beA Nachrichten können bequem aus Actaport heraus versendet werden, solange Sie Ihr Softwarezertifikat freigeschaltet und in Actaport eingebunden haben.
Schritte
Eine beA Nachrichten können Sie aus vielen Bereichen heraus aufsetzen. Die Schaltfläche finden Sie:
- In der Übersicht einer einzelnen Akte
- Im Dokumentenbereich der Akte (hier muss mindestens ein Dokument ausgewählt werden, damit die Schaltfläche anklickbar ist)
- Über das Drei-Punkte-Menü rechts neben einem Dokument im Dokumentenbereich der Akte
- Im Postfach
Sobald Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, öffnet sich ein Formular:
- Absender ist Ihre SAFE-ID.
- Als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin haben Sie ggf. Zugriff auf die beA Konten mehrerer Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen, die Sie über das Auswahlmenü auswählen können.
- Als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin haben Sie ggf. Zugriff auf die beA Konten mehrerer Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen, die Sie über das Auswahlmenü auswählen können.
- Wenn Sie die beA Nachricht aus dem Postfach heraus aufsetzen, müssen Sie den Aktenbezug noch herstellen.
- Den Empfänger können Sie über den Button beA Suche auswählen.
- Falls Sie die SAFE-ID im Actaport-Kontakt hinterlegt haben, können Sie den Namen des Kontakts eingeben oder ihn über das Auswahlmenü auswählen. Mehr dazu finden Sie hier.
- Falls Sie die SAFE-ID im Actaport-Kontakt hinterlegt haben, können Sie den Namen des Kontakts eingeben oder ihn über das Auswahlmenü auswählen. Mehr dazu finden Sie hier.
- Wenn Sie ein Empfangsbekenntnis anfordern möchten, setzen Sie bei Zustellung gegen Empfangsbekenntnis den notwendigen Haken. Mehr dazu finden Sie hier.
- Das Feld Fremdes AZ wird automatisch mit dem Aktenzeichen des Beteiligten aus der Akte befüllt, sofern Sie eine Angabe vorgenommen haben.
- Die Betreffzeile wird automatisch gemäß Ihren Angaben in den Einstellungen befüllt (mehr dazu hier: Standard-Betreffzeile). Haben Sie keine Standard-Betreffzeile festgelegt, muss das Feld manuell befüllt werden.
- Wählen Sie Ihre Anhänge im Auswahlmenü aus. Falls Sie das beA Nachrichtenformular aus dem Dokumentenbereich der Akte öffnen, treffen Sie diese Auswahl bereits vorher.
- Mehr zum Thema Anhänge finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
- Mehr zum Thema Anhänge finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
- Wenn gewünscht, verfassen Sie eine Nachricht im gleichnamigen Feld.
- Einen wichtigen Hinweis dazu finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
- Einen wichtigen Hinweis dazu finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
- Klicken Sie auf Senden, um Ihre Nachricht zu verschicken.
- Beachten Sie hierzu unbedingt unseren Hinweis zur Anwaltliche Fristenkontrolle!
- Als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin können Sie die beA Nachrichten aktuell nur vorbereiten. Daher haben Sie lediglich die Option, eine Nachricht zu speichern. Sie kann anschließend von dem Rechtsanwalt oder der Rechtsanwältin in den Entwürfen aufgerufen und versendet werden.
Hinweise
Auswahl des Dateiformats: Original, PDF oder Vorschau
Original
- Das Dokument wird im Originalformat verschickt, z. B. EDA oder .docx. So können Sie auch einen Mahnantrag versenden.
- Falls Sie das Dokument außerhalb von Actaport mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen haben, wird diese mitversandt. Achten Sie jedoch darauf, dass die Datei bereits außerhalb von Actaport in ein zulässiges Dateiformat (bspw. PDF/A) umgewandelt wurde!
- Die Datei wird in ein durchsuchbares PDF/A umgewandelt.
- Falls Sie das Dokument außerhalb von Actaport mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen haben, wird diese nicht mitgeschickt. Siehe hierzu qualifizierte elektronische Signatur weiter unten.
Vorschau
- Die Datei wird in ein durchsuchbares PDF/A umgewandelt.
- Falls Sie das Dokument außerhalb von Actaport mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen haben, wird diese nicht mitgeschickt. Siehe hierzu qualifizierte elektronische Signatur weiter unten.
- Annotationen, die Sie in den Aktendokumenten oder direkt im beA Nachrichtenformular gemacht haben, werden übermittelt.
Sie können das Dateiformat aller Dateien einheitlich ändern:
- Klicken Sie im beA Nachrichtenformular auf Senden als: Original, PDF oder Vorschau.
Wenn Sie das Dateiformat einzelner Dateien ändern möchten:
- Klicken Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder die Pfeile neben dem Auswahlmenü für Anhänge.
- Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Dateiformatsymbol ganz links:
- Treffen Sie Ihre Auswahl. Das Symbol des Dateiformats ändert sich entsprechend.
- Klicken Sie auf Übernehmen.
Anhänge überprüfen
Vor Versand der beA Nachricht können Sie sich eine Vorschau der einzelnen Anhänge aufrufen, um zu überprüfen, dass die richtigen Dokumente ausgewählt wurden:
- Klicken Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder die Pfeile neben dem Auswahlmenü für Anhänge und anschließend den Dateinamen.
- In einem neuen Fenster öffnet sich eine Liste der Anhänge sowie auf der rechten Seite die Vorschau zu den einzelnen Dateien.
Bitte beachten Sie: In dieser Ansicht sehen Sie grundsätzlich die Vorschau der Dateien, inkl. Annotationen, die Sie ggf. vorgenommen haben. Sollten Sie als Dateiformat Original oder PDF ausgewählt haben, erhält der Empfänger jedoch die Originaldatei ohne Stempel o. Ä.
Sortierung und Umbenennung der Anhänge
- Wie Sie Anhänge sortieren und umbenennen können, erfahren Sie hier: Sortierung der Anhänge von beA-Nachrichten.
Anhänge mit Annotationen (Stempeln) versenden
Annotationen können Sie im Vorfeld in den Aktendokumenten oder direkt beim Aufsetzen der beA Nachricht vornehmen. Die Annotationen werden anders als Änderungen der Dateinamen auch in den Aktendokumenten gespeichert.
Wie Sie Annotationen vornehmen oder konkret Stempel setzen, erfahren Sie hier: Vorschau eines Dokuments.
Qualifizierte elektronische Signatur
In dem Großteil der Fälle kann die qualifizierte elektronische Signatur entfallen, wenn Sie eine beA Nachricht aus Actaport verschicken. Das liegt daran, dass Sie als Versender immer auch der Unterzeichner sind -- andere Benutzer können in Ihrem Namen keine Nachricht versenden.
Mehr zu dem Thema finden Sie auch in diesem Artikel aus der Wissensdatenbank des beA Supports. Die Rechtsanwaltskammer Berlin hat zudem einen Artikel geschrieben, der sich mit der Frage, wann und wie Sie im beA signieren müssen, befasst. Den Artikel finden Sie hier.
Nachrichten verfassen
Bei dem Aufsetzen einer Nachricht können Sie auf Ihre Textbausteine zugreifen. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei beA Nachrichten keine Formatierungen wie To-do-Listen zugelassen werden und ausschließlich Plain Text erlaubt ist.
