beA Rechte für Mitarbeiter

Neben dem Rechtsanwalt selbst, kann auch das Softwarezertifikat des Mitarbeiters in Actaport eingebunden werden.

Welche Rechte der Mitarbeiter hat, wird durch den Berufsträger selbst in der beA Weboberfläche angegeben. Dafür ist die beA Karte notwendig. Anschließend werden dem betroffenen Mitarbeiter die vergebenen Rechte in Actaport angezeigt.

Voraussetzungen

Voraussetzungen für Rechtsanwälte:

• Sie haben Ihre beA Karte und das Lesegerät zur Hand.
• Sie haben Ihr eigenes Zertifikat in Actaport eingebunden: beA einrichten
• Sie haben Ihrem Mitarbeitenden bereits Zugriff auf Ihr beA Konto ermöglicht: Einbindung von beA-Mitarbeiterkonten.

Schritte

1. Melden Sie sich in der beA Webanwendung an und öffnen Sie erneut die Einstellungen > Postfachverwaltung > Benutzerverwaltung.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Neues Recht zuordnen.
3. Wählen Sie im Feld Recht die notwendigen Rechte aus (siehe Rechte und ihre Bedeutung unten).
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Je nach Recht kann es sein, dass Sie Ihren Sicherheits-Token freischalten müssen:
   
   • Öffnen Sie dafür den Bereich Sicherheits-Token freischalten.
   • Wählen Sie den Sicherheits-Token aus und klicken Sie auf Zertifikate freischalten.
   • Geben Sie für die Freischaltung die PIN der Karte ein.
6. Vorausgesetzt der Mitarbeiter hat seinen beA Zugriff bereits in Actaport eingebunden, muss er sich nach jeder Rechteänderung erneut in Actaport ab- und anmelden, damit diese greifen.

Rechte und ihre Bedeutung

Recht 01: Nachrichtenübersicht öffnen

• Nach dem Einbinden ins Postfach des Rechtsanwalts, wird der Mitarbeiter automatisch mit diesem Recht ausgestattet. Damit kann er in der beA Webanwendung jedoch lediglich auf die Liste der Nachrichten zugreifen; um sie zu öffnen und zu lesen, werden weitere Rechte benötigt.
• In Actaport wird dieses Recht nicht umgesetzt, so dass eine Vergabe von Recht 06 unbedingt notwendig ist.

Recht 03: Nachrichten erstellen

• Der Mitarbeiter hat Zugang zum beA Verzeichnisdienst.
• Der Mitarbeiter kann Entwürfe erstellen. Nach Speicherung stehen diese dem Rechtsanwalt im Entwürfe-Ordner des Kanzleipostfachs zur Verfügung, von wo er sie versenden kann.
• Vorausgesetzt der Mitarbeiter hat Recht 06 und erhält somit beA Nachrichten im Postfach, kann er auf Antworten und Weiterleiten klicken.
• Im Dokumentenbereich der Akte kann der Mitarbeiter im Drei-Punkte-Menü auf Senden als beA Nachricht klicken und so einen Entwurf aufsetzen.

Recht 06: Nachrichten öffnen

• Der Mitarbeiter erhält beA Nachrichten des Rechtsanwaltes in seinem Kanzleipostfach.
• Ohne Recht 03 kann er die Nachricht nicht weiterleiten oder darauf antworten.
• Ohne Recht 08 kann er die Nachricht nicht verakten und einem Benutzer zuweisen.

Recht 08: Nachrichten organisieren

• Der Mitarbeiter kann im Kanzleipostfach eine Akte, einen Ordner und einen Benutzer auswählen und die Nachricht somit in ein Benutzerpostfach verschieben.
• Der Mitarbeiter kann die Nachricht aus dem Kanzleipostfach entfernen, ohne sie einem Benutzer oder eine Akte zuzuweisen. In der beA Webanwendung befindet sich die Nachricht im Unterordner "Actaport".
• Ohne Recht 03 kann er die Nachricht nicht weiterleiten oder darauf antworten.

Recht 11: Nachricht (persönlich/vertraulich) öffnen

• Der Mitarbeiter darf neben gewöhnlichen beA Nachrichten auch persönlich/vertraute Nachrichten öffnen.
• Ohne Recht 03 kann er die Nachricht nicht weiterleiten oder darauf antworten.
• Ohne Recht 08 kann er die Nachricht nicht verakten und einem Benutzer zuweisen.

Bitte beachten Sie:

Die notwendigen Rechte, um beA Nachrichten zu versenden und eEbs zu erteilen, können bereits vergeben werden. Wir arbeiten bereits daran, dass diese zukünftig auch in Actaport umgesetzt werden.

In Actaport werden die Rechte entsprechend des beA Rechtebaums dargestellt. Das bedeutet, dass immer bei Vergabe von Recht 11 auch Recht 01 und Recht 06 automatisch vergeben werden:

Rechte vor und nach beA Einbindung:

• Ohne Einbindung des Software-Zertifikats kann der Mitarbeiter beA Nachrichten im Namen der Rechtsanwälte verfassen und als Entwurf speichern.
• Sobald eine Mitarbeiterkarte hinterlegt wird, greifen die strengeren Regeln von beA. Entsprechend bedarf es dort mindestens Recht 03, um Entwürfe schreiben zu können.
• Die beA Einbindung hat den entscheidenden Vorteil, dass Mitarbeiter in Actaport nicht nur Entwürfe anlegen, sondern nach Vergabe der notwendigen Rechte auch beA Nachrichten lesen und verakten können.