Innerhalb einer Akte können Dokumente entweder im Bereich der Aktenübersicht oder direkt im Dokumente-Bereich angelegt werden.
Voraussetzungen
- Um die Empfängerdaten einzufügen, muss eine Vorlage mit den notwendigen Platzhaltern vorliegen.
- Damit ein Beteiligter als Empfänger zur Auswahl steht, muss mindestens eine Postanschrift in seinem Kontakt hinterlegt sein.
Schritte
- Klicken Sie auf Dokument anlegen. Diese Möglichkeit besteht in der Aktenübersicht und in den Aktendokumenten:
- Wählen Sie eine Briefkopfvorlage aus.
- Wählen Sie eine Vorlage aus (siehe Hinweise unten).
- Mit Auswahl einer Vorlage kann anschließend u. A. ein Empfänger ausgewählt werden:
Sind an einem Kontakt mehrere Anschriften hinterlegt, so kann die benötigte Anschrift ausgewählt werden:
Je nachdem, ob die Vorlage Platzhalter für den Absender und den Standort enthält, sollten diese Daten aus dem Auswahlmenü ausgewählt werden. - Legen Sie den Ordner fest, in dem das neue Dokument erstellt werden soll.
- Als Dateityp ist standardmäßig ein Textdokument ausgewählt. Sie können jedoch auch eine Präsentation oder eine Tabelle erstellen.
- Vergeben Sie einen Dokumentennamen.
- Wenn Sie Actaport Professional gebucht haben, können Sie das erstellte Dokument auch gleich in der jeweiligen Microsoft App öffnen und bearbeiten. Die Voraussetzungen zur Nutzung der Microsoft Produkte finden Sie hier.
Hinweise
Vorlagen schneller finden
Wenn Sie eine große Anzahl an Vorlagen haben, unterstützen wir Sie wie folgt:
- Sie können den Namen der Vorlage eintippen, um die Auswahl der Möglichkeiten im Auswahlmenü zu reduzieren:
- Öffnen Sie das Auswahlmenü für die Inhaltsvorlage und klicken Sie oben rechts auf das Filtericon:
Wählen Sie anschließend ein Schlagwort aus, welches Sie in der Kanzleiverwaltung hinterlegt haben, um die Anzahl der Werte auf genau diese Vorlagen zu reduzieren:
