In Actaport können Sie Gruppen anlegen und ihre Mitglieder mit bestimmten Rollen ausstatten. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
- Sie können den Zugriff auf eine Akte auf einen bestimmten Benutzerkreis beschränken.
- Sie können Dezernate anlegen, um gezielt bestimmte Akten auswerten zu können.
- Sie können eine Aufgabe einer ganzen Gruppe zuweisen, sodass sie allen Mitgliedern auf dem Dashboard angezeigt wird.
- Sie können eine Gruppe als Team für Microsoft Teams in der Akte hinterlegen.
Voraussetzungen
Sie haben die Berechtigung Kanzleieinstellungen und Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.
Eine Gruppe anlegen
- Öffnen Sie das Menü und dann den Bereich Kanzleiverwaltung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppen.
- Legen Sie eine neue Gruppe an, indem Sie oben rechts auf das + klicken.
- Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie aus dem Aufklappmenü unter allen aktiven Benutzern die Mitglieder der Gruppe aus:
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit
.
Eine Gruppe mit Rechten ausstatten
- Nachdem Sie die Gruppe angelegt haben, klicken Sie nun auf das Drei-Punkte-Menü ganz rechts.
- Vergeben Sie nun das Recht Empfänger für Aufgaben, Als Dezernat verwenden und/oder Zugriff beschränken.
- Das Menü schließt sich und in der Übersicht wird ersichtlich, dass das Recht zugewiesen wurde:
Weitere Aktionen
Rechte vergeben oder entziehen
Gehen Sie wie oben beschrieben vor.
Weitere Mitglieder hinzufügen oder entfernen
- Klicken Sie auf das Stift-Icon.
- Wählen Sie zusätzliche Benutzer aus oder entfernen Sie sie über das Auswahlmenü.
- Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick aufs Häkchen.
Den Namen einer Gruppe ändern
- Klicken Sie auf das Stift-Icon.
- Ändern Sie den Namen der Gruppe.
- Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick aufs Häkchen.
Eine Gruppe löschen
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon.
Bitte beachten Sie, dass eine Gruppe nur gelöscht werden kann, wenn sie nicht noch aktive Verwendungszwecke hat.
Hinweise
Eine Gruppe für MS Teams berechtigen
Es kann mehrere Minuten dauern, bis die Gruppe für MS Teams freigeschaltet ist. In der Zwischenzeit erhalten Sie diesen Hinweis:
Mitglieder der Gruppe entfernen
Wenn Sie jemanden aus der Gruppe entfernen und diese Gruppe für MS Teams freigeschaltet war, kann die Person weiterhin auf den Kanal in Microsoft Teams zugreifen.
Rechte einer Gruppe entfernen
Wenn bei einer Gruppe die Funktion MS Teams deaktiviert wird, gibt es das Team in den bisherigen Akten noch immer, aber die Gruppe kann in keiner neuen Akte als Team hinzugefügt werden.
