Innerhalb einer Akte können Dokumente in verschiedenen Ordnern abgelegt werden, um Ihre Arbeit effizient und strukturiert zu gestalten. Dafür können Sie in den Einstellungen eine aktenübergreifende Ordnerstruktur anlegen. In den einzelnen Akten können Sie alle oder nur einige dieser Ordner hinzufügen. Zusätzlich können unabhängig von der Baumstruktur auch immer weitere Unterordner angelegt werden.
Voraussetzungen
- Um Änderungen an der allgemeinen Ordnerstruktur vorzunehmen, benötigen Sie die Berechtigung Kanzleieinstellungen.
- Um in den Akten selbst Ordner aus den Einstellungen hinzuzufügen oder Unterordner anzulegen, sind keine Berechtigungen notwendig. Dies kann bei der Anlage der Akte oder im Nachgang geschehen.
Schritte
Allgemeine Ordnerstruktur definieren
- Öffnen Sie das Menü > Einstellungen > Akte und scrollen Sie zum Bereich Ordnerstruktur.
- Klicken Sie auf Ordner hinzufügen +, um einen neuen Ordner anzulegen. Klicken Sie anschließend in das Feld Neuer Eintrag und vergeben Sie einen neuen Namen.
- Ändern Sie die Reihenfolge Ihrer Ordner per Drag & Drop über das Icon
- Geben Sie an, ob der Ordner bei Aktenanlage bereits vorausgewählt sein soll, indem Sie bei Standardauswahl für neue Akten das Häkchen setzen. Dies gilt nur für zukünftig neu angelegte Akten; in bestehenden Akten wird dieser Ordner nicht rückwirkend angelegt.
- Entfernen Sie Ordner über das
. Bitte beachten Sie, dass der Ordner in bereits angelegten Akten, in denen dieser Ordner hinzugefügt wurde, weiter besteht.
Ordner bei Aktenanlage auswählen
- Scrollen Sie beim Anlegen einer Akte zum Bereich Sonstiges.
- Dort sind bereits die Ordner ausgewählt, bei denen in den Einstellungen bei Standardauswahl für neue Akten der Haken gesetzt wurde:
- Wählen Sie bei Bedarf weitere Hauptordner über das Auswahlmenü aus.
- Wenn Sie die Berechtigung Kanzleieinstellungen haben, können Sie auch an dieser Stelle über das Stift-Icon neue Standard-Ordner hinzufügen, die Ihnen anschließend auch in den Einstellungen angezeigt werden.
Ordner nachträglich in Bestandsakte hinzufügen
- Rufen Sie den Dokumentenbereich der Akte auf.
- Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Ordner anlegen (siehe: Schaltflächenleiste personalisieren).
- Wählen Sie einen der Ordner aus, die Ihnen an dieser Stelle angezeigt werden, und klicken Sie auf Anlegen:
Wenn gewünscht ist, dass ein Ordner angelegt wird, der an dieser Stelle nicht aufgeführt ist, gehen Sie wie oben (Allgemeine Ordnerstruktur definieren) beschrieben vor.
Unterordner anlegen
- Rufen Sie den Dokumentenbereich der Akte auf.
- Fahren Sie mit der Maus über den Namen des Hauptordners und klicken Sie auf das nun eingeblendete Drei-Punkte-Menü:
- Durch Klick auf dieses Menü werden Ihnen nun zusätzliche Optionen angezeigt. Klicken Sie auf Neu > Ordner, um einen Unterordner anzulegen:
Die Unterordner werden in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt; eine Anpassung ist derzeit nicht möglich:
Ordner und Unterordner löschen
Ordner und Unterordner können Sie nur löschen, wenn sich keine Dokumente mehr in diesen befinden. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
- Fahren Sie mit der Maus über den Namen des Ordners und klicken Sie auf das nun eingeblendete Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Löschen, damit der Ordner final entfernt wird. Ist die Option ausgegraut, fahren Sie bitte mit der Maus darüber, um sich den Tool-Tipp mit der Begründung anzeigen zu lassen:
Hinweise
Der Ordner Dokumente
Der Ordner Dokumente wird immer automatisch erstellt, auch wenn dieser in den Einstellungen für die Akte nicht aufgeführt wird. Da es sich hierbei um einen vom System generierten Ordner handelt, kann dieser nicht gelöscht werden.
