Innerhalb einer Akte können Dokumente entweder im Bereich der Aktenübersicht oder direkt im Dokumente-Bereich angelegt werden.
Voraussetzungen
- Um die Empfängerdaten einzufügen, muss eine Vorlage mit den notwendigen Platzhaltern vorliegen.
- Damit ein Beteiligter als Empfänger zur Auswahl steht, muss eine Postanschrift in seinem Kontakt hinterlegt sein.
Schritte
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Je nachdem, ob Sie das Radialmenü unten rechts in der Akte personalisiert haben, steht Ihnen die Aktion Dokument anlegen direkt als Icon (rot) oder über das Aktionsmenü (blau) zur Verfügung:
Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Aktionsmenü
oder direkt auf die Schaltfläche:
- Legen Sie den Ordner fest, in dem das neue Dokument erstellt werden soll.
- Als Dateityp ist standardmäßig ein Textdokument ausgewählt. Sie können jedoch auch eine Präsentation oder eine Tabelle erstellen.
- Wählen Sie eine Ihrer Vorlagen aus (hier finden Sie neutrale Beispielvorlagen).
- Vergeben Sie einen Dokumentennamen:
- Mit Auswahl einer Vorlage kann anschließend ein Empfänger ausgewählt werden:
- Je nachdem, ob die Vorlage Platzhalter für den Absender und den Standort enthält, sollten diese Daten aus der Aufklappliste ausgewählt werden.
- Wenn Sie Actaport Professional gebucht haben, können Sie das erstellte Dokument auch gleich in der jeweiligen Microsoft App öffnen und bearbeiten. Die Voraussetzungen zur Nutzung der Microsoft Produkte finden Sie hier.
