Für jedes Postfach in Actaport können eine oder bei Bedarf mehrere Signaturen für den E-Mail-Verkehr eingerichtet werden. Dies gilt für alle Benutzerpostfächer und das Kanzleipostfach.
Voraussetzungen
Sie benötigen entweder Admin-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen.
Schritte
Speichern einer E-Mail-Signatur
- Öffnen Sie die Einstellungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach.
- Scrollen Sie zum Bereich Signaturen.
- Wählen Sie im Aufklappmenü das Postfach aus, für das Sie eine Signatur hinterlegen möchten (A).
- Wenn Sie bereits eine Signatur angelegt haben, können Sie diese im Aufklappmenü Signatur auswählen und bearbeiten (B). Andernfalls klicken Sie auf Signatur hinzufügen (C):
Anschließend öffnet sich der Editor-Bereich. - Vergeben Sie der Signatur einen Namen, unter der sie hinterlegt werden soll.
- Setzen Sie im Kästchen vor Standard einen Haken, damit die Signatur sofort ausgewählt wird. Mehr dazu unter Einfügen einer Signatur in eine E-Mail weiter unten.
- Geben Sie in den Editor Ihre gewünschte Signatur ein. Passen Sie Schriftgröße, -farbe und -art nach Ihren Wünschen an:
- Speichern Sie Ihre Eingaben.
Einfügen einer Signatur in eine E-Mail
Wenn Sie eine Signatur als Standard ausgewählt haben und diese benutzen möchten
- Öffnen Sie das E-Mail-Formular.
- Wählen Sie die Absenderadresse manuell über das Aufklappmenü aus, falls sie nicht von Ihrer Standard-E-Mail-Adresse versenden möchten.
- Die Signatur wird sofort eingefügt.
Wenn Sie keine Signatur als Standard ausgewählt haben oder eine andere Signatur verwenden möchten
- Öffnen Sie das E-Mail-Formular.
- Wählen Sie die Absenderadresse manuell über das Aufklappmenü aus, falls sie nicht von Ihrer Standard-E-Mail-Adresse versenden möchten.
- Öffnen Sie im oberen Feld Signaturen das Aufklappmenü und wählen Sie eine Signatur aus:
Die Möglichkeit wird Ihnen nicht angeboten, wenn für das Postfach keine Signatur hinterlegt ist. - Klicken Sie auf Signatur übernehmen.
- Sollte die Standard-Signatur bereits automatisch eingefügt worden sein und Sie möchten eine andere Signatur verwenden, wird die eingefügte Signatur überschrieben. Sie müssen sie nicht erst manuell löschen.
Hinweise
Links (als Text) einfügen
Webseiten und E-Mail-Adressen, die Sie in Ihrer Signatur einfügen, sind für den Empfänger anklickbar. Um den eigentlichen Text zu ändern und die vielleicht lange Adresse zu verbergen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Text während des Einfügens ändern
- Klicken Sie im Editor auf das Symbol, um einen Link einzufügen:
- Geben Sie die URL und den Text an. So können Sie die eigentliche URL bei Bedarf im Text "verstecken":
- Klicken Sie auf Einfügen.
- Klicken Sie im Editor auf das Symbol, um einen Link einzufügen:
- Text nach Einfügen ändern:
- Klicken Sie auf den eingefügten Text.
- Klicken Sie auf das Symbol für Link bearbeiten:
- Gehen Sie wie oben ab Schritt 2 beschrieben vor.
Bilder einfügen
Bilder, die Sie einfügen, müssen über einen öffentlichen Link erreichbar sein. Damit ist die Kompatibilität zu allen E-Mail-Anbietern gewährleistet.
Nutzen Sie eine eigene Webseite, können Sie bspw. Ihr Logo dort veröffentlichen oder in einem bestimmten Verzeichnis hinterlegen.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie Ihre Webseite auf und klicken Sie mit Rechtsklick auf Ihr Logo.
- Klicken Sie nun auf Bildadresse kopieren.
- Öffnen Sie Actaport und gehen Sie wie oben beschrieben vor, um eine neue Signatur anzulegen oder eine bestehende zu ändern.
- Klicken Sie im Editor auf das Symbol für Bild einfügen:
- Geben Sie die Webseite ein, auf der das Bild zu finden ist.
- Klicken Sie auf Einfügen.
- Um Änderungen am Bild vorzunehmen, klicken Sie auf das Bild. Jetzt können Sie beispielsweise die Größe anpassen:
Signaturen löschen
Wählen Sie die Signatur aus und klicken Sie unter dem Editorfenster auf Signatur löschen:
