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Eine Rechnung schreiben

Hier erfahren Sie im Detail, wie Sie mit Actaport Ihre Rechnungen schreiben können. Wenn Sie eine Vorschussrechnung über einen Pauschalbetrag schreiben oder eine Rechnung stornieren möchten, helfen Ihnen diese Artikel weiter:

 

Voraussetzungen

Um die Rechnung ohne Unterbrechung erstellen zu können, stellen Sie bitte Folgendes sicher:

 

Schritte

In Actaport stehen Ihnen folgende Abrechnungsmöglichkeiten zur Verfügung:

 

Schritt 1: Bei der Aktenanlage die richtige Abrechnungsart auswählen

Dies kann auch im Nachgang noch angepasst werden, indem Sie in der Aktenübersicht auf Akte bearbeiten klicken. Siehe auch Hinweise weiter unten.

Abrechnung nach RVG

Wenn Sie nach RVG abrechnen, ist keine Änderung notwendig, da diese Abrechnungsart der Standard ist.

Abrechnung nach Honorar

  1. Scrollen Sie zum Bereich Mandant/Beteiligte.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Honorar:
    mceclip0.png
  3.  Klicken Sie bei Abrechnung nach Honorar auf Honorarvereinbarung.
    Wenn Sie Honorarvereinbarung gewählt haben, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
    • Stundensatz: Abrechnung der in Actaport erfassten Stunden und Auslagen
    • Pauschal: Abrechnung einer einmaligen Pauschale
    • Pauschal/Zeit: Abrechnung einer Pauschale inklusive vereinbarter Stundenanzahl sowie zusätzlicher Stunden zu einem ausgewiesenen Stundensatz

 

Auswahl der Taktung

Sie können eine kanzleiweite Taktung festsetzen und in der Akte selbst bei Bedarf eine abweichende Taktung auswählen. Mehr dazu hier: Einstellungen für Abrechnung.

 

Kostenstellen angeben

Wie Sie Kostenstellen anlegen und dann in der Akte hinterlegen, erfahren Sie hier: Kostenstellen.

 

Schritt 2: Vergütungspositionen anlegen

Falls Sie in der Akte eine Pauschale erfasst haben, ist es nicht notwendig, zusätzliche Vergütungspositionen zu erfassen. Haben Sie keine Pauschale erfasst oder möchten Sie zudem weitere Positionen erfassen, haben Sie folgende vier Möglichkeiten:

RVG-Gebühren

Erfassen Sie Ihre anwaltliche Tätigkeit gemäß RVG über unseren RVG Assistenten: Abrechnung nach RVG. Bitte beachten Sie, dass Auslagen wie die Post- und Telekommunikationspauschale als Eigene Auslagen erfasst werden müssen.

Stundenpositionen

Erfassen Sie Ihre Stundenpositionen bei Abrechnung nach Honorar über die Stoppuhr oder den Stundenzettel im Vergütungsbereich selbst.

Eigene Auslagen

Hiermit sind die Auslagen aus dem Teil 7 des VV RVG wie z. B. die Post- und Telekommunikationspauschale sowie weitere Auslagen gemeint: Eigene Auslagen.

Fremde Auslagen

Bei fremden Auslagen handelt es sich um umsatzsteuerfreie und durchlaufende Posten, wie bspw. die Gerichtskosten.

 

Schritt 3: Rechnung schreiben

Nachdem Sie Ihre Vergütungspositionen erfasst haben, gehen Sie nun wie folgt vor:

  1. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Endabrechnung oder Zwischenrechnung (siehe Hinweise weiter unten).

    Links an der Seite sehen Sie die bis zu sieben Schritte der Rechnungserstellung. Wenn in einer Kategorie keine Vergütungspositionen im Status offen zur Verfügung stehen, wird diese ausgegraut und übersprungen.

  2. Allgemeines
  3. RVG-Auswahl
    • Wählen Sie einzelne RVG-Positionen aus oder klicken Sie auf das Kästchen oben links neben Datum, um alle Positionen auszuwählen:
      mceclip0.png

  4. Stundenauswahl
    • Wählen Sie die Stundenpositionen aus, die Sie abrechnen möchten.
    • Filtern Sie Ihre offenen Stundenpositionen bei Bedarf, sodass alle Positionen innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums automatisch ausgewählt werden:
      mceclip1.png

  5. Eigene Auslagenauswahl
    Wählen Sie die Positionen aus, die auf die Rechnung gesetzt werden sollen.

  6. Fremde Auslagenauswahl
    Klicken Sie die Auslagenpositionen aus, die in Rechnung gestellt werden.

  7. Rechnungsinhalt

    Vorlage:
    Wählen Sie einen Briefkopf und eine Rechnungsvorlage aus.

    Absender:
    Passen Sie bei Bedarf den Absender an. Dies ist relevant, wenn Ihre Rechnungsvorlage Platzhalter aus der Kategorie Absender enthält.

    Standort:
    Sofern Sie in der Kanzleiverwaltung zwei oder mehr Standorte angegeben haben, muss an dieser Stelle eine Auswahl getroffen werden. Gibt es nur einen Standort, wird dieser automatisch ausgewählt.

