Als praktisches Kontrollwerkzeug steht in Actaport der Bereich Auswertungen zur Verfügung. Diese Stundenübersicht erlaubt Ihnen beispielsweise schnell prüfen, wie viele Stunden in den vergangenen Monaten erfasst, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurden.
Als weiteres Controlling-Tool steht Ihnen auch das Rechnungsbuch zur Verfügung: Rechnungsbuch.
Voraussetzungen
- Benutzern mit der Rolle Rechnungsbuch werden im Bereich "Auswertungen" alle erfassten Stunden aufgelistet.
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Benutzern ohne diese Rolle werden im Bereich "Auswertungen" nur die eigenen erfassten Stunden aufgelistet.
Wie Sie einen Benutzer mit zusätzlichen Rollen ausstatten, können Sie hier nachlesen.
Ansicht mithilfe von Filtern anpassen
Mit Hilfe eines Filter lässt sich die Liste der erfassten Stunden anpassen und individuell darstellen.
Öffnen Sie den Filter, indem Sie das Symbol oben rechts auswählen:
| Im geöffneten Filter finden Sie zwei Varianten: den einfachen Modus und den Expertenmodus. |  |
Einfacher Modus (Expertenmodus deaktiviert)
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Im Feld Status finden Sie alle verschiedenen Statusvarianten aufgelistet, in denen sich eine erfasste Stundenposition in Actaport befinden kann. Wählen Sie hier den oder die Einträge aus, nach denen Sie filtern möchten. Sie können hier auch mehrere Einträge auswählen, beispielsweise den Status "Teilbezahlt" und "Bezahlt". |
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Im Feld Akte können Sie direkt nach einer Akte filtern. |
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Im Feld Datum können Sie das Erstelldatum einer Stundenposition weiter eingrenzen. Hier stehen Ihnen bereits vorgefertigte Kriterien wie "Heute", "Aktueller Monat" oder "Letzter Monat" zur Verfügung; Sie können über "Benutzerdefiniert" aber auch jede beliebige Zeitspanne hinterlegen. |
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Expertenmodus
| Den Expertenmodus aktivieren Sie, indem Sie den Regler anklicken. |  |
| Im linken Feld stehen Ihnen sämtliche Kriterien zur Verfügung, nach denen gefiltert werden kann und die in Zusammenhang mit einer Stundenposition stehen. |  |
| Der Operator passt sich an das Kriterium an, welches Sie im Feld gewählt haben: | |
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Haben Sie ein erstes Filterkriterium eingestellt, können Sie nun weitere Operatoren hinzufügen, die in Gänze dann Ihren Filter bilden.
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Wählen Sie Weiteren Operator hinzufügen, können Sie das bereits eingestellte Kriterium um zusätzliche Eigenschaften erweitern. Als Beispiel der Zeitraum im aktuellen und im vergangenen Monat. Das bedeutet, dass mindestens eines dieser Teilkriterien zutreffen muss. |
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| Über Weiteres Feld hinzufügen können Sie ein weiteres Kriterium hinzufügen, welches verschieden von den bereits hinterlegten ist. | |
| Diese werden dann als sogenannte Und-Verknüpfung hinterlegt. Das bedeutet, alle dieser Kriterien müssen zutreffen. |  |
Beispiel:
Das folgende Beispiel eines Expertenfilters listet sämtliche offenen Stundenpositionen auf, die als Zeitraum den aktuellen oder den letzten Monat angegeben haben und welche von der Sachbearbeiterin Frau Nicola Neugier erstellt wurden.
Wählen Sie sowohl im einfachen Modus als auch im Expertenmodus nun Anwenden, um den eingestellten Filter anzuwenden. Die Ansicht aller Stundenpositionen wird nun entsprechend gefiltert.
Expertenmodus speichern
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Ihr individueller Expertenmodusfilter lässt sich nicht nur anwenden, sondern Sie können diesen dauerhaft speichern. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil rechts neben Anwenden. Über + Anlegen können Sie diesen Filter benennen (und für andere freigeben), so dass Sie diesen für spätere Auswertungen für sich konfiguriert haben und somit effektiv aufrufen können. |
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Export der Ansicht
| Je nachdem, ob Sie das Radialmenü unten rechts auf dieser Seite personalisiert haben, steht Ihnen die Aktion 'Exportieren als CSV' direkt als Icon (rot) zur Verfügung: |  |
Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Aktionsmenü  oder direkt auf die Schaltfläche. |
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Die Datei kann man in einem Tabellenbearbeitungsprogramm (beispielsweise mit dem im Microsoft 365 Business Standard-Paket enthaltenen Excel oder in Numbers von Apple) weiter bearbeiten und anschließend als Aktendokument (Stundenzettel) importieren. Siehe auch:
Neben der CSV können Sie die Datei auch schnell als PDF erstellen und direkt per E-Mail oder beA versenden, herunterladen, in einer Akte abspeichern oder ausdrucken: Rechnungsübersicht und Auswertung exportieren.
