- Erstellung eines Teams in MS Teams selbst, über das in einem allgemeinen Kanal aktenübergreifend relevante Informationen ausgetauscht und Ihre Kollegen und Kolleginnen getaggt werden können.
- Bearbeitung von Dokumenten in MS Word und sofortige Bereitstellung des Dokuments nach Schließung der Textverarbeitung.
- Einladung von Externen.
- Upload von Dokumenten und auch ganzen Ordnern in den MS Teams-Kanal und Anzeige in Actaport.
- Dokumente mit Mandanten und anderen Personen teilen, ohne selbst eine E-Mail aufsetzen zu müssen.
- Offline-Abruf Ihrer Dateien über OneDrive.
Voraussetzungen
- Sie haben das Addon A365 Teams Kanzlei gebucht (siehe: Anzahl der Lizenzen ändern und Addons hinzubuchen).
- Sie haben bereits mindestens eine Gruppe angelegt und sie für Microsoft Teams freigeschaltet.
Schritte
Verknüpfung zwischen Akte und Team herstellen
- Legen Sie eine neue Akte an oder öffnen Sie eine bestehende Akte zur Bearbeitung.
- Scrollen Sie zum Bereich MS Teams Verknüpfung und wählen Sie im Auswahlmenü Team eine in der Kanzleiverwaltung angelegte Gruppe aus:
- Das Feld Kanal wird automatisch mit der Aktenbezeichnung befüllt. Bei Bedarf können Sie den Eintrag anpassen. Bitte beachten Sie, dass Sonderzeichen wie ein Punkt nicht akzeptiert werden; Ihr Aktenzeichen können Sie aber mit Bindestrich als bspw. 12-24 hinzufügen, wenn gewünscht.
- Speichern Sie Ihre Änderungen. Nach der Speicherung kann es einen Moment dauern, bis Ihnen auch im ersten Reiter der Akte, der Aktenübersicht, im Widget Akteninformationen die Gruppe und der Kanal angezeigt wird:
- Rufen Sie nun den Reiter Dokumente der Akte auf. Unterhalb Ihrer bisherigen Aktenstruktur finden Sie einen weiteren Bereich mit dem Namen Ihrer Gruppe:
- In Microsoft Teams selbst finden Sie die Gruppen, die Sie in Actaport angelegt und mit einer Akte verknüpft haben, als Teams wieder (blau), während die Akten selbst als Kanäle (rot) dargestellt werden. Der Kanal Allgemein wird standardmäßig erstellt und ist nicht löschbar. Inhalte in diesem Kanal werden nicht in Actaport abgebildet.
Mit dem MS Teams Kanal arbeiten
Dokumentenmanagement in Actaport
- Legen Sie bei Bedarf eine Ordnerstruktur in Actaports Teams-Bereich an:
- In Actaport ist der Name des Kanals der des automatisch erstellten Überordners.
- Sie können weitere Unterordner anlegen, aber keine Hauptordner. Das liegt daran, dass diese dann auf einer Ebene mit dem Kanalnamen wären und somit die Darstellung in MS Teams unübersichtlich wäre.
- Klicken Sie wie gewohnt auf die Schaltfläche Dokument anlegen. Anders als im oberen Dokumentenbereich von Actaport werden Dokumente immer gleich mit Word geöffnet:
- Laden Sie Dokumente per Drag & Drop im MS Teams-Bereich hoch.
- Verschieben oder kopieren Sie Dokumente aus dem regulären Dokumentenbereich der Akte einzeln über das Drei-Punkte-Menü oder gesammelt über die Schaltflächen in den Teams-Bereich:
- Erstellte oder hochgeladene Dokumente im Teams-Bereich können
- durch die A365-Integration mit MS Word bearbeitet werden,
- über dieses Icon
direkt in MS Teams bearbeitet werden,
- angepinnt werden,
- umbenannt werden,
- gelöscht werden,
- heruntergeladen werden,
- gedruckt werden,
- in den regulären Aktendokumentenbereich der gleichen Akte kopiert werden.
Synchronisation mit MS Teams
- Die Verknüpfung zwischen MS Teams und Actaport bedeutet, dass Dokumente, die sich im MS Teams-Bereich der Akte befinden, auch gleichzeitig in MS Teams selbst zur Verfügung stehen:
- Änderungen, die Sie direkt in MS Teams vornehmen, werden nach Actaport synchronisiert.
- Neu angelegte Dokumente oder hochgeladene Dokumente bzw. Ordner werden in Actaport angezeigt.
Verknüpfung zwischen MS Teams und OneDrive: Offline-Abruf Ihrer Dateien
Als Alternative zur Offline-Akte können Sie Ihre Teams-Dateien auch offline über Ihren OneDrive abrufen:
- Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Dateien im MS Teams liegen.
- Klicken Sie in MS Teams selbst auf den Reiter Dateien des jeweiligen Kanals. Dort werden Ihnen alle Dateien und Ordner angezeigt.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Synchronisieren, um den Vorgang zu initiieren:
- Anschließend finden Sie einen Ordner mit dem Namen des Kanals im allgemeinen OneDrive der Kanzlei wieder, in dem sich Ihre Dateien befinden:
Änderungen in MS Teams bzw. Actaport spiegeln sich nicht automatisch im OneDrive wider, ohne dass Sie erneut auf Synchronisieren klicken. Diese Möglichkeit steht Ihnen auch in SharePoint zur Verfügung.
In Microsoft SharePoint
Grundsätzlich wird (unabhängig von Actaport) für jedes in MS Teams erstellte Team auch eine SharePoint Webseite eingerichtet. Diese erreichen Sie über:
- [Ihr Actaport Kanzlei-Alias].sharepoint.com
- Den Button In SharePoint öffnen, den Sie in MS Teams direkt über das Drei-Punkte-Menü rechts oben finden:
Im SharePoint selbst wird für jedes Team aus MS Team ein Bereich angelegt. Auf der jeweiligen Webseite für das Team finden Sie dann unter Dokumente die gleichen Kanäle wie in MS Teams und Actaport und entsprechend auch alle Dateien, welche Sie auch an dieser Stelle bearbeiten können:
Hinweise
Anzeige in der Aktenliste
In der Aktenliste in Actaport haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie können sich eine zusätzliche Spalte einblenden lassen, über die Sie erfahren, ob in der Akte eine MS Teams-Verknüpfung besteht:
- Klicken Sie ganz rechts auf das Icon für die Spaltenkonfiguration
:
- Klicken Sie auf das Augenicon, um die Spalte A365 Teams Kanzlei einblenden zu lassen. An welcher Stelle die Spalte aufgeführt wird, können Sie über das Sechs-Punkte-Menü anpassen.
- Klicken Sie ganz rechts auf das Icon für die Spaltenkonfiguration
- Sie können über den Expertenmodus der Filterfunktion eine Liste der Akten auswerfen lassen, in denen eine bestimmte Gruppe als Teams-Verknüpfung hinterlegt ist:
Entfernung einer Teams-Verknüpfung in der Akte
Wenn eine Teams-Verknüpfung entfernt wurde, wird auch der jeweilige Kanal entfernt. Falls Sie sich den Kanal nicht mehr anzeigen lassen, aber die Teams-Verknüpfung nicht lösen möchten, dann können Sie sich den Kanal in Teams ausblenden lassen:
Wenn Sie die Akte in Actaport ablegen möchten, empfehlen wir daher eine der hier beschriebenen Vorgehensweisen: Die Teams-Verknüpfung nach Aktenablage.
