In Actaport haben Sie als Benutzer zwei E-Mail-Adressen zur Verfügung:
- Ihre persönliche E-Mail-Adresse
- Eine Kanzlei-Adresse
Bei der Kanzleiadresse, zum Beispiel info@meinekanzlei.de, handelt es sich um eine sogenannte Shared Mailbox. Auf diese haben automatisch alle Actaport-Benutzer Zugriff. Somit können alle Benutzer eingehende E-Mails auf Ihrer Kanzleiadresse bearbeiten.
Wenn Sie mit einer lokalen Applikation, zum Beispiel Outlook auf Ihrem Computer, Ihre E-Mails zusätzlich abrufen und bearbeiten, so haben Sie hier ebenfalls Zugriff auf die Kanzleiadresse und können über diese E-Mails empfangen, versenden und bearbeiten. Unter Umständen muss diese, je nach Betriebssystem und Endgerät, noch eingebunden werden.
Im Folgenden ist exemplarisch an Outlook Online und Outlook auf dem Mac beschrieben, wie Sie diese in Outlook einbinden und zugreifen können.
Einrichtung in Outlook Online
Die Einrichtung für Outlook auf einem Windows PC sollte ähnlich verlaufen.
Öffnen Sie Ihren Posteingang und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ordner. Im sich öffnenden Menü wählen Sie nun die Option Freigegebenen Ordner hinzufügen:
Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie aufgefordert werden, die E-Mail-Adresse Ihrer Kanzleiadresse einzugeben:
Nach Eingabe wird Ihnen sogleich die Kanzleiadresse vorgeschlagen, diese wählen Sie mit einem Klick aus:
Speichern Sie Ihre Auswahl mit Klick auf Hinzufügen. Das Kanzleipostfach befinden sich nun in Ihrer Postfachübersicht:
Öffnen Sie diese, so finden Sie hier wie gewohnt auch die Ordner für den Posteingang, die gesendeten E-Mails etc.:
Einrichtung in Outlook für Mac
Wechseln Sie zunächst in die Einstellungen von Outlook
und anschließend in den Bereich für die Konten:
Im folgenden Fenster wählen Sie Ihr Konto aus und wählen anschließend Erweitert:
Im folgenden Fenster wechseln Sie in den Bereich Stellvertretung und fügen ein zusätzliches Postfach hinzu, indem Sie unten das + auswählen:
Das Hinzufügen funktioniert ab hier äquivalent zur oben beschriebenen Einrichtung. Suchen Sie zunächst über die E-Mail-Adresse Ihre Kanzleiadresse, wählen Sie diese aus und klicken Sie abschließend auf Hinzufügen.
