätzliche Berechtigung vergeben werden, die dann auch für Actaport gilt.
Wollen auch Sie auf den Kalender anderer Benutzer zugreifen, müssen diese Ihnen ihren Kalender freigeben und den oben beschrieben Vorgang zur Freigabe durchführen.
Schritte in Actaport
Anleitung für den Benutzer, dem der Kalender eines anderen Benutzers freigegeben wurde
- Öffnen Sie nun die Einstellungen > Kalender. Falls Ihnen der freigegebene Kalender dort noch nicht angezeigt wird, bedenken Sie bitte, dass es bis zu 3 Tage dauern kann, bis Office 365 die Rechte vollständig an alle verteilt hat.
- Bestimmen Sie, welche Kalender Sie angezeigt bekommen möchten und weisen Sie ihnen der Übersicht halber unterschiedliche Farben zu (siehe Hinweise am Ende dieses Beitrags). Es kann einige Minuten dauern, bis Ihnen weitere Kalender angezeigt werden.
Tipp:
Diese Einstellungen können Sie auch über das Menü > Termine über das Zahnrad-Icon oben rechts vornehmen: - Klicken Sie auf Speichern.
- Wenn Ihnen mindestens die Berechtigung Kann bearbeiten gegeben wurde, können Sie nun auch Termine im Kalender des anderen Benutzers anlegen:
Hinweise
Mehr zu dem Thema finden Sie auch auf der Webseite des Microsoft Supports.
Farbe für Kalender definieren
- Öffnen Sie entweder die Einstellungen > Kalender oder Menü > Termine und klicken dann auf das Zahnrad-Icon oben rechts. Wählen Sie einen gewünschten Kalender aus.
- Klicken Sie auf die vorausgewählte Farbe:
- Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine gewünschte Farbe auszuwählen:
- Wählen Sie eine der unten aufgeführten Farbtöne aus.
- Verwenden Sie den Regler, um einen Farbbereich auszuwählen.
- Geben Sie einen RGB-, HSL- oder HEX-Code ein. Welchen Code Sie eingeben möchten, können Sie mithilfe der kleinen Pfeile rechts ändern:
