Workflows für Eingangskanäle im Postfach

Mit Hilfe eines Workflows werden in Ihrem Postfach Felder vorab ausgefüllt und Ihnen basierend auf Ihren Einstellungen vorgeschlagen. Dies betrifft alle Eingangskanäle in Actaport: beA, E-Mails (Kanzlei-E-Mail-Adresse, Exchange-Konten und IMAP-Konten) sowie Dokumenten-Upload.

Voraussetzungen

Sie haben entweder Admin-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen.

Schritte

Workflow anlegen

1. Öffnen Sie die Einstellungen > Postfach.
2. Scrollen Sie zum Bereich Eingangsworkflow.
3. Wählen Sie einen Eingangskanal aus.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen:
   
   
5. Wählen Sie ggf. aus, für welches Exchange- oder IMAP-Konto Sie die Einstellung vornehmen.
6. Wählen Sie die Benutzerrolle bei der erstmaligen Zuweisung aus dem Kanzleipostfach heraus aus.
7. Wählen Sie den bei diesem Eingangskanal vorzuschlagenden Ordner aus.
8. Wählen Sie die Benutzerrolle bei der späteren Zuweisung im Benutzerpostfach aus
   

   Eingangskanal	Auswahlmöglichkeiten Benutzerzuweisung im Kanzleipostfach	Auswahlmöglichkeiten Ordner im Kanzleipostfach	Auswahlmöglichkeiten Benutzerzuweisung im Benutzerpostfach
   E-Mail-Konten	Sachbearbeiter der Akte Assistenz der Akte Eigentümer der E-Mail-Adresse > Keine Auswahlmöglichkeit bei der Kanzlei-E-Mail-Adresse > IMAP: siehe Hinweise	Auswählbar sind der Ordner Dokumente und die Ordner, die Sie selbst als Standardordner festgelegt haben	Gleiche Auswahlmöglichkeiten wie im Kanzleipostfach
   beA-Konten	Sachbearbeiter der Akte Assistenz der Akte Eigentümer
   Hochgeladene Dokumente	Benutzer, der den Upload vorgenommen hat Sachbearbeiter der Akte Assistenz der Akte

9. Fügen Sie weitere Workflows hinzu, indem Sie auf Hinzufügen klicken:
   
10. Speichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie unten auf Speichern klicken. Ihre Einstellungen gelten dann kanzleiweit für alle genannten Benutzer und Prozesse.

Anwendung des Workflows im Kanzleipostfach

• Vorher:
  Eine E-Mail wird im Kanzleipostfach geöffnet: Ordner und Benutzer müssen zugewiesen werden.
• Nachher:
  Die Felder Ordner und Benutzer werden vorab ausgefüllt, sobald ein Aktenbezug hergestellt wird.

Hinweise

Add-In ActaOutlook

Der gespeicherte Workflow kann auch im Outlook-Add-In angewendet werden.

IMAP-Konten

Wenn E-Mail-Konten via IMAP eingebunden wurden, muss der Eigentümer der E-Mail-Adresse zusätzlich bei den IMAP-Einstellungen hinterlegt sein. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Einstellungen > Postfach
2. Klicken Sie auf das Stift-Icon neben der jeweiligen E-Mail-Adresse unter Benutzereinstellungen > IMAP-Konten
3. Wählen Sie im Feld Benutzerzuordnung den jeweiligen Benutzer aus:

Mehrere Assistenzen in der Akte hinterlegt

Da die Workflows auf Rollenbasis angelegt werden, kann hier kein konkreter Benutzername ausgewählt werden. Sind in einer Akte mehrere Assistenzen hinterlegt, wird die erstgenannte Assistenz im Benutzerfeld im Postfach vorgeschlagen.

Ordner in Akte gelöscht

Wenn Sie den im Workflow gespeicherten Ordner in einer Akte manuell gelöscht haben, wird Ihnen dieser im Postfach auch weiterhin als Standardordner vorgeschlagen. Wenn Sie eine Nachricht oder eine Datei in diesem Ordner speichert, erstellt sich der Ordner automatisch neu.

Gleiche Benutzerzuordnung für Kanzlei- und Benutzerpostfach

Wenn Sie bei beiden Benutzerzuordnungen (Kanzlei- und Benutzerpostfach) die gleiche Rolle hinterlegt haben, bleibt das Feld bei der Zuweisung aus dem Benutzerpostfach leer und der Benutzer muss manuell ausgewählt werden.