    Betreff 1 und 2:
    Die Platzhalter Betreff 1 (Rechnung) und Betreff 2 (Rechnung) werden mit diesen Informationen befüllt, wenn Sie sie in Ihrer Rechnungsvorlage benutzen.

    Leistungszeitraum:
    Den Leistungszeitraum können Sie manuell anpassen, wenn er vom heutigen Datum abweicht. Er ist lediglich relevant, wenn Sie den Platzhalter Leistungszeitraum in Ihrer Rechnungsvorlage benutzen.

    Textbaustein 1 bis 3:
    Vorausgesetzt, Sie haben in Ihrer Rechnungsvorlage die Platzhalter für die Textbausteine eingefügt, können Sie an hier auswählen, welcher Textbaustein an welcher Stelle eingefügt werden soll.

    Freitextfeld 1 bis 3:
    Anstatt oder zusätzlich zu den Textbausteinen können Sie auch Freitexte in Ihre Rechnung einfügen. Bitte benutzen Sie dafür die Platzhalter Freitextfeld (Rechnung)

  8. Vorschau
    Nun wird das Rechnungsdokument als Vorschau erzeugt. Hier haben Sie zwei Optionen:

    • Sie speichern das Dokument als Entwurf
      • Die Rechnung kann bei Bedarf noch gelöscht werden.
      • Die Rechnung kann grundlegend angepasst werden. Es können noch Positionen hinzugefügt oder entfernt werden.
      • Klicken Sie dafür unten rechts auf Entwurf speichern.

    • Sie setzen die Rechnung direkt auf fakturiert
      • Lediglich kosmetische Änderungen können noch vorgenommen werden.
      • Das Rechnungsdokument wird in dieser Fassung im Rechnungsbuch gespeichert und, wenn Sie eins der FiBu-Module hinzugebucht haben, auch so in den BuchhaltungsButler importiert.
      • Klicken Sie dafür oben links auf Für die Rechnung den Status "fakturiert" setzen. Falls vor der Übermittlung an den Mandanten kleine Änderungen vorgenommen werden sollen, speichern Sie das Dokument als editierbares .docx in den Aktendokumenten. Andernfalls haben Sie die Option, es als PDF abzuspeichern:
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Hinweise

Unterschied zwischen End- und Zwischenrechnung

  • Der Unterschied zwischen End- und Zwischenrechnung ist entscheidend, wenn Sie eine Vorschussrechnung anrechnen möchten: Höheren Vorschuss mit Endabrechnung verrechnen.
  • Wenn Sie den Platzhalter Rechnungsart in Ihre Vorlage eingefügt haben, wird dieser mit dem jeweiligen Rechnungstyp befüllt.

 

Zwischen- und Endabrechnung sind nicht anklickbar

Falls die Schaltflächen Zwischen- oder Endabrechnung nicht anklickbar sind, kann dies folgende Ursache haben:

  • Sie haben noch keine Vergütungspositionen erstellt
  • Nach der Erstellung einer RVG Position mithilfe des RVG Assistenten wurde kein Mandant ausgewählt. Siehe: Abrechnung nach RVG (unter Hinweise)

 

Ohne Rechnungsnummer

Rechnungen, die Sie mit Actaport schreiben, erhalten grundsätzlich eine Rechnungsnummer. Eine Ausnahme bildet die Rückforderung. Wenn Sie auf Ihrer Rechnung keine Rechnungsnummer wünschen, können Sie den Platzhalter dafür aus Ihrer Vorlage entfernen; im System selbst wird jedoch immer noch eine Rechnungsnummer vergeben. Kostenaufstellungen erhalten keine Rechnungsnummer; Sie können jedoch auch keinen Geldeingang darauf buchen.

 

RVG als Abrechnungsart: Honorar zusätzlich abrechnen

Wenn Sie in der Akte selbst RVG als Abrechnungsart wählen, können Sie zusätzlich Stundenpositionen abrechnen. Sollten Sie hingegen Honorar auswählen, ist die Abrechnung von RVG Positionen nicht möglich.

 

Rechnung im Nachgang in den Aktendokumenten speichern

Auch wenn Sie die Rechnung direkt bei der Erstellung auf fakturiert gesetzt, sie jedoch nicht (als PDF oder .docx) in den Aktendokumenten gespeichert haben, können Sie dies jederzeit im Nachgang machen:

  • Öffnen Sie den Bereich Rechnungen,
  • Klicken Sie in der Zeile mit der jeweiligen Rechnung rechts auf das Drei-Punkte-Menü,
  • Klicken Sie auf In den Aktendokumenten speichern und treffen Sie eine Auswahl bezüglich des Dateiformats.

 

Vorlagen schneller finden

Wenn Sie eine große Anzahl an Vorlagen haben, unterstützen wir Sie wie folgt:

  • Sie können den Namen der Vorlage eintippen, um die Auswahl der Möglichkeiten im Auswahlmenü zu reduzieren:


  • Öffnen Sie das Auswahlmenü für die Inhaltsvorlage und klicken Sie oben rechts auf das Filtericon:

    Wählen Sie anschließend ein Schlagwort aus, welches Sie in der Kanzleiverwaltung hinterlegt haben, um die Anzahl der Werte auf genau diese Vorlagen zu reduzieren:
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