Nachdem Sie die Bearbeitung eines Dokumentes abgeschlossen haben, ist das entsprechende Dokument in der Übersicht zunächst grau hinterlegt (ausgegraut) und einige Aktionen sind nicht möglich:
Warum wird das Dokument ausgegraut?
Nach dem Schließen des Dokuments wird dieses im Hintergrund mit Actaport synchronisiert. In der Zeit dieser Synchronisation ist ein Bearbeiten des Dokuments nicht möglich.
In der Regel sollte dieser Vorgang, auch bei langsamer Internetverbindung, nicht länger als ca. 15 Sekunden dauern.
Was, wenn das Dokument auch nach mehr als 15 Sekunden nicht wieder zur Verfügung steht?
In seltenen Fällen kann es sein, dass sich das Dokument, abhängig vom Verhalten des Browsers in Bezug auf Caching, nach der Synchronisation nicht allein entsperrt und eine erneute Bearbeitung zulässt. Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:
- Schließen Sie die Akte im Menüband auf der linken Seite.
- Öffnen Sie die Akte erneut (über die Suche oder das Aktenverzeichnis).
Actaport prüft im Hintergrund noch einmal die Synchronisation und das Dokument sollte sich nach kurzer Zeit entsperren.
Bearbeitung in Microsoft Word
Ähnlich verhält es sich, wenn Sie ein Dokument in Microsoft Word geöffnet und das Programm dann geschlossen haben:
Gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü ganz rechts.
- Klicken Sie auf Bearbeitung beenden.
Nur der Benutzer, der das Dokument in Microsoft Word geöffnet hatte, kann die Bearbeitung beenden und anderen Benutzern dadurch die weitere Bearbeitung ermöglichen. Ihnen wird der Name dieses Benutzers immer angezeigt.