In Actaport können Sie Gruppen anlegen und ihre Mitglieder mit bestimmten Rollen ausstatten. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
- Sie können den Zugriff auf eine Akte auf einen bestimmten Benutzerkreis beschränken.
- Sie können Dezernate anlegen, um gezielt bestimmte Akten auswerten zu können.
- Sie können eine Aufgabe einer ganzen Gruppe zuweisen, so dass sie allen Mitgliedern auf dem Dashboard angezeigt wird.
Voraussetzungen
Sie haben die Berechtigung Kanzleieinstellungen und Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.
Eine Gruppe anlegen
- Öffnen Sie das Menü und dann den Bereich Kanzleiverwaltung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppen.
- Legen Sie eine neue Gruppe an, indem Sie oben rechts auf das + klicken.
- Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie aus dem Aufklappmenü unter allen aktiven Benutzern die Mitglieder der Gruppe aus:
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit
.
Eine Gruppe mit Rechten ausstatten
- Nachdem Sie die Gruppe angelegt haben, klicken Sie nun auf das Drei-Punkte-Menü ganz rechts.
- Vergeben Sie nun das Recht Empfänger für Aufgaben, Als Dezernat verwenden und/oder Zugriff beschränken.
- Das Menü schließt sich und in der Übersicht wird ersichtlich, dass das Recht zugewiesen wurde:
Weitere Aktionen
Rechte vergeben oder entziehen
Gehen Sie wie oben beschrieben vor.
Weitere Mitglieder hinzufügen oder entfernen
- Klicken Sie auf das Stift-Icon.
- Wählen Sie zusätzliche Benutzer aus oder entfernen Sie sie über das Aufklappmenü.
- Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick aufs Häkchen.
Den Namen einer Gruppe ändern
- Klicken Sie auf das Stift-Icon.
- Ändern Sie den Namen der Gruppe.
- Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick aufs Häkchen.
Eine Gruppe löschen
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon.
Bitte beachten Sie, dass eine Gruppe nur gelöscht werden kann, wenn sie nicht noch aktive Verwendungszwecke hat.
