Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.
Eine Alternative mit vielen zusätzlichen Vorteilen ist die Domain-Integration.
Bitte beachten Sie unbedingt die Hinweise am Ende dieses Artikels.
Voraussetzungen
- Für die Einbindung der E-Mail-Adressen selbst müssen Sie Administratoren-Rechte haben.
- Sie können dann festlegen, welcher Benutzer welche Zugriffe bekommt.
Schritte
- Öffnen Sie im Menü den Bereich Einstellungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach.
- Klicken Sie im Bereich IMAP-Konten auf Hinzufügen:
- Geben Sie in dem sich öffnenden Bereich nun einige grundsätzliche Daten des E-Mail-Kontos, welches in Actaport eingebunden werden soll, ein. Pflichtfelder sind mit einem
markiert:
Anzeigename: Der Absendername, der beim Empfänger der E-Mail erscheint. E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse, die Sie einbinden möchten. Benutzername: Benutzername für Anmeldung beim E-Mail-Konto. Passwort: Passwort für Anmeldung beim E-Mail-Konto. Im Kanzleipostfach einsehbar durch: Auswahl der Benutzer, die eingehende E-Mails an diese Adresse sehen darf. Zum Senden nutzbar durch: Auswahl der Benutzer, die von dieser E-Mail-Adresse schreiben dürfen. Benutzerzuordnung: Der hier eingetragene Benutzer gilt als Eigentümer und kann als solcher bei der Erstellung von Workflows hinterlegt werden.
- Geben Sie die entsprechenden Server-Daten ein (siehe Hinweise unten):
- Nach Eingabe der Server-Daten, klicken Sie auf IMAP-Ordner laden:
Dies bedeutet, dass die erste Verbindung zum E-Mail-Konto aufgenommen und die Ordnerstruktur geladen wird. - Weisen Sie nun die Ordner aus Ihrem E-Mail-Konto den Ordnern im Kanzleipostfach von Actaport zu. Diese Auswahl ist notwendig, da die Ordner je nach Anbieter unterschiedlich benannt sind (bspw. Inbox oder Posteingang):
- Klicken Sie abschließend auf Speichern.
Hinweise
IMAP oder Domain-Integration?
Eine Domain-Integration bringt viele Vorteile:
- Sie können Ihre Kalender in Actaport anzeigen lassen und verwalten. Das heißt, dass in Outlook erstellte Termine direkt nach Actaport gespielt werden und umgekehrt.
- Sie können Ihre bestehenden Kontakte in Actaport importieren.
- Ihr Anmeldename bei Actaport und für Ihr Office-Konto ändert sich auf Ihre persönliche Exchange-E-Mail-Adresse (bspw. max.mustermann@meinekanzlei.de).
- Sie können Ihre E-Mails über das Outlook-Add-In verakten.
- Ihre E-Mails in Actaport laden schneller als über das IMAP Protokoll.
Eine Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAP ist u. A. empfehlenswert, wenn:
- Ihnen die Domain nicht gehört.
- Sie nicht alle E-Mail-Adressen unter der Domain einbinden möchten.
Einbindung eines Gmail-Kontos
Beachten Sie bitte unseren Hinweis unter Verbindungsprobleme bei Gmail und IMAP.
Eingabe der Server-Daten
Eine Auswahl der Server-Einstellungen verschiedener E-Mail-Anbieter finden Sie im folgenden Artikel: Die IMAP Einstellungen der gängigsten Anbieter.
Fehlermeldung
Falsch eingegebene Server-Daten resultieren in vielen Fällen in einem Verbindungsfehler beim Laden der IMAP-Ordner in Schritt 6. Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben.
