Neben dem beA Konto des Rechtsanwalts kann auch der beA Zugang des Mitarbeiters in Actaport eingebunden werden. Hier erfahren Sie, welche Schritte vorher notwendig sind.
Voraussetzungen
- Sowohl der Rechtsanwalt, auf dessen beA Konto Zugriff gewährt werden soll, sowie der Mitarbeiter sind am Setup-Vorgang beteiligt.
- Der Rechtsanwalt, auf dessen beA Konto der Mitarbeitende in Actaport zugreifen soll, hat sein eigenes Zertifikat bereits in Actaport eingebunden: beA einrichten.
Schritte für den Rechtsanwalt
Legen Sie den Mitarbeiter neu an -oder- verknüpfen Sie ein bestehendes Mitarbeiterkonto mit Ihrem beA Konto.
Hinweis: Eine ausführliche Beschreibung inklusive Screenshots finden Sie in diesem Artikel des beA Anwenderhilfe.
- Melden Sie sich in der beA Webanwendung an und öffnen Sie die Einstellungen > Postfachverwaltung > Benutzerverwaltung.
Wenn der Mitarbeiter über noch keinen beA Zugang verfügt:
- Klicken Sie auf Mitarbeiter anlegen.
- Wählen Sie Ihr eigenes Postfach aus und geben Sie die Daten des Mitarbeiters ein.
- Ein Benutzername und ein Passwort werden automatisch erstellt. Notieren Sie sich diese, da der Mitarbeiter sie zur Anmeldung benötigt.
Wenn der Mitarbeiter bereits über einen beA Zugang verfügt und kein eigenes Postfach hat:
- Klicken Sie auf Suchen > Benutzer ohne Postfach.
- Suchen Sie den Benutzer anhand des Benutzernamens oder seiner SAFE-ID. Klicken Sie auf Suchen.
- Klicken Sie auf Als Mitarbeiter zuordnen.
-
Bestellen Sie ein Zertifikat für Ihren Mitarbeiter
Wenn sich Ihr Mitarbeiter bereits mit einem Zertifikat in der beA Webanwendung angemeldet hat:
Springen Sie direkt zu "Vergeben Sie die Rechte in der beA Webanwendung".
Wenn Sie bereits über ein zusätzliches Zertifikat verfügen:
Stellen Sie Ihrem Mitarbeiter das Zertifikat zur Verfügung.
Wenn Sie noch kein Zertifikat haben, das Sie Ihrem Mitarbeiter übergeben können:
Bestellen Sie ein Softwarezertifikat über die Zertifizierungsstelle Bundesnotarkammer: https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products
An dieser Stelle wird noch nicht zwischen Zertifikaten für Mitarbeiter und Rechtsanwälte unterschieden.
Erstellen Sie das Softwarezertifikat und laden Sie es herunter
- Erstellen Sie das erworbene Softwarezertifikat wie hier beschrieben: https://bea.bnotk.de/documents/Anleitung_Erstellung-Softwarezertifikate.pdf
- Übermitteln Sie das Zertifikat sowie die PIN an Ihren Mitarbeiter
Bitte beachten Sie:
Die PIN, die Sie als Teil der Softwarezertifikatserstellung vergeben, benötigen Sie später, um den beA Zugriff in Actaport einzubinden!
Vergeben Sie die Rechte in der beA Webanwendung
Folgen Sie bitte den Anweisungen in diesem Artikel. Hier finden Sie auch eine Erklärung, welche Möglichkeiten Ihr Mitarbeiter hat, wenn Sie ihm ein Recht in der beA Webanwendung geben.
Schritte für den Mitarbeiter
Schalten Sie das Zertifikat mithilfe von Benutzername und Passwort frei und melden Sie sich an.
Wenn ein neuer beA Zugang für Sie erst erstellt wurde:
Hinweis: Eine ausführliche Beschreibung inklusive weiterer Screenshots finden Sie in diesem Artikel des beA Anwenderhilfe.
- Stellen Sie sicher, dass Sie über Ihren Benutzernamen und das Passwort verfügen.
- Rufen Sie die Seite des beA auf: https://www.bea-brak.de/
- Klicken Sie auf Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach:
- Geben Sie Ihren Benutzernamen und das Passwort ein.
- Klicken Sie auf Anmelden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Import Sicherheits-Token:
- Geben Sie dem Sicherheitstoken einen Namen Ihrer Wahl und klicken Sie OK.
- Klicken Sie auf Software-Token aus Datei laden im sich öffnenden Dialogfenster:
- Wählen Sie die Ihnen zur Verfügung gestellte Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
- Geben Sie die PIN ein, die Ihnen gegeben wurde.
- Vergeben Sie eine neue PIN.
Bitte beachten Sie: die ursprüngliche PIN benötigen Sie weiterhin, um Ihren beA Zugriff in Actaport einzubinden! - Zurück im Dialogfenster klicken Sie die Datei erneut an und klicken auf OK.
- Klicken Sie nun auf Weiterblättern:
- Wählen Sie mindestens eine Sicherheitsfrage aus und geben Sie eine Antwort an. Klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie erneut auf Weiterblättern.
- Geben Sie eine E-Mail-Adresse an (optional). So werden Sie über Änderungen Ihrer Zugriffsrechte auf das beA Konto des Anwaltes unterrichtet, was auch Auswirkungen auf Actaport hat.
- Klicken Sie auf Zurück zur Anmeldung. Der Registrierungsprozess ist nun abgeschlossen.
Wenn Sie bereits vorher über einen beA Zugang verfügten, aber bislang nur eine Karte benutzt haben:
- Klicken Sie auf Anmelden.
- Klicken Sie auf Software-Token aus Datei laden im sich öffnenden Dialogfenster:
- Wählen Sie die Ihnen zur Verfügung gestellte Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
- Geben Sie die PIN ein, die Ihnen gegeben wurde.
- Vergeben Sie eine neue PIN.
Bitte beachten Sie: die ursprüngliche PIN benötigen Sie weiterhin, um Ihren beA Zugriff in Actaport einzubinden! - Zurück im Dialogfenster klicken Sie die Datei erneut an und klicken auf OK.
Wenn Sie bereits vorher über einen beA Zugang verfügten und sich auch vorher schon mit dem Zertifikat angemeldet haben:
Sie können direkt zum nächsten Schritt gehen.
Laden Sie das Softwarezertifikat in Actaport hoch
Folgen Sie den Anweisungen in diesem Artikel.
Sehen Sie in Actaport ein, welche Rechte Ihnen zugewiesen wurden
In der Benutzerverwaltung von Actaport sehen Sie, wenn Sie Ihr persönliches Benutzerprofil öffnen, welche Rechte Ihnen für welches Postfach erteilt wurden (siehe Rechte und ihre Bedeutung):
