Wenn Sie in Actaport eine E-Mail über die Kanzleiadresse oder über Ihre persönliche Adresse versenden, so sind diese gesendeten E-Mails auch in einem installierten Outlook bzw. in Outlook Web gespeichert. Alle gesendeten E-Mails werden auf dem Exchange Server gespeichert.
Bei einer Standard-Buchung von Actaport verfügen Sie über
- ein persönliches Postfach (stellt auch Ihren Anmeldenamen dar)
- eine Kanzleiadresse
Die Kanzleiadresse
Auf die Kanzleiadresse haben automatisch alle Actaport-Benutzer Zugriff. Sie stellt sozusagen einen möglichen zentralen Eingangs-, aber auch Ausgangskanal dar -- etwa eine typische info@meinekanzlei.de E-Mail-Adresse.
Technisch verbirgt sich hinter der Kanzleiadresse ein sogenanntes freigegebenes Postfach, auch Shared Mailbox (SMB) genannt. Alle Actaport Benutzer sind automatisch Mitglieder dieses Postfachs und sehen eingehende E-Mails in ihrem Actaport Kanzleipostfach.
In Actaport können Sie beim Versand einer neuen E-Mail auswählen, ob Sie diese über Ihre persönliche Adresse oder über die Kanzleiadresse versenden wollen. Sie können ebenso für jeden Benutzer einen Standard-Absender festlegen; dies ist im Artikel Standard-E-Mail-Adresse beschrieben.
Speicherung gesendeter E-Mails
Durch die von Microsoft implementierten Funktionalität der freigegebenen Postfächer wird die gesendete E-Mail auf dem Exchange Server je nach Absender wie folgt gespeichert:
- Haben Sie die E-Mail über Ihre persönliche Adresse versendet, so wird diese im Gesendet-Ordner Ihres persönlichen Postfachs gespeichert.
- Haben Sie die E-Mail über die Kanzleiadresse versendet, so wird diese ebenfalls im Gesendet-Ordner Ihres persönlichen Postfachs gespeichert. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass nach Versand noch immer erkennbar ist, welcher Benutzer diese E-Mail über die Kanzleiadresse versendet hat
- Die E-Mail wird nicht im Gesendet-Ordner des persönlichen Postfachs anderer Benutzer oder der Kanzleiadresse gespeichert.
In Actaport dagegen finden alle Benutzer jene E-Mails, die von der Kanzleiadresse verschickt wurden, in ihrem Gesendet-Ordner.
Ein Beispiel
Eine Kanzlei mit zwei Mitarbeitern Max Mustermann und Martina Musterfrau versendet E-Mails über Actaport.
- Max Mustermann versendet eine E-Mail über seine persönliche E-Mail-Adresse mustermann@meinekanzlei.de
Diese wird im Gesendet-Ordner des persönlichen Postfachs von Max Mustermann gespeichert. - Martina Musterfrau versendet eine E-Mail über die allgemeine Kanzleiadresse info@meinekanzlei.de
Diese wird im Gesendet-Ordner des persönlichen Postfachs von Martina Musterfrau gespeichert.
