Bei Bedarf können Sie die Liste aller oder bestimmter Akten herunterladen, per E-Mail oder beA versenden, drucken oder im Dokumentenbereich einer Akte speichern.
Wenn Sie nicht die gesamte Ansicht teilen möchten, empfiehlt sich, die Übersicht im ersten Schritt zu filtern. Standardmäßig stehen Ihnen bereits zwei Ansichten zur Verfügung:
Unter Meine Akten sind alle Akten aufgeführt, in denen Sie als Sachbearbeiter oder Assistenz aufgeführt sind.
Wechseln Sie die Ansicht, indem Sie auf Meine Akten klicken. Wenn Sie weitere Filter erstellen und als Ansicht abspeichern, werden Ihnen diese auch hier angezeigt.
Einen Filter anwenden
- Rufen Sie die Aktenübersicht auf, indem Sie auf Menü und dann Akten klicken.
- Klicken Sie oben rechts auf das Filtersymbol:
- Filtern Sie nach gewünschten Möglichkeiten:
- Dem Status der Akte: aktiv oder abgelegt
- Einem oder mehreren Benutzer, die als Sachbearbeiter oder Assistenz hinterlegt sind
- Einem Beteiligten: Geben Sie den Nachnamen der natürlichen Person oder die Anfangsbuchstaben des Namens der juristischen Person ein
- Weitere Filteroptionen stehen Ihnen über den Schalter Expertenmodus oben rechts zur Verfügung. Klicken Sie auf Expertenmodus, um ihn zu aktivieren:
- Wählen Sie zuerst ein Feld aus, nach dem Sie filtern möchten (bspw. Rechtsgebiet)
- Wählen Sie einen Operator aus (bspw. Ist gleich oder Ist nicht gleich). Abhängig vom Kriterium, nach dem Sie filtern möchten, ändert sich die Auswahlmöglichkeit der Operatoren.
- Wählen Sie einen Wert aus (in unserem Beispiel eins der Rechtsgebiete, die Sie im Aufklappmenü des Aktenformulars angelegt haben).
- Um nach einem zusätzlichen Wert zu filtern, klicken Sie auf
- Um nach mehreren Kriterien zu filtern, klicken Sie auf
- Um den Filter einmalig anzuwenden, klicken Sie unten rechts auf Anwenden.
Filter dauerhaft als Ansicht abspeichern
- Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben Anwenden.
- Klicken Sie auf die sich öffnende Schaltfläche + Anlegen:
- Geben Sie dem Filter einen Namen.
- Wenn auch andere Benutzer auf diesen Filter zugreifen können (ihn aber nicht bearbeiten sollen), klicken Sie auf Filter freigeben.
- Klicken Sie auf Anlegen:
Wenn Sie nun erneut auf Meine Akten klicken, werden Ihnen manuell angelegte Filter angezeigt. Mit anderen Mitarbeitern geteilte Filter werden durch ein Symbol als solche markiert:
Die Ansicht teilen
- Wählen Sie die gewünschte Ansicht aus, die Sie teilen möchten, indem Sie oben links auf Meine Akten klicken.
- Klicken Sie oben rechts auf das Teilen-Symbol.
- Eine PDF-Vorschau der Datei, die Sie teilen werden, wird Ihnen auf der rechten Seite angezeigt. Links können Sie entscheiden, wie Sie fortfahren möchten:
- Speichern Sie die Übersicht im Dokumentenbereich einer Akte,
- Laden Sie die Datei herunter,
- Drucken Sie die Übersicht,
- Versenden Sie die Übersicht direkt über ein in Actaport eingebundenes E-Mail-Konto oder Ihr integriertes beA.
- Sie können die Datei im Hoch- oder Querformat exportieren. Diese Einstellung können Sie unten links vornehmen:
- Klicken Sie auf Ausführen unten rechts.
