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Vorlage für den Schriftverkehr

In Actaport haben Sie die Möglichkeit, bestehende Dokumentenvorlagen zu importieren oder neue zu erstellen. Diese stehen Ihnen dann bei der Anlage neuer Dokumente und bei der Rechnungserstellung zur Verfügung.

 

Voraussetzungen

Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.

 

Schritte

Eine bestehende Vorlage importieren

Wenn Sie Ihre vorhandene Vorlage in Actaport hochladen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü > Kanzleiverwaltung > Vorlagen.
  2. Ziehen Sie die Datei mit der Maus per Drag & Drop aus einem Ordner auf Ihrem Computer in Actaport.
    -oder-
    Benutzen Sie den Upload-Pfeil mceclip4.png oben rechts.

 

Eine neue Vorlage erstellen

  1. Sie klicken auf die Schaltfläche Vorlage anlegen.
  2. Vergeben Sie bei Bedarf ein oder mehrere Schlagwörter (siehe Hinweise am Ende dieses Beitrags).
  3. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen.
  4. Klicken Sie auf Anlegen.

 

Platzhalter einfügen

  1. Klicken Sie im Menü des Textverarbeitungsprogramms auf Plugins > Platzhalter:
  2. Durch Klick auf Platzhalter öffnen sich die vielen Kategorien, in denen wir die zur Verfügung stehenden sortiert haben.
  3. Wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus und klicken Sie auf Übernehmen.
  4. Formatieren Sie die Platzhalter anschließend wie in diesem Actahelp-Artikel beschrieben.

 

Schlagworte vergeben

Sie können Schlagworte sowohl bei der Anlage einer neuen Vorlage oder im Nachgang auswählen und nach diesen anschließend filtern.

Bei der Anlage der Vorlage:

  1. Klicken Sie in das Feld Schlagworte, damit sich das Auswahlmenü öffnet.
  2. Wählen Sie ein oder mehrere Schlagworte aus:
  3. Klicken Sie zusätzlich auf das Stift-Icon oben rechts, um das Auswahlmenü zu ergänzen und weitere, für Sie relevante Werte hinzuzufügen. Rechnungen und Briefkopf-Vorlagen sind nicht löschbar, da sie für die Nutzung Ihres Briefkopfs und der Rechnungserstellung notwendig sind:

Bei einer bereits erstellten Vorlage:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü > Schlagworte.
  2. Wählen Sie ein oder mehrere Schlagworte aus.
  3. Auch an dieser Stelle können Sie die Werte des Auswahlmenüs ergänzen, indem Sie oben rechts auf das Stift-Icon klicken.

 

Hinweise

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  • Aktualisiert

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