In Actaport haben Sie als Benutzer zwei E-Mail-Adressen zur Verfügung:
- Ihre persönliche E-Mail-Adresse
- Eine Kanzlei-Adresse
Bei der Kanzleiadresse, zum Beispiel info@meinekanzlei.de, handelt es sich um eine sogenannte Shared Mailbox. Auf diese haben automatisch alle Actaport-Benutzer Zugriff. Somit können alle Benutzer eingehende E-Mails auf Ihrer Kanzleiadresse bearbeiten.
Wenn Sie mit einer lokalen Applikation, zum Beispiel Outlook auf Ihrem Computer, Ihre E-Mails zusätzlich abrufen und bearbeiten, so haben Sie hier ebenfalls Zugriff auf die Kanzleiadresse und können über diese E-Mails empfangen, versenden und bearbeiten. Unter Umständen muss diese, je nach Betriebssystem und Endgerät, noch eingebunden werden.
Im Folgenden ist exemplarisch an Outlook Online und Outlook auf dem Mac beschrieben, wie Sie diese in Outlook einbinden und zugreifen können. Bei der Outlook 365 App auf Windows-Geräten ist die Kanzleiadresse bereits automatisch integriert.
Einrichtung in Outlook Online
- Melden Sie sich über office.com mit der Adresse an, mit der auch die Anmeldung bei Actaport erfolgt.
- Rufen Sie links an der Seite Outlook auf, welches sich in einem separaten Reiter öffnet.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ordner. Im sich öffnenden Menü wählen Sie nun die Option Freigegebenen Ordner hinzufügen:
- In dem sich öffnenden Fenster geben Sie bitte Ihre Kanzleiadresse ein (bspw. info@ oder kanzlei@):
- Nach Eingabe wird Ihnen sogleich die Kanzleiadresse vorgeschlagen, welche Sie mit einem Klick auswählen:
- Speichern Sie Ihre Auswahl mit Klick auf Hinzufügen. Das Kanzleipostfach befinden sich nun in Ihrer Postfachübersicht:
- Öffnen Sie diese, so finden Sie hier wie gewohnt auch die Ordner für den Posteingang, die gesendeten E-Mails etc.:
Einrichtung in Outlook für Mac
- Wechseln Sie zunächst in die Einstellungen von Outlook:
- Klicken Sie anschließend auf Konten:
- Im folgenden Fenster wählen Sie Ihr Konto aus, sofern es mehrere gibt, und klicken anschließend auf das + Symbol unten links und danach auf Freigegebenes Postfach:
Alternativ können Sie auf Stellvertretung und Freigabe klicken und dann den zweiten Reiter Für mich freigegeben aufrufen, um dort die Kanzleiadresse hinzuzufügen. - Im sich nun öffnenden Fenster geben Sie bitte Ihre Kanzleiadresse ein (bspw. info@ oder kontakt@). Anschließend wählen Sie unter diesen Postfächern Ihre Kanzleiadresse aus und klicken auf Hinzufügen:
Die Einbindung ist somit abgeschlossen und Sie können im Outlook sowohl auf Ihr Benutzerpostfach als auch die Kanzleiadresse zugreifen.
