In der Benutzerverwaltung können Sie entscheiden, welcher Benutzer auf welche Bereiche zugreifen und Änderungen vornehmen kann. Welche Voraussetzungen dafür erforderlich sind und wie genau Sie vorgehen, erfahren Sie hier: Berechtigungen in Actaport bearbeiten.
Wie Sie den Zugriff auf einzelne Akten eingrenzen können, können Sie hier nachlesen: Aktenzugriff beschränken.
Welche Berechtigungen gibt es in Actaport?
Benutzerverwaltung
Sie benötigen das Recht Benutzerverwaltung oder Admin-Rechte, um folgende Aktionen durchführen zu können:
- Neue Benutzer anlegen, sofern genügend Lizenzen bereitgestellt sind
- Bestehende Benutzer bearbeiten, bspw. die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren oder deaktivieren
- Berechtigungen aller Benutzer anpassen
Ohne diese Berechtigung wird das Stift-Icon ausgegraut und der Benutzer kann lediglich die Vorschau einsehen:
Kanzleieinstellungen
Mit der Berechtigung Kanzleieinstellung oder Admin-Rechten können Sie in den Einstellungen überall dort Änderungen vornehmen, wo Sie oben rechts Kanzleieinstellung sehen:
Dies betrifft u. A. folgende Rechte:
- Die Nummer der nächsten Akte und Rechnung festlegen
- Die Ordnerstruktur bearbeiten
- Zusatzinformationen für Akten oder für Kontakte umbenennen
- Die Kanzleiadresse bearbeiten
- E-Mail-Signaturen bearbeiten
- Standard-E-Mail-Adressen für die einzelnen Benutzer verwalten
- Standard-Betreffzeilen für E-Mail- und beA Konten festlegen
- Eingangsworkflows für die Postfächer definieren
- Entscheidungen über die Speicherung von E-Mails und beA Nachrichten treffen
- Den Zeittakt für Abrechnungen des Honorar bestimmen
- Änderungen des Rechnungslayouts festlegen
- Kostenstellen anlegen oder bearbeiten
- Konten für die Buchhaltung definieren
- Die Standardschrift für die Kanzlei bestimmen
Zum können Benutzer mit der Berechtigung Kanzleieinstellung auch in der Kanzleiverwaltung in folgenden Bereichen Änderungen vornehmen:
Für Benutzer ohne die Berechtigung Kanzleieinstellungen sind die Eingaben zwar sichtbar, aber ausgegraut, so dass Änderungen nicht möglich sind.
A365
Die Berechtigung A365 erlaubt es Ihnen, Ihre Dokumente ohne Herunter- und erneutes Hochladen in der Akte direkt mit den Microsoft 365 (Word, Excel oder PowerPoint) zu bearbeiten.
Mehr dazu finden Sie hier: Voraussetzungen der Actaport 365 App Integration.
Rechnungen
Durch die Berechtigung Rechnungen können Benutzer auf den Bereich Rechnungenzugreifen.
Benutzer ohne diese Rolle:
- können den Bereich Rechnungen nicht mehr öffnen:
- können auch über die Vorschau des Kontaktes oder der Akte nicht auf die Rechnungen zugreifen:
- können auch weiterhin auf das Aktenkonto zugreifen, in dem die Rechnungen selbst jedoch nicht aufgeführt werden.
- können auch weiterhin auf ggf. in den Aktendokumenten abgelegte Rechnungsdokumente zugreifen.
Auswertungen
Benutzer mit dieser Berechtigung sehen in den Auswertungen die erfassten Stunden aller Benutzer.
Benutzer ohne diese Berechtigung sehen im Menüpunkt Auswertung lediglich ihre eigenen erfassten Stunden.
Buchhaltung
Um alle Eventualitäten abzudecken, gibt es in Actaport an dieser Stelle mehrere Möglichkeiten:
- Mandatsbuchhaltung - Buchungen im Aktenkonto
- Der Benutzer kann im Aktenkonto der Akte Geldeingänge buchen, Fremdgeld auszahlen und Guthaben auszahlen.
- Die Buchungen werden nicht in die Finanzbuchhaltung synchronisiert, sofern ein FiBu-Modul gebucht wurde. Dies muss durch einen Benutzer mit der Berechtigung Mandatsbuchhaltung mit FiBu Anbindung oder Finanzbuchhaltung nachträglich vorgenommen werden.
- Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.
- Mandatsbuchhaltung - Kontoauszüge
- Der Benutzer kann Ein- und Auszahlungen sowohl über das Aktenkonto als auch die Kontoauszüge verbuchen.
- Die Buchungen werden nicht in die Finanzbuchhaltung synchronisiert, sofern ein FiBu-Modul gebucht wurde. Dies muss durch einen Benutzer mit der Berechtigung Mandatsbuchhaltung mit FiBu Anbindung oder Finanzbuchhaltung nachträglich vorgenommen werden.
- Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.
- Mandatsbuchhaltung mit FiBu Anbindung
- Der Benutzer kann Ein- und Auszahlungen sowohl über das Aktenkonto als auch die Kontoauszüge verbuchen.
-
Die Buchungen werden direkt als Buchungssätze in die Konten der Finanzbuchhaltung geschrieben.
-
Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.
- Finanzbuchhaltung
- Der Benutzer kann Ein- und Auszahlungen sowohl über das Aktenkonto als auch die Kontoauszüge verbuchen.
-
Die Buchungen werden direkt als Buchungssätze in die Konten der Finanzbuchhaltung geschrieben.
- Der Benutzer hat vollumfänglichen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.
