Sie können Benutzer deaktivieren, damit deren Zugang zu Actaport gesperrt wird. Dadurch wird eine Lizenz frei und kann einem neuen Benutzer zugewiesen werden.
Bitte beachten Sie dazu unbedingt die Hinweise zum Thema Fristenkontrolle am Ende dieses Artikels.
Voraussetzungen
Sie haben Administratoren-Rechte oder die Berechtigung Benutzerverwaltung.
Schritte
- Öffnen Sie den Bereich Benutzerverwaltung.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der jeweiligen Benutzerkachel.
- Wählen Sie die Option Benutzer deaktivieren:
Hinweise
Zugriff auf Daten des deaktivierten Benutzers
- Sie können weiterhin auf die Daten eines deaktivierten Benutzers, wie zum Beispiel Akten oder Dokumente, zugreifen
- Der Zugriff auf E-Mails des Benutzers ist nicht mehr möglich. Dies gilt für das Postfach in Actaport als auch Microsoft Office.
Fristenkontrolle
Haben Sie den zu deaktivierenden Benutzer in anderen Benutzerkonten als für die Fristenkontrolle zuständig hinterlegt? Oder ist der zu deaktivierende Benutzer als Sachbearbeiter in einer Akte tätig und bei gleichzeitig ist bei anderen Benutzern für die Funktion der Fristenkontrolle der Sachbearbeiter der zugeordneten Akte hinterlegt?
Gehen Sie wie folgt vor:
- Ändern Sie bei Bedarf den für die Fristenkontrolle zuständigen Benutzer.
- Lassen Sie alle Fristen durch den zu deaktivierenden Benutzer prüfen und auf offen setzen. Somit ist Genehmigung erteilt und andere Benutzer können diese Fristen nun auf erledigt setzen.
- Lassen Sie den zu deaktivierenden Benutzer eine Fristenübersicht herunterladen: Fristenübersicht erstellen und drucken.
Benutzer löschen
Das endgültige Löschen von Benutzern ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich, da dieser beispielsweise noch in verschiedenen Akten, Fristen etc. als Bearbeiter hinterlegt sein kann. Außerdem kann es im Rahmen eines Audit oder einer anderweitigen Überprüfung notwendig sein, diesen vorerst zu behalten.
