Definitionen der Berechtigungen in Actaport

In der Benutzerverwaltung können Sie entscheiden, welcher Benutzer auf welche Bereiche zugreifen und Änderungen vornehmen kann. Welche Voraussetzungen dafür erforderlich sind und wie genau Sie vorgehen, erfahren Sie hier: Berechtigungen in Actaport bearbeiten.

Wie Sie den Zugriff auf einzelne Akten eingrenzen können, können Sie hier nachlesen: Aktenzugriff beschränken.

Welche Berechtigungen gibt es in Actaport?

Benutzerverwaltung

Sie benötigen das Recht Benutzerverwaltung oder Admin-Rechte, um folgende Aktionen durchführen zu können:

• Neue Benutzer anlegen, sofern genügend Lizenzen bereitgestellt sind
• Bestehende Benutzer bearbeiten, bspw. die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren oder deaktivieren
• Berechtigungen aller Benutzer anpassen

Ohne diese Berechtigung wird das Stift-Icon ausgegraut und der Benutzer kann lediglich die Vorschau einsehen:

Kanzleieinstellungen

Mit der Berechtigung Kanzleieinstellung oder Admin-Rechten können Sie in den Einstellungen überall dort Änderungen vornehmen, wo Sie oben rechts Kanzleieinstellung sehen:

Dies betrifft u. A. folgende Rechte:

• Die Nummer der nächsten Akte und Rechnung festlegen
• Die Ordnerstruktur bearbeiten
• Zusatzinformationen für Akten oder für Kontakte umbenennen
• Die Kanzleiadresse bearbeiten
• E-Mail-Signaturen bearbeiten
• Standard-E-Mail-Adressen für die einzelnen Benutzer verwalten
• Standard-Betreffzeilen für E-Mail- und beA Konten festlegen
• Eingangsworkflows für die Postfächer definieren
• Entscheidungen über die Speicherung von E-Mails und beA Nachrichten treffen
• Den Zeittakt für Abrechnungen des Honorars bestimmen
• Änderungen des Rechnungslayouts festlegen
• Kostenstellen anlegen oder bearbeiten
• Konten für die Buchhaltung definieren
• Die Standardschrift für die Kanzlei bestimmen

Zudem können Benutzer mit der Berechtigung Kanzleieinstellung und Kanzleiverwaltung auch in der Kanzleiverwaltung in folgenden Bereichen Änderungen vornehmen:

• Neue Gruppen anlegen oder bestehende bearbeiten

Für Benutzer ohne die Berechtigung Kanzleieinstellungen sind die Eingaben zwar sichtbar, aber ausgegraut, so dass Änderungen nicht möglich sind.

Kanzleiverwaltung

Mit der Berechtigung Kanzleiverwaltung können Sie:

• Vorlagen aufrufen und bearbeiten
• Textbausteine bearbeiten, hochladen und neu anlegen
• Gruppen anlegen und bearbeiten
• Die Kanzleiinformationen anpassen
• Den Speicherverbrauch überwachen und gelöschte Dateien herunterladen sowie final löschen

Benutzer ohne diese Berechtigung können den Bereich Kanzleiverwaltung nicht aufrufen:

A365

Die Berechtigung A365 erlaubt es Ihnen, Ihre Dokumente ohne Herunter- und erneutes Hochladen in der Akte direkt mit den Microsoft 365 (Word, Excel oder PowerPoint) zu bearbeiten.

Mehr dazu finden Sie hier: Voraussetzungen der Actaport 365 App Integration.

Rechnungen

Die Berechtigung Rechnungen ist in drei Stufen unterteilt:

• Rechnungsbuch:
  Der Benutzer ist berechtigt, die Rechnungsliste über Menü > Rechnungen zu öffnen und somit alle Rechnungen der Kanzlei einzusehen. Auch ohne diese Berechtigung kann er die Rechnungen in den einzelnen Aktenkonten einsehen, hat jedoch keine konsolidierte Ansicht.
• Kontoauszüge:
  Der Benutzer kann den Bereich Kontoauszüge über Menü > Rechnungen öffnen, um Geldeingänge zu buchen. Notwendig ist darüber hinaus eine entsprechende Buchhaltungsberechtigung.
  • Kontoausgänge:
    Der Benutzer sieht innerhalb der Kontoauszüge sowohl Zahlungseingänge als auch -ausgänge. Benutzer ohne diese Berechtigungen sehen ausschließlich Zahlungseingänge und somit auch bspw. keine Gehaltszahlungen.
• Fremdgeld:
  Der Benutzer darf die aktenübergreifende Fremdgeldübersicht über Menü > Rechnungen einsehen.

Korrekturrechnungen

Benutzer mit dieser Berechtigung haben die Möglichkeit, Korrekturrechnungen zu erstellen und somit im Aktenkonto teilbezahlte Rechnungen auszubuchen. Eine detaillierte Anleitung dafür finden Sie hier: Ausbuchen einer teilbezahlten Rechnung.

Für Benutzer ohne diese Berechtigung steht die Option Offene Posten ausbuchen nicht anklickbar zur Verfügung.

Auswertung

Benutzer mit dieser Berechtigung sehen in den Auswertungen die erfassten Stunden aller Benutzer.

Benutzer ohne diese Berechtigung sehen im Menüpunkt Auswertung lediglich ihre eigenen erfassten Stunden.

Auswahllisten

In Actaport finden Sie an vielen Stellen ein Stiftsymbol, das es Ihnen erlaubt, Auswahlmenüs für die gesamte Kanzlei zu bearbeiten:

Benutzer ohne dieses Recht:

• können unter den zur Verfügung stehenden Optionen eine Auswahl treffen
• dürfen in den folgenden Listen eigene Einträge manuell erfassen, die dann aber nicht als dauerhafter Teil der Auswahlliste übernommen werden:
  • Tätigkeiten, die über die Stoppuhr erfasst werden
  • Tätigkeiten, die über den Stundenzettel erfasst werden
  • Grund einer Wiedervorlage
  • Titel einer Aufgabe
  • Grund einer Frist
  • Anrede oder Namensvorsatz eines Kontaktes
  • Namensvorsatz eines Benutzers

Buchhaltung

Um alle Eventualitäten abzudecken, gibt es in Actaport an dieser Stelle mehrere Möglichkeiten:

1. Rechnungslegung mit FiBu-Anbindung
   • Ausschließlich für Soll-Versteuerer relevant
   • Mit dieser Berechtigung werden die Buchungssätze bereits bei Fakturierung der geschriebenen Rechnung in die Finanzbuchhaltung geschrieben und sind dort unter Belege > Ausgangsbelege einsehbar.
   • Der Mitarbeiter hat keine Berechtigung, die Kontoauszüge in Actaport einzusehen.
   • Der Mitarbeiter hat keinen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.
     
     
2. Mandatsbuchhaltung - Buchungen im Aktenkonto
   
   • Der Benutzer kann im Aktenkonto der Akte Geldeingänge buchen, Fremdgeld auszahlen und Guthaben auszahlen.
   • Es ist dem Benutzer möglich, in der Akte Kostenstellen zu hinterlegen.
   • Die Buchungen werden nicht in die Finanzbuchhaltung synchronisiert, sofern ein FiBu-Modul gebucht wurde. Dies muss durch einen Benutzer mit der Berechtigung Mandatsbuchhaltung mit FiBu Anbindung oder Finanzbuchhaltung nachträglich vorgenommen werden.
   • Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.
     
     
3. Mandatsbuchhaltung - Kontoauszüge
   
   • Der Benutzer kann Ein- und Auszahlungen sowohl über das Aktenkonto als auch die Kontoauszüge verbuchen.
   • Die Buchungen werden nicht in die Finanzbuchhaltung synchronisiert, sofern ein FiBu-Modul gebucht wurde. Dies muss durch einen Benutzer mit der Berechtigung Mandatsbuchhaltung mit FiBu Anbindung oder Finanzbuchhaltung nachträglich vorgenommen werden.
   • Es ist dem Benutzer möglich, in der Akte Kostenstellen zu hinterlegen.
   • Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.
     
     
4. Mandatsbuchhaltung mit FiBu Anbindung
   • Der Benutzer kann Ein- und Auszahlungen sowohl über das Aktenkonto als auch die Kontoauszüge verbuchen.
   • Die Buchungen werden direkt als Buchungssätze in die Konten der Finanzbuchhaltung geschrieben.
   • Es ist dem Benutzer möglich, in der Akte Kostenstellen zu hinterlegen.
   • Der Benutzer hat keinen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.
     
     
5. Finanzbuchhaltung
   
   • Der Benutzer kann Ein- und Auszahlungen sowohl über das Aktenkonto als auch die Kontoauszüge verbuchen.
   • Die Buchungen werden direkt als Buchungssätze in die Konten der Finanzbuchhaltung geschrieben.
   • Es ist dem Benutzer möglich, in der Akte Kostenstellen zu hinterlegen.
   • Der Benutzer hat vollumfänglichen Zugriff auf die Finanzbuchhaltung.

Mandanten-Portal

Mit der Berechtigung Mandanten-Portal können Benutzer

• Das Mandanten-Portal für Mandanten freigeben.
• Dateien und Nachrichten über das Mandanten-Portal versenden.
• Dateien und Nachrichten über das Mandanten-Portal einsehen und verakten.
• Das Mandanten-Portal deaktivieren.

Auch ohne diese Berechtigung können Nachrichten Ihrer Mandanten im Kanzleipostfach veraktet werden.