Individuelle Rechtsgebiete erfordern unterschiedliche Anforderungen an ein Aktenformular Ihrer Kanzlei. Dies ermöglicht Actaport mit einer unkomplizierten Einstellung.
Voraussetzung
- Für die Änderung der Bezeichnung der Zusatzinformationen benötigen Sie die Berechtigung Kanzleieinstellungen.
- Um Zusatzinformationen in der Akte zu hinterlegen, ist keine zusätzliche Berechtigung notwendig.
Schritte
Umbenennung der Zusatzinformationen in den Einstellungen
- Öffnen Sie über das Menü > Einstellungen > Akte.
- Scrollen Sie ganz nach unten zum Bereich Zusatzinformationen.
- Standardmäßig finden Sie dort die Kategorie Allgemeines. Legen Sie bei Bedarf zusätzliche Kategorien an, indem Sie auf Kategorie hinzufügen + klicken.
- Klicken Sie auf das Icon
rechts neben der jeweiligen Kategorie, um die Zusatzinformationen zu bearbeiten:
- In dem sich öffnenden Reiter können Sie eine Vielzahl von Feldertypen hinterlegen:
- Eingabefeld: Ein Feld, in das ein Text oder eine Zahl eingetragen werden kann.
- Datum und Zeit: Ein Feld, in das ein Datum, eine Uhrzeit oder auch Datum und Uhrzeit eingetragen werden kann
- Auswahl: Ein Auswahlmenü, in dem entweder eine einfache oder eine Mehrauswahl möglich ist
- Checkbox: Ein Eintrag mit Kontrollkästchen
- Radiobutton: Mindestens zwei Optionen, die alle sichtbar sind und von denen eine ausgewählt werden kann:
- Ziehen Sie den gewünschten Feldertyp in den grauen Bereich links und legen Sie ihn dort ab:
- Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Änderungen vorgenommen werden können.
Bei Eingabefeldern
Bezeichnung: Wie die Zusatzinformation in allen Akten und der Platzhalter heißen soll.
Label im Eingabefeld: Grau hinterlegte Information im Feld selbst, die Benutzern in der Akte angezeigt wird, wie bspw.:
Hilfstext: Sobald in den Einstellungen ein Hilfstext hinterlegt ist, wird dieser allen Benutzern über ein kleines ?-Icon eingeblendet:
Datentyp: Sie können zwischen Text, (mehrzeiligem) Textfeld, Kommazahl und Ganzzahl wählen. Wir empfehlen, Text zu hinterlegen, falls die Eingabe einer Telefonnummer oder PLZ gewünscht ist.
Pflichtfeld: Wenn das Häkchen bei Pflichtfeld gesetzt ist, muss dies befüllt werden, damit die Akte angelegt bzw. die Änderungen gespeichert werden kann. Das Feld wird anschließend mit einem Asterisk versehen:
Spezifikation zum Input: Tragen Sie bspw. "km" ein, um zu verdeutlichen, dass eine Kilometerangabe gewünscht ist.
Bei Datum und Uhrzeit
Bezeichnung: Wie die Zusatzinformation in allen Akten und der Platzhalter heißen soll.
Datentyp: Datum, (Uhr)Zeit oder Datum und (Uhr)Zeit
Pflichtfeld: Wenn das Häkchen bei Pflichtfeld gesetzt ist, muss dies befüllt werden, damit die Akte angelegt bzw. die Änderungen gespeichert werden kann. Das Feld wird anschließend mit einem Asterisk versehen.
Bei Auswahl
Bezeichnung: Wie die Zusatzinformation in allen Akten und der Platzhalter heißen soll.
Label im Eingabefeld: Grau hinterlegte Information im Feld selbst, die Benutzern in der Akte angezeigt wird, wie bspw.:
Hilfstext: Sobald in den Einstellungen ein Hilfstext hinterlegt ist, wird dieser allen Benutzern über ein kleines ?-Icon eingeblendet:
Datentyp: Sie können wählen, ob die bearbeitende Person in der Akte lediglich einen Eintrag auswählen kann oder mehrere.
Pflichtfeld: Wenn das Häkchen bei Pflichtfeld gesetzt ist, muss dies befüllt werden, damit die Akte angelegt bzw. die Änderungen gespeichert werden kann. Das Feld wird anschließend mit einem Asterisk versehen.
Standard-Eintrag: Sie können einen Standard-Eintrag hinterlegen, der in der Akte vorausgefüllt ist.
Eintrag hinzufügen +: Fügen Sie die Einträge des Auswahlmenüs hinzu.
Bei Checkbox
Bezeichnung: Wie die Zusatzinformation in allen Akten und der Platzhalter heißen soll.
Standard-Eintrag: Sie können auswählen, ob das Häkchen im Kontrollkästchen standardmäßig bereits gesetzt ist.
Bei Radiobutton
Bezeichnung: Wie die Zusatzinformation in allen Akten und der Platzhalter heißen soll.
Standard-Eintrag: Sie können einen Standard-Eintrag hinterlegen, der in der Akte vorausgefüllt ist.
Eintrag hinzufügen +: Fügen Sie die Einträge als Radiobuttons hinzu.
8. Klicken Sie unten rechts auf Speichern, damit Ihnen die neuen Felder in den Akten angezeigt werden können.
Hinterlegung der Zusatzinformationen in der Akte
- Öffnen Sie eine Bestandsakte zur Bearbeitung oder legen Sie eine neue an.
- Wechseln Sie ganz oben vom Reiter Stammdaten zum Reiter Zusatzinformationen.
- Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen und wählen Sie eine der angelegten Kategorien aus.
- Die in den Einstellungen hinterlegten Bezeichnungen werden nun geladen und die Felder können entsprechend der Einstellungen befüllt werden:
Nutzung der Zusatzinformationen als Platzhalter
Die Zusatzinformationen stehen Ihnen bei der Anlage von Vorlagen als Platzhalter zur Verfügung.
- Öffnen Sie Ihre Vorlage zur Bearbeitung und klicken Sie oben auf Plugins > Platzhalter. Dort finden Sie eine Kategorie Zusatzinformationen (Akte).
- Wählen Sie die Kategorie aus, aus welcher Sie die Platzhalter einfügen möchten.
- Wählen Sie anschließend die gewünschten Platzhalter selbst aus:
Hinweis: Die Platzhalter aus der selbst angelegten Kategorie "Kündigung" heißen "Kündigung - Zusatzinformation", während die Platzhalter aus der mitgelieferten Kategorie "Allgemeines" keinen Vorsatz haben. - Nach Auswahl und mit Klick auf Übernehmen lassen sich damit sehr individuelle Vorlagen für Ihr Rechtsgebiet erstellen:
Hinweise
Zwischenspeichern der Informationen
Während die Einstellungen der Zusatzinformationen (in den Einstellungen > Akte) überarbeitet werden, werden vorgenommene Änderungen nicht gecached. Das heißt, dass diese verloren gehen, sollten Sie währenddessen in einen anderen Bereich von Actaport wechseln.
