Innerhalb Ihres Office 365 Accounts können Sie Postfächer für andere Mitarbeiter (Benutzer) freigeben. Im Anschluss können Sie einstellen, welcher Mitarbeiter Ihr eigenes Postfach sehen darf und wer in Ihrem Namen E-Mails versenden kann.
Voraussetzungen
- Sie haben eine Domainintegration vorgenommen. Wenn Sie Ihre E-Mails über das IMAP-Protokoll eingebunden haben, beachten Sie bitte die Hinweise am Ende dieses Artikels.
- Um die Einstellung in Actaport vorzunehmen, brauchen Sie Administratoren-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen.
Schritte
Nehmen Sie die Freigabe in Ihrem Office-Account vor:
- Geben Sie Ihr Postfach wie in der Wissensdatenbank von Microsoft beschrieben für andere Benutzer frei:
- Für Mac-Nutzer: Hinzufügen und Verwalten von Stellvertretungen in Outlook
- Für Windows-Nutzer: Festlegen einer Stellvertretung.
Übernehmen Sie diese Änderung für Actaport
Wenn Sie nicht nur in Outlook die Möglichkeit haben möchten, die E-Mails eines anderen Benutzers auch im Kanzleipostfach von Actaport einsehen und ggf. von dieser Adresse E-Mails verschicken zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Wenden Sie sich im Chat oder per E-Mail an unseren Support und beschreiben Sie genau, welcher Benutzer welche Rechte für das Konto welches anderen Benutzers haben soll. Bitte stellen Sie sicher, dass die Anfrage vom Eigentümer des Postfachs kommt, auf das andere Benutzer zugreifen sollen.
- Warten Sie auf unsere Bestätigung und öffnen Sie im Menü den Bereich Einstellungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach.
- Scrollen Sie zum Bereich Exchange-Konten für Benutzer.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben der E-Mail-Adresse des Benutzers (A), auf dessen Konto andere Benutzer zugreifen dürfen sollen.
- Klicken Sie auf Berechtigungen laden (B):
- Wenn die Berechtigungen erfolgreich in Actaport importiert wurden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:
- Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen final zu übernehmen.
Je nachdem, welche Berechtigungen und Freigaben Sie für dieses Office 365 Konto hinterlegt haben, können nun weitere Benutzer in den Feldern Im Kanzleipostfach einsehbar durch und Zum Senden nutzbar durch erscheinen.
Hinweise
Freigabe in Outlook Online
Wenden Sie sich bitte per E-Mail (support@actaport.de) oder im Chat an unseren Support.
Änderungen ausschließlich in Actaport
Das Hinzufügen von Benutzern in einem der beiden Felder Im Kanzleipostfach einsehbar oder Zum Senden nutzbar durch ist nicht möglich, da die in Office 365 hinterlegten Freigaben noch nicht durch Änderungen in Actaport überschrieben werden können.
Das Entfernen eines Benutzers aus einer der beiden Felder führt jedoch dazu, dass das gewählte Postfach für den entfernten Benutzer nicht mehr sichtbar ist bzw. nicht mehr zum Senden genutzt werden kann.
Freigabe von IMAP-Konten
Die gewünschte Freigabe können Sie direkt in Actaport vornehmen:
- Öffnen Sie im Menü den Bereich Einstellungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach.
- Scrollen Sie zum Bereich IMAP-Konten.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben der E-Mail-Adresse des Benutzers, auf dessen Konto andere Benutzer zugreifen dürfen sollen.
- Treffen Sie Ihre Auswahl:
Mehr zur Einbindung von E-Mail-Konten über das IMAP-Protokoll finden Sie in diesem Artikel: Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAP
