Nicht nur bei eingehenden Nachrichten, sondern auch beim Verfassen und Versenden von E-Mails kann Ihnen die Automatisierung von Standardschritten die Arbeit erheblich erleichtern und viel Zeit sparen. Actaport unterstützt Sie bei der Erstellung von E-Mails durch das Einfügen einer Standardsignatur, die automatische Erstellung einer Betreffzeile und die Möglichkeit der Verwendung von Textbausteinen inklusive Platzhaltern.
In den Einstellungen können Sie pro E-Mailkonto verschiedene Signaturen hinterlegen und festlegen, welche der Signaturen standardmäßig in den E-Mailtext eingefügt werden soll.
Das Eintippen einer Betreffzeile ist häufig eine rein mechanische Tätigkeit. Oft handelt es sich um Informationen aus der Akte oder einen Standardtext, wie „Ihre Anfrage vom…“. Diesen Schritt nimmt Ihnen Actaport durch die Erstellung einer automatische Betreffzeile ab. Legen Sie dazu im Einstellungsbereich eine individuell zusammenstellbare Betreffzeile an. Sie haben hier die Wahl zwischen einem festen Standardtext oder der Verwendung von automatisch befüllten Platzhaltern, die sich entsprechend der Aktenauswahl beim Anlegen der E-Mail anpassen. Bei Ihrer nächsten E-Mail wird die Betreffzeile automatisch eingefügt und die Platzhalter entsprechend Ihren Angaben befüllt.
Auch der eigentliche E-Mailinhalt lässt sich standardisieren und so mit nur wenigen Klicks zusammenstellen. Hinterlegen Sie dafür in der Kanzleiverwaltung „Textbausteine“, beispielsweise für Terminabstimmungen mit der Mandantin oder der Gegenseite. Wenn Sie Ihren Textbaustein noch weiter individualisieren wollen, haben Sie die Möglichkeit Platzhalter in den Textbaustein einzufügen. Diese werden automatisch beim Einfügen in die jeweilige E-Mail kontextabhängig befüllt.
