Automatische Speicherung gesendeter Nachrichten

In Actaport haben Sie die Möglichkeit, gesendete E-Mails und beA Nachrichten mit Aktenbezug automatisch im Dokumentenbereich der Akte zu speichern.

Voraussetzungen

Um die Einstellung vorzunehmen, benötigen Sie entweder Admin-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen.

Schritte

1. Öffnen Sie die Einstellungen.
2. Klicken Sie auf den Bereich Postfach.
3. Scrollen Sie bis zum Bereich Automatische Speicherung nach unten.
4. Hier haben Sie folgende Optionen für Ihre E-Mails und beA Nachrichten:
   
   
   1. Nachrichten werden vom Benutzer manuell aus dem Postfach-Ordner "Gesendet" in der betreffende Akte gespeichert.
      • Dies ist die Standardeinstellung.
      • Um in der Akte gespeichert zu werden, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Rufen Sie die Nachricht im Gesendet Ordner des Kanzleipostfachs auf:
           
        2. Wählen einen Ordner aus und klicken auf das (Zur Akte):
           
   2. Nachrichten werden automatisch in der betreffenden Akte gespeichert.
      • Die Aktenauswahl wird beim Versenden der Nachricht getroffen.
      • In den Einstellungen legen Sie den Ordner aus dem Dokumentenbereich der Akte fest, in dem die Nachricht gespeichert werden soll.
      • Im Aufklappmenü werden alle Ordner angezeigt, die Sie in der Ordnerstruktur angelegt haben. Zusätzlich steht Ihnen ein Ordner Gesendete Dokumente zur Verfügung:
        
        

Hinweis

• Eine in der Akte gespeicherte Nachricht erkennen Sie im Gesendet Ordner an dem grünen Häkchen:
  
• Bitte beachten Sie, dass die Kanzleieinstellung allgemeingültig ist und somit alle Benutzer betrifft.
• Die Änderung gilt nicht rückwirkend.
• E-Mails ohne Aktenbezug müssen weiterhin manuell in einer Akte gespeichert werden, wenn die automatische Speicherung aktiviert ist.