Ein nützliches, aber mitunter stark unterschätztes Tool in Kanzleien ist das Aufgabenmanagement auf Mandatsebene. Nicht nur größere Mandate mit einer Vielzahl von beteiligten Personen oder gar Abteilungen erfordern organisatorische Planung. Auch ein kleines Mandat profitiert von einem effizienten Aufgabenmanagement. Für jegliches Mandat gilt, dass alle wichtigen Informationen an einer zentralen Stelle gesammelt werden sollten und so jederzeit schnell auffindbar sind.
Wie Sie ein effizientes Aufgabenmanagement mit Actaport umsetzen können und so Ihre Mandate in nur drei Schritten organisieren, sehen Sie hier:
Den Standard definieren
Bevor Sie mit der eigentlichen Mandatsarbeit beginnen, ist es wichtig, Standards für Ihr Aufgabenmanagement festzulegen. Sie definieren, welche Fragen, sich typischerweise zu Beginn eines Mandats stellen – organisatorischer, strategischer oder auch inhaltlicher Natur - und gewährleisten so, dass nichts Wichtiges vergessen wird. Außerdem wird so der Mandatsmanagementprozess mandatsübergreifend für Ihre gesamte Kanzlei vereinheitlicht.
Nutzen Sie dafür unsere Textbausteinefunktion aus dem Bereich „Kanzleiverwaltung“ und legen Sie dort eine Notizvorlage für die Mandatsplanung an. Für eine bessere Übersichtlichkeit fügen Sie To-Do-Listen ein, die nach Erledigung der Aufgaben abgehakt werden können. Klicken Sie dafür auf das Icon „To-Do-Liste einfügen“.
Spezifizieren Sie hier alle standardmäßig anfallenden Aufgaben und Fragen. Außerdem hat sich das Arbeiten mit farblichen Kodierungen als besonders effektives Organisationstool erwiesen. Weisen Sie einem bestimmten Aufgabenkomplex eine bestimmte Farbe zu, indem Sie die betriebssystemeigene Emoji-Toolbar aufrufen. Drücken Sie dafür die Windows-Taste für Windows oder über Steuertaste (ctrl) + Befehlstaste (cmd) + Leertaste für Apple.
Vom Großen zum Kleinen planen
Das A und O des Aufgabenmanagements ist das Planen vom Großen zum Kleinen oder vom Allgemeinen zum Speziellen. Legen Sie also zunächst größere Themenkomplexe oder Aufgabenfelder fest, so strukturieren Sie Ihr Mandat und stellen sicher, dass alle Bereiche abgedeckt sind.
Für die Grobplanung und die Dokumentation des Mandatsmanagements nutzen Sie unsere Notizfunktion in einer Akte. Legen Sie eine Notiz an und wählen die vorab für die Mandatsplanung erstellte Vorlage aus. Nun füllen Sie die Vorlage mit Leben und tragen Verantwortlichkeiten, konkrete Aufgabenbereiche oder zeitliche To-Dos ein.
Die Details festlegen
Nachdem die Grobplanung für das Mandat steht, geht es an das Erstellen und Verteilung einzelner Aufgaben pro Bereich. Nutzen Sie hierfür unsere Aufgabenfunktion.
Für mehr Übersichtlichkeit nutzen Sie im Titel der Aufgabe die in der Planungsnotiz festgelegte farbliche Kodierung, so erkennen die Zuordnung der Aufgabe zu einem bestimmten Bereich auf einen Blick.
Verknüpfen Sie außerdem die Aufgabe mit der eben erstellten Mandatsplanungsnotiz. Dadurch sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Informationen gebündelt in der Notiz abrufbar sind.
Sobald einzelne Aufgabenbereiche erledigt sind, können Sie sie abhaken und erkennen so schnell, wie viel noch durch wen zu erledigen ist.
