Legen Sie Kontakte an, damit Sie diese dann als Beteiligte in Akten hinterlegen und ihnen E-Mails oder beA Nachrichten schicken können, ohne die Daten mehrfach eingeben zu müssen. Sowohl importiere als auch neu angelegte Kontakte stehen allen Benutzern Ihrer Kanzlei gleichermaßen zur Verfügung.
Voraussetzung
Unsere Empfehlung ist, dass Sie vor der Anlage eines neuen Kontaktes unbedingt kurz prüfen, ob er womöglich bereits erstellt wurde, um so ungewünschte Dubletten zu vermeiden:
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- Rufen Sie das Menü und dann den Bereich Kontakte auf.
- Geben Sie oben rechts im Suchfeld Suche nach Kontakten den Nachnamen der natürlichen Person bzw. den Namen der juristischen Person ein:
- Die Suchergebnisse aktualisieren sich automatisch. Sollte Ihr Kontakt noch nicht aufgeführt werden, können Sie ihn nun neu anlegen. Falls es ihn schon gibt, steht er Ihnen bspw. zur Hinterlegung in Akten bereits zur Verfügung.
Schritte
- Es gibt mehrere Möglichkeiten, um in Actaport einen neuen Kontakt anzulegen:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt anlegen bzw. das Drei-Punkte-Menü auf dem Dashboard.
- Klicken Sie auf den Bereich Kontakte im Hauptmenü und dann die Schaltfläche Kontakt anlegen.
- Klicken Sie bei der Anlage der Akte im Bereich Mandant/Beteiligte hinzufügen auf das kleine Icon zur Erstellung eines neuen Kontaktes:
- Legen Sie fest, ob es sich bei dem Kontakt um eine natürliche oder juristische Person handelt. Das Formular ändert sich entsprechend Ihrer Auswahl.
- In dem sich öffnenden Formular reicht es, einen Nachnamen einzugeben. Ergänzungen oder Änderungen können bei Bedarf im Nachgang vorgenommen werden.
- Klicken Sie auf Anlegen, um Ihre Eingabe zu speichern.
Hinweise
Anlage eines Kontaktes mit beA-ID
Wenn Sie Ihr beA Softwarezertifikat bereits eingebunden haben und es sich bei dem Kontakt um einen Rechtsanwaltskollegen oder eine Rechtsanwaltskollegin bzw. um ein Gericht handelt, empfehlen wir, dass Sie wie hier beschrieben vorgehen.
Kontaktformular individualisieren
Im Kontaktformular finden Sie wie auch an vielen anderen Stellen in Actaport Möglichkeiten zur Personalisierung:
- Durch Klick auf
können Sie die Vorschlagsliste für einige Auswahlfelder bearbeiten und die Reihenfolge der Vorschläge anpassen (hier beispielsweise den Titel/Akademischer Grad einer natürlichen Person):
- Zusätzlich zu den von Actaport vorgegebenen Eingabefeldern im Kontaktformular haben Sie die Möglichkeit, individuelle Zusatzinformationen zu speichern. Diese Zusatzinformationen definieren Sie sich nach Ihren persönlichen Anforderungen: siehe individuelle Platzhalter mit Zusatzinformationen für Kontakte.
Kontakte als Favoriten speichern
Neben der Ansicht Alle Kontakte können Sie standardmäßig auch auf die Ansicht Favoriten zugreifen. Dort finden Sie alle Kontakte, die Sie für sich als Favorit abgespeichert haben. Dies ist wie folgt möglich:
- Direkt bei der Anlage des Kontaktes
- Im Nachgang über das Drei-Punkte-Menü in der Kontaktliste
Die Favoriten können Sie dann wiederum exportieren, so dass sie Ihnen auch im Outlook zur Verfügung stehen.
Kontakte bei der Dokumentenerstellung als Empfänger auswählen
Wenn Sie bei der Erstellung eines neuen Dokumentes eine Vorlage auswählen, werden zusätzliche Felder eingeblendet, die Ihnen u. A. die Auswahl eines Empfängers erlauben. Bitte bedenken Sie dabei, dass ein Kontakt Ihnen hier nur angezeigt wird, wenn:
- er als Unterbeteiligter oder als Ansprechpartners eines Beteiligten in der Akte hinterlegt ist bzw. in der Akte als Vertreter aufgeführt ist
- im Kontaktformular selbst eine Postanschrift angegeben ist
Einen Ansprechpartner oder Vertreter hinterlegen
Vor allem wenn Sie den Kontakt einer juristischen Person anlegen, ist es sinnvoll, auch die entsprechenden Ansprechpartner und Vertreter, wie z. B. eine Geschäftsführerin zu hinterlegen:
- Wie Sie einen Ansprechpartner als Kontakt anlegen und mit dem Hauptkontakt verknüpfen, erfahren Sie hier.
- Bitte verfahren Sie bei den Vertretern genauso. Hier ist lediglich zu bedenken, dass Sie die Rolle des Vertreters noch über das Stiftsymbol genauer definieren können:
- Sie können bis zu 30 Vertreter hinterlegen.
