In Actaport können Kostenstellen eingerichtet werden, auf die spätere Umsätze verteilt werden. Diese können auf Benutzerbasis oder bspw. Rechtsgebiet angelegt werden.
Voraussetzungen
- Sie haben eins der FiBu-Module gebucht und die Bestätigung erhalten, dass wir es freigeschaltet haben. Um eine Auswertungen der Kostenstellen über den BuchhaltungsButler ziehen zu können, benötigen Sie FiBu Complete.
- Für die Anlage der Kostenstellen: Sie haben entweder Admin-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen.
- Für die Hinterlegung der Kostenstellen in den Akten: Sie verfügen über die FiBu-Berechtigung Mandatsbuchhaltung - Buchungen im Aktenkonto.
Schritte
Bitte gehen Sie wie folgt vor, um neue Kostenstellen anzulegen:
- Öffnen Sie den Menüpunkt Einstellungen > Abrechnung und scrollen Sie zum Bereich Kostenstellen.
- Klicken Sie auf Erste Kostenstelle anlegen bzw. ab der zweiten Kostenstelle auf Kostenstelle hinzufügen.
- Geben Sie der Kostenstelle eine Bezeichnung und geben Sie die Kostenstelle selbst an:
- Weisen Sie die Kostenstelle bei Bedarf einem aktiven Actaport-Benutzer zu.
Wenn Sie keinen Benutzer auswählen, könnten Sie beispielsweise stattdessen Kostenstellen für einzelne Rechtsgebiete anlegen. -
Angelegte Kostenstelle über das Schloss-Icon deaktivieren über das Stift-Symbol bearbeiten und über das Minus endgültig löschen. - Alle Änderungen werden erst durch Klicken auf Speichern gesichert.
Um eine angelegte Kostenstelle in einer Akte auszuwählen, folgen Sie bitte diesen Schritten:
- Erstellen Sie eine neue oder öffnen Sie eine bestehende Akte zur Bearbeitung.
- Scrollen Sie zum Bereich Mandant/Beteiligte.
- Klicken Sie dort auf den Reiter Honorar.
- Setzen Sie den Haken bei Erlösverteilung nach Kostenstellen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Kostenstellen aus.
- Entscheiden Sie, ob die Kosten anteilig nach Prozent oder Erlös verteilt werden. Wenn Sie nach Prozent auswählen, geben Sie im nächsten Feld eine Prozentzahl an:
Hinweise
Kostenstellen im Nachgang in Akte angepasst
- Wenn Sie den Status der Rechnung auf fakturiert setzen, werden die Kostenstellen benutzt, die zu diesem Zeitpunkt in der Akte hinterlegt werden.
- Ändern Sie Kostenstellen erst, nachdem Sie eine Rechnung im Status fakturiert haben, gelten diese erst für die nächsten Rechnungen.
Format der Kostenstellen
Die Kostenstelle kann maximal 6-stellig und muss alphanumerisch sein.
Kostenstellen ohne Benutzerzuordnung
Eine Kostenstelle muss nicht unbedingt einem konkreten Benutzer zugewiesen werden. Sie können auch allgemeine, auf einem Rechtsgebiet basierende Kostenstellen oder solche für die allgemeine Verwaltung erstellen. Bedenken Sie bitten, dass Sie diese Kostenstellen dann nur anteilig nach Prozent verteilt werden kann:
Erlösverteilung bei Abrechnung nach RVG
Wenn Sie nach RVG abrechnen, ist ausschließlich eine prozentuale Erlösverteilung möglich. Maßgeblich ist, dass abweichend von der Abrechnung nach Honorar, die einzelnen Tätigkeiten (bspw. Telefonat, Mandantengespräch, Gerichtstermin) nicht individuell erfasst und einzelnen Benutzer zugewiesen werden können.
Benutzer ohne eigene Kostenstellen
Auch Benutzer ohne eigene Kostenstellen können für erbrachte Tätigkeiten Positionen erstellen, die in Rechnung gestellt werden. Sie können diese Benutzer auf Aktenebene einer bestehenden Kostenstelle zuweisen:
Löschung oder Deaktivierung der Kostenstelle?
Deaktivieren:
- Die Kostenstellen bleibt in den Einstellungen hinterlegt.
- Bei der Anlage von neuen Akten bzw. der Änderung von bestehenden ist sie nicht mehr auswählbar.
- Bei alten Akten, in denen sie vor der Deaktivierung hinterlegt wurde, funktioniert alles wie bisher.
Löschen:
- Die Kostenstellen wird komplett entfernt.
- Sie kann bei neuen Akten nicht mehr ausgewählt werden und in Bestandsakten erhalten Sie bei der Rechnungserstellung eine Fehlermeldung, wenn die gelöschte Kostenstelle hinterlegt ist.