Auch innerhalb einer Kanzlei kann es Akten geben, dem nur ein bestimmter Personenkreis Einsicht gewährt werden soll. In Actaport haben Sie die Möglichkeit, für diese Benutzer eine Gruppe anzulegen und anschließend in der Akte den Zugriff auf diese Gruppe zu beschränken.
Auch der Zugriff auf interne Akten kann beschränkt werden.
Voraussetzungen
Im ersten Schritt muss eine Gruppe angelegt werden und mit dem notwendigen Recht ausgestattet werden. Hierfür müssen Sie entweder Admin-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen haben.
Schritte
Berechtigung Kanzleieinstellung oder Admin-Rechte nötig
- Erstellen Sie bei Bedarf unter Kanzleiverwaltung > Gruppen eine neue Gruppe.
- Statten Sie diese Gruppe über das Drei-Punkte-Menü mit dem Recht Aktenzugriff beschränken aus (siehe auch: Gruppen anlegen und verwalten).
Keine zusätzlichen Berechtigungen notwendig - Legen Sie eine neue Akte an oder öffnen Sie eine bestehende und klicken Sie auf Akte bearbeiten.
- Scrollen Sie nach unten zum Bereich Sonstiges.
- Wählen Sie dort im Aufklappmenü Aktenzugriff die Gruppe aus, die Zugriff auf die Akte erhalten soll. Allen anderen Actaport-Benutzern wird die Akte nun nicht mehr angezeigt:
Auswirkungen
Den Benutzern, die Teil der Gruppe sind, die im Feld Aktenzugriff der Akte eingetragen wurde, erscheint die Akte ohne Einschränkungen. Für alle anderen Benutzer heißt eine Beschränkung des Aktenzugriffs Folgendes:
Sachbearbeiter und/oder Assistenz
- Es ist möglich, auch Benutzer, die nicht Teil der Gruppe sind, auf die der Zugriff beschränkt ist, als Sachbearbeiter und/oder Assistenz zu hinterlegen. Diese Benutzer haben dann trotz ihrer Beteiligung keinen Zugriff auf die Akte und können diese auch nicht sehen.
Aktensuche
- Die Akte steht in jeglichen Aktensuchfeldern nie zur Auswahl.
- Die Akte erscheint nicht in der Aktenliste.
Rechnungsbuch und Auswertungen
- Im Rechnungsbuch und den Auswertungen können auch Benutzer außerhalb der Gruppe Rechnungen und Stundenpositionen sehen. Voraussetzung ist, dass sie die Berechtigung Rechnungen bzw. Auswertungen haben.
- Beim Versuch, die Aktenvorschau in der Liste zu öffnen, wird folgender Hinweis eingeblendet:
Postfach
- Im Kanzleipostfach werden Benutzern E-Mails gemäß Ihrer IMAP- bzw. Office-Postfach-Freigaben angezeigt. E-Mails an die Kanzleiadresse werden allen Benutzern angezeigt.
- Aus dem Kanzleipostfach heraus kann die E-Mail auch einem Benutzer zugewiesen werden, der keinen Zugriff auf die Akte hat. Dieser kann den Inhalt der Nachricht im Benutzerpostfach jedoch nicht einsehen und erhält entsprechend folgenden Hinweis:
Fristen, Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine sowie Benachrichtigungen
- Bei der Anlage einer Frist, Aufgabe, Wiedervorlage oder eines Termins erscheint Benutzern, die keinen Zugriff auf die Akte haben, diese auch nicht als Auswahlmöglichkeit im Aufklappmenü Akte.
- Selbst wenn der Benutzer als Sachbearbeiter und/oder Assistenz hinterlegt ist, sieht er ohne Zugriffsrechte keine Fristen und Wiedervorlagen mit Aktenbezug.
- Aufgaben können einem Benutzer ohne Zugriff zugewiesen werden, können aber nicht eingesehen werden. Falls eingestellt, bekommt dieser Benutzer eine Benachrichtigung über die zugewiesene Aufgabe, kann diese aber nicht aufrufen. Er bekommt einen entsprechenden Hinweis:
