E-Mails können Sie direkt aus Actaport versenden. Damit Sie mit Ihren gewohnten E-Mail-Konten Mails empfangen und versenden können, können Sie eine Domain-Integration durchführen oder einzelne Konten per IMAP einbinden. Andernfalls steht Ihnen nur die onmicrosoft.com-Adresse zur Verfügung.
Schritte
Eine E-Mail können Sie aus vielen Bereichen heraus aufsetzen. Die Schaltfläche finden Sie:
- in der Übersicht einer einzelnen Akte
- im Dokumentenbereich der Akte (hier muss mindestens ein Dokument ausgewählt werden, damit die Schaltfläche anklickbar ist)
- über das Drei-Punkte-Menü rechts neben einem Dokument im Dokumentenbereich der Akte
- im Postfach
Sobald Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, öffnet sich ein Formular:
- Als Absender wird Ihnen standardmäßig die Kanzleiadresse angezeigt.
- Wenn Sie standardmäßig von einer anderen E-Mail-Adresse schreiben möchten, können Sie dies in den Einstellungen festlegen. Mehr dazu hier: Standard-E-Mail-Adresse
- Wenn Sie einmalig von einer anderen Adresse schreiben könnten, klicken Sie auf die Absenderadresse und wählen Sie im Aufklappmenü eine andere E-Mail-Adresse aus.
- Wenn Sie die E-Mail aus dem Postfach heraus aufsetzen, müssen Sie den Aktenbezug noch herstellen.
- Nach Herstellung des Aktenbezugs können Sie über das Aufklappmenü im Feld An unter den Aktenbeteiligten den Empfänger auswählen.
- Ist der Empfänger nicht in der Akte, aber als Kontakt hinterlegt, können Sie ihn durch Eingabe des Nachnamens schnell finden.
- Wenn Sie den Empfänger nicht als Kontakt in Actaport angelegt haben, können Sie die E-Mail-Adresse manuell eingeben und mit Enter bestätigen.
- Fügen Sie bei Bedarf eine Signatur ein (siehe Einrichten von E-Mail-Signaturen).
- Die Betreffzeile wird automatisch gemäß Ihren Angaben in den Einstellungen befüllt (mehr dazu hier: Standard-Betreffzeile). Haben Sie keine Standard-Betreffzeile festgelegt, muss das Feld manuell befüllt werden.
- Wählen Sie Ihre Anhänge im Aufklappmenü aus. Falls Sie das E-Mail-Formular aus dem Dokumentenbereich der Akte öffnen, treffen Sie diese Auswahl bereits vorher.
- Klicken Sie auf Senden, um Ihre Nachricht zu verschicken.
Hinweise
Auswahl des Dateiformats: Original, PDF oder Vorschau
Original
- Das Dokument wird im Originalformat verschickt, bspw. als editierbares .docx.
- Die Datei wird in eine PDF/A umgewandelt.
Vorschau
- Die Datei wird in eine PDF/A umgewandelt
- Annotationen, die Sie in den Aktendokumenten gemacht haben, werden übermittelt.
Sie können das Dateiformat aller Dateien einheitlich ändern:
- Klicken Sie im E-Mail-Formular auf Senden als: Original, PDF oder Vorschau.
Wenn Sie das Dateiformat einzelner Dateien ändern möchten:
- Klicken Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder den Stift neben dem Aufklappmenü für Anhänge.
- Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Dateiformatsymbol ganz links:
- Treffen Sie Ihre Auswahl. Das Symbol des Dateiformats ändert sich entsprechend.
- Klicken Sie auf Übernehmen.
Anhänge überprüfen
Vor Versand einer E-Mail können Sie sich eine Vorschau der einzelnen Anhänge aufrufen, um zu überprüfen, dass die richtigen Dokumente ausgewählt wurden:
- Klicken Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder den Stift neben dem Aufklappmenü für Anhänge und anschließend den Dateinamen.
- In einem neuen Fenster öffnet sich eine Liste der Anhänge sowie auf der rechten Seite die Vorschau zu den einzelnen Dateien.
Bitte beachten Sie: In dieser Ansicht sehen Sie grundsätzlich die Vorschau der Dateien, inkl. Annotationen, die Sie ggf. vorgenommen haben. Sollten Sie als Dateiformat Original oder PDF ausgewählt haben, erhält der Empfänger jedoch die Originaldatei ohne Stempel o. Ä.
Anhänge umbenennen
Vor dem Versand können Sie Ihre Anhänge umbenennen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder den Stift neben dem Aufklappmenü für Anhänge und anschließend den Dateinamen.
- In einem neuen Fenster öffnet sich eine Liste der Anhänge sowie auf der rechten Seite die Vorschau zu den einzelnen Dateien.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem bisherigen Titel des Dokuments.
- Ändern Sie den Dateinamen und klicken Sie auf das Häkchen.
- Klicken Sie unten rechts auf Übernehmen.
Bitte beachten Sie:
- Das Dokument wird somit ausschließlich für diese E-Mail umbenannt. In den Aktendokumenten finden Sie es noch unter seinem ursprünglichen Namen.
- Falls Sie Ihre gesendeten E-Mails automatisch oder im Nachgang manuell in den Aktendokumenten speichern, wird Ihnen dort der geänderte Name angezeigt.
Anhänge mit Annotationen (Stempeln) versenden
Annotationen können Sie im Vorfeld in den Aktendokumenten oder direkt im E-Mail-Formular vornehmen. Wie Sie Annotationen machen oder konkret Stempel setzen, erfahren Sie hier: Vorschau eines Dokuments.