Actaport bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in in der Anwendung integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und PowerPoint zu bearbeiten.
Voraussetzungen
- Sie haben die Microsoft Office Apps auf Ihrem Computer oder Tablet installiert (Teil der Actaport Professional Lizenz).
- Sie sind mit Ihren Office Zugangsdaten in der Microsoft App angemeldet.
- Sie haben das automatische Speichern in Ihrer Microsoft App standardmäßig aktiviert (beachten Sie hierzu bitte die Anleitung unter Actaport 365 App Integration (automatisches Speichern))
- Sie haben die notwendige Berechtigung in Actaport.
Schritte: Vergabe der notwendigen Berechtigung in Actaport
- Voraussetzung: Sie haben Admin-Rechte.
Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch für die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung erforderlich.
- Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
- Klicken Sie auf das Stift-Icon, um das Profil des jeweiligen Benutzers zu bearbeiten.
- Scrollen Sie nach unten zum Bereich Externe Dienste.
- Öffnen Sie das Aufklappmenü und wählen Sie Dateien mit MS Office 365 bearbeiten aus:
Übrigens: Wie mit anderen Berechtigungen auch sehen Sie in der Benutzerübersicht, wem dieses Recht zugewiesen wurde:
Hinweise
Verschieben in den SharePoint
Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig in den Microsoft SharePoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.
Einen entsprechenden Warnhinweis sehen Sie deshalb auch beim Hinzufügen der Berechtigung:
Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.
- Dateinamen nicht ändern
- Speicherort nicht ändern
- Dokument nicht löschen
Microsoft 365 Nutzung mit der Starter-Lizenz
Diese Option, in Actaport abgelegte Dateien direkt mit den Microsoft 365 Apps zu nutzen, ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhalten Sie eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.
Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:
mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten
