Das Kanzleipostfach ist im Grunde ein Live-Blick auf alle Konten, für die Ihr Benutzer berechtigt ist:
- Exchange-Konten
- Postfach des eigenen Benutzers und allgemeine Kanzleiadresse
- Je nach Freigaben weitere Exchange-Postfächer
- ggf. IMAP-Konten
- beA-Konten (über beA-Zertifikate)
- Nachrichten, die Ihnen über das Mandanten-Portal geschickt wurden
- Korrespondenz mit den Versicherungen über die e.Consult-Schnittstelle
- Im Postfach hochgeladene Dokumente (siehe unten)
Beim Öffnen des Kanzleipostfachs sehen Sie sofort alle Ihnen zur Verfügung stehenden Nachrichtentypen:
Dabei kann die Darstellung auch, je nachdem, welche Module Sie gebucht haben und welche Kommunikationswege Sie eingebunden haben, etwas abweichen.
Nachrichten im Kanzleipostfach liegen noch nicht im Datensafe von Actaport; dafür müssen sie erst veraktet werden. Dieser Vorgang wird hier beschrieben.
Dateien hochladen
Zusätzlich besteht im Kanzleipostfach die Möglichkeit, eigene Dateien (z. B. eingescannte Post oder Faxe) hochzuladen. Diese können dann ebenso einer Akte zugeordnet werden. Den Upload eines Dokuments führen Sie entweder per Drag & Drop direkt ins Kanzleipostfach oder über den einen der folgenden Buttons durch:
| Ohne Radialmenü oben links: | |
| Im Radialmenü unten rechts: |
Wer sieht was im Kanzleipostfach?
| E-Mails an die allgemeine Kanzleiadresse |
Alle Actaport-Benutzer Ihrer Kanzlei |
| E-Mails an die einzelnen Exchange-Konten der Benutzer | Nur der jeweilige Benutzer, außer wenn anders eingestellt: Office-Postfachfreigaben übernehmen |
| E-Mails an eingebundene IMAP-Konten |
Alle Benutzer, die für das jeweilige Konto im Feld Im Kanzleipostfach einsehbar durch eingetragen wurden (siehe auch: Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAP) |
| beA Nachrichten | Nur der Besitzer des Postfachs, außer wenn anders eingestellt: beA Rechte für Mitarbeiter |
| Nachrichten aus dem Mandanten-Portal | Benutzer mit der Berechtigung Mandanten-Portal und Zugriff auf die jeweilige Akte |
| Nachrichten über die e.Consult-Schnittstelle |
Benutzer, denen eine e.Consult-Lizenz zugewiesen wurde |
| Hochgeladene Dokumente (bspw. eingescannte Post und Faxe) |
Alle Actaport-Benutzer Ihrer Kanzlei
|
Das Kanzleipostfach wird automatisch aktualisiert, wenn sich neue Nachrichten in den entsprechenden Postfächern befinden.
Vom Benutzer hochgeladene Dokumente befinden sich sofort nach erfolgreichem Upload im Kanzleipostfach in der entsprechend aktualisierten Ansicht.
Anzeige weiterer Ordner im Kanzleipostfach
Wenn Sie im Kanzleipostfach auf das Wort Posteingang oben klicken, öffnet sich ein Auswahlmenü, welches Ihnen Zugriff auf weitere Ordner gewährt:
Bitte beachten Sie, dass von Ihnen persönlich bspw. in Outlook angelegte Ordner nicht in Actaport angezeigt werden können. Sie können hier immer auf die Standard-Ordner Entwürfe, Gesendet, Spam, Papierkorb und Fehler zugreifen.
