Für die Erstellung der Vorlagen selbst finden Sie in Actahelp gesonderte Beiträge:
Darüber hinaus haben Sie in der Liste der Vorlagen noch einige Optionen, die an dieser Stelle erläutert werden.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.
- Um neue Schlagworte zu hinterlegen, benötigen Sie zusätzlich die Berechtigung Auswahllisten.
Schlagworte vergeben
Ihre hochgeladenen oder neu erstellten Dokumente können Sie mit Schlagworten versehen. Damit Sie Ihre Briefkopf-Vorlagen und Rechnungsvorlagen als solche nutzen können, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie diese mit den Schlagworten Briefkopf-Vorlagen bzw. Rechnungen ausstatten.
Weitere Schlagworte können Sie jederzeit vergeben, um Ihre Vorlagen zu sortieren:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü > Schlagworte.
- Wählen Sie eins oder mehrere der vorgeschlagenen Schlagworte aus.
- Um weitere Schlagworte für die gesamte Kanzlei zu hinterlegen, klicken Sie oben rechts auf das Stift-Icon. Klicken Sie nun auf das + und benennen Sie das Schlagwort entsprechend. Die Reihenfolge der Werte können Sie per Drag & Drop verändern.
Wie Sie weiter von den hinterlegten Schlagworten profitieren können, können Sie hier in den Hinweisen nachlesen.
Vorlagenliste filtern und sortieren
Die der gesamten Kanzlei zur Verfügung gestellten Vorlagen können Sie in der Vorlagenliste und auch bei der Dokumenten- bzw. Rechnungserstellung filtern. In der Übersicht Ihrer Vorlagen funktioniert dies wie folgt:
- Klicken Sie in der Kanzleiverwaltung > Vorlagen oben rechts auf das Filter-Icon
.
- Wählen Sie ein oder mehrere Schlagworte aus:
- Wenn Sie bspw. Rechnungen ausgewählt haben, werden Ihnen nur die Vorlagen angezeigt, die mit dem Schlagwort Rechnungen versehen worden sind.
- Wenn Sie z. B. Rechnungen und Schriftverkehr auswählen, werden Ihnen nur die Vorlagen angezeigt, bei denen beide Schlagworte hinterlegt worden sind:
Vorlagen versenden
Im Vorlagenbereich können Sie nicht nur die Vorlagen hinterlegen, mit denen Sie in den einzelnen Akten Schreiben und Rechnungen anlegen, sondern auch allgemeingültige Unterlagen wie AGBs und Allgemeine Mandatsbedingungen. Diese können Sie als docx oder als PDF ablegen. Um diese zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:
Versand einer einzelnen Datei
- Klicken Sie bei der Datei, die Sie verschicken, auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Senden als... > Original oder PDF.
- (Optional) Stellen Sie in dem sich öffnenden E-Mail-Formular den Aktenbezug her, damit die E-Mail auch in der Akte gespeichert werden kann, sofern Sie die automatische Speicherung aktiviert haben.
- Füllen Sie die restlichen Felder aus und passen Sie ggf. das Dateiformat an (siehe Hinweise im Beitrag E-Mails schreiben und versenden).
- Klicken Sie auf Senden.
Versand mehrerer Dateien
- Ggf. haben Sie Ihre Unterlagen mit einem entsprechenden Schlagwort versehen und filtern die Ansicht entsprechend (siehe oben).
- Wählen Sie die Dateien aus, die Sie versenden möchten, indem Sie mit der Maus über das Icon für das Dateiformat fahren:
- Setzen Sie die Häkchen bei allen Dokumenten, die versendet werden sollen:
- Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Senden (siehe: Schaltflächenleiste personalisieren).
- (Optional) Stellen Sie in dem sich öffnenden E-Mail-Formular den Aktenbezug her, damit die E-Mail auch in der Akte gespeichert werden kann, sofern Sie die automatische Speicherung aktiviert haben.
- Füllen Sie die restlichen Felder aus und passen Sie ggf. das Dateiformat an (siehe Hinweise im Beitrag E-Mails schreiben und versenden).
- Klicken Sie auf Senden.
Vorlagen herunterladen
Klicken Sie auf den Download-Pfeil, um Ihre Datei herunterzuladen:
Spracheinstellungen der Vorlagen
Eine detaillierte Option dieser Möglichkeit finden Sie in diesem Actahelp-Beitrag.
Vorlagen umbenennen oder löschen
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der jeweiligen Vorlage.
- Wählen Sie Umbenennen bzw. Löschen aus.
- Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf Umbenennen bzw. bestätigen Sie die Löschung mit Klick auf Löschen.
