Sie können Benutzer deaktivieren, damit deren Zugang zu Actaport gesperrt wird. Dadurch wird eine Lizenz frei und kann einem neuen Benutzer zugewiesen werden.
Bitte beachten Sie dazu unbedingt die Hinweise zum Thema Fristenkontrolle am Ende dieses Artikels.
Voraussetzungen
- Sie haben Administratoren-Rechte oder die Berechtigung Benutzerverwaltung.
- Lesen Sie bitte unbedingt die Hinweise weiter unten in diesem Beitrag.
Schritte
- Öffnen Sie den Bereich Benutzerverwaltung.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der jeweiligen Benutzerkachel.
- Wählen Sie die Option Benutzer deaktivieren:
Hinweise
Zugriff auf Daten des deaktivierten Benutzers
- Sie können weiterhin auf die Daten eines deaktivierten Benutzers, wie zum Beispiel Akten oder Dokumente, zugreifen
- Der Zugriff auf E-Mails des Benutzers ist nicht mehr möglich. Dies gilt für das Postfach in Actaport als auch Microsoft Office.
Fristenkontrolle
Haben Sie den zu deaktivierenden Benutzer in anderen Benutzerkonten als für die Fristenkontrolle zuständig hinterlegt? Oder ist der zu deaktivierende Benutzer als Sachbearbeiter in einer Akte tätig und bei gleichzeitig ist bei anderen Benutzern für die Funktion der Fristenkontrolle der Sachbearbeiter der zugeordneten Akte hinterlegt?
Gehen Sie wie folgt vor:
- Ändern Sie bei Bedarf den für die Fristenkontrolle zuständigen Benutzer.
- Lassen Sie alle Fristen durch den zu deaktivierenden Benutzer prüfen und auf offen setzen. Somit ist Genehmigung erteilt und andere Benutzer können diese Fristen nun auf erledigt setzen.
- Lassen Sie den zu deaktivierenden Benutzer eine Fristenübersicht herunterladen: Fristenübersicht erstellen und drucken.
beA Softwarezertifikat
Wir empfehlen, dass Softwarezertifikate immer personenbezogen verwendet werden. Trotzdem kann es natürlich sein, dass ein Mitarbeiterzertifikat nach Ausscheiden des Mitarbeitenden von einem neuen Mitarbeitenden verwendet werden soll. Bitte lassen Sie in dem Fall das Zertifikat von dem ausscheidenden Benutzer in der Benutzerverwaltung entfernen, bevor dieser deaktiviert wird, damit es im Konto eines anderen Benutzers eingebunden werden kann.
Benutzer löschen
Das endgültige Löschen von Benutzern ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich, da dieser beispielsweise noch in verschiedenen Akten, Fristen etc. als Bearbeiter hinterlegt sein kann. Außerdem kann es im Rahmen eines Audits oder einer anderweitigen Überprüfung notwendig sein, diesen vorerst zu behalten.
