Auch wenn Sie für die E-Mail-Kommunikation lediglich Ihre Kanzlei-Adresse und nicht Ihre persönliche Adresse verwenden, so kann auch für diese eine Abwesenheitsbenachrichtigung hinterlegt werden, wenn Sie einmal beispielsweise urlaubsbedingt keinen Zugriff auf Ihr Postfach haben.
Bei der Kanzlei-Adresse handelt es sich um ein sogenanntes freigegebenes Postfach (Shared Mailbox), die Einstellungen hierfür können nur in der Outlook Web App vorgenommen werden, auch wenn Sie dieses auf Ihrem Computer installiert haben. Die Abwesenheitsnotiz für Ihre persönliche Adresse (Abwesenheitsnotiz für Ihre persönliche Adresse) können Sie in beiden Systemen hinterlegen.
Loggen Sie sich zunächst auf office.com mit Ihren Microsoft 365 Benutzerdaten an und wechseln Sie anschließend in die Outlook Web App.
Haben Sie Ihre Kanzlei-Adresse an dieser Stelle noch nicht eingebunden, so sollten Sie dies sicherheitshalber noch durchführen: Einbinden Ihrer Kanzleiadresse in Outlook
Die Kanzleiadresse muss nun in einem gesonderten Fenster geöffnet werden, damit die Einstellungen für diese vorgenommen werden können. Hierzu klicken Sie zunächst oben rechts auf Ihren Namen bzw. das Profilbild und wählen dann die Option Weiteres Postfach öffnen.
Im folgenden Fenster geben Sie nun Ihre Kanzlei-Adresse ein, diese sollte Ihnen bereits nach wenigen Buchstaben vorgeschlagen werden. Wählen Sie diese aus und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
Ihr Kanzlei-Postfach wird nun in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
Öffnen Sie nun die Einstellungen und wählen Sie die Option Automatische Antworten - zu dieser gelangen Sie am schnellsten, indem Sie dies in das Suchfeld eingeben.
Im folgenden Fenster geben Sie nun Ihre Abwesenheitsnotiz ein.
Wir empfehlen Ihnen die Antworten nur in einem bestimmten Zeitraum zu senden, auf diese Weise müssen Sie nicht selbst an die Deaktivierung denken.
Aktivieren Sie nun noch den Haken Antworten an Personen außerhalb meiner Organisation senden, um Ihre Benachrichtigung auch an alle "externen" Absender zu versenden.
Speichern Sie die Einstellungen anschließend, Ihre Benachrichtigung für Ihre Kanzlei-Adresse ist nun aktiv bzw. aktiviert sich automatisch, wenn Sie den Zeitraum entsprechend eingegrenzt habe.